Avant de signer pour un logiciel DUI, que faut-il vérifier côté médical ? Un médecin coordonnateur, un directeur ou une IDEC qui assistent à une démonstration voient des écrans ; la prescription sans retranscription, son lien avec l’administration, le DLU, le PPA et les échanges avec le DMP se contrôlent par des questions précises. Cet article propose une grille de vérification fonction par fonction, appuyée sur les publications de la HAS, de la CNSA et du Conseil de l’âge ainsi que sur les textes applicables.
Le cadre du logiciel DUI : ESMS numérique, référencement et textes
Le programme ESMS numérique de la CNSA a pour objectif de généraliser l’utilisation effective du dossier usager informatisé (DUI) dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS). Il vise donc tous les ESSMS, pas seulement les EHPAD. Sur l’équipement, la présentation de la CNSA lors d’un séminaire du Conseil de l’âge (HCFEA) consacré au numérique en Ehpad indique, dans ses chiffres de fin 2025, que « 7120 ESMS pour personnes âgées sont équipées en DUI ». Un chiffre d’équipement ne dit rien de la qualité des fonctions médicales : c’est l’objet des sections suivantes.
À propos du référencement Ségur des solutions, la CNSA écrit : « Le référencement garantit le respect des règles de sécurité, d’éthique et d’interopérabilité. » Demandez à l’éditeur la preuve de ce référencement pour la version exacte que vous comptez acheter. Pour situer cette grille dans une comparaison plus large, voyez notre guide comparatif des logiciels DUI en EHPAD.
Ce que prévoit le Code de la santé publique
Le Code de la santé publique encadre les services numériques en santé : « Afin de garantir l’échange, le partage, la sécurité et la confidentialité des données de santé à caractère personnel, les services numériques en santé destinés à être utilisés par les personnes morales et physiques mentionnées aux 1° et 2° de l’article L. 1470-1 doivent être conformes aux référentiels d’interopérabilité, de sécurité et d’éthique ». Le texte vise les services numériques en santé utilisés par des personnes qu’il désigne par renvoi à un autre article. Demandez à l’éditeur de vous dire par écrit comment son logiciel se rattache à ce cadre, sans le présumer.
Pour le dossier médical partagé, le même code prévoit que « chaque professionnel de santé, quels que soient son mode et son lieu d’exercice, doit reporter dans le dossier médical partagé, à l’occasion de chaque acte ou consultation, les éléments diagnostiques et thérapeutiques nécessaires à la coordination des soins de la personne prise en charge, dont la liste est fixée par arrêté du ministre chargé de la santé. » Le texte s’adresse à chaque professionnel de santé. Avant signature, la question est pratique : le logiciel permet-il de reporter ces éléments dans le DMP depuis le dossier du résident, sans double saisie ? Notre article sur l’alimentation du DMP depuis le DUI détaille le geste.
Le rôle du médecin coordonnateur dans le choix numérique
Pour le médecin coordonnateur, le Code de l’action sociale et des familles retient ceci : « Il favorise la mise en œuvre des projets de télémédecine ainsi que l’utilisation des services numériques en santé mentionnés à l’ article L. 1470-1 du code de la santé publique ». Le verbe est « favoriser » : la grille qui suit sert à instruire le choix avec la direction, à partir de critères médicaux. Les missions de la fonction sont détaillées dans notre guide complet sur le médecin coordonnateur, et la télémédecine dans notre dossier sur la télémédecine en EHPAD.
Prescription et administration : les constats des déclarations d’EIGS, transposés à l’EHPAD
La HAS a analysé les événements indésirables graves associés aux soins (EIGS) survenus lors de la prescription médicamenteuse, dans un rapport sur les EIGS de prescription. Son périmètre compte : « Les 213 EIGS sont survenus dans le secteur sanitaire dans 84 % des déclarations (n =180), dans le secteur médico-social dans 12 % des déclarations (n = 25) ». Le corpus est donc majoritairement hospitalier. Les constats qui suivent sont ceux de la HAS sur ce corpus ; nous les transposons à l’EHPAD par analogie, et nous le signalons à chaque fois.
Prescrire sans retranscrire
Premier point à contrôler : le logiciel permet-il au prescripteur de saisir lui-même sa prescription ? La HAS rapporte que « Il a également été signalé des cas de recopiage de prescriptions : par exemple, des ordonnances initialement rédigées sur support papier par un médecin, puis simplement retranscrites dans le logiciel par un autre professionnel ». Parmi les exemples de ce professionnel, elle cite « médecin coordonnateur en établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) ». Selon la HAS, « Ce type de pratique résulte en partie de l’impossibilité d’importer des données, y compris la prescription du fait de l’absence d’interopérabilité entre les logiciels de prescription utilisés par différentes structures. »
Dans ce rapport au corpus principalement hospitalier, sa préconisation est : « toute retranscription de prescription doit être proscrite, conformément à la règlementation en vigueur. » Pour un EHPAD, la question à poser avant signature est concrète : un prescripteur extérieur à l’établissement, par exemple le médecin traitant d’un résident, peut-il prescrire dans l’outil, ou son ordonnance doit-elle être ressaisie par un autre professionnel ? Le circuit complet est décrit dans notre guide complet du circuit du médicament, et la coordination avec le prescripteur dans l’article sur le médecin traitant en EHPAD et le parcours de soins.
Une prescription informatisée sécurise, sans tout régler
Selon la HAS, l’informatisation de la prescription « impose au prescripteur une structuration de sa prescription, assurant ainsi une meilleure lisibilité et traçabilité ». Elle nuance aussitôt : « si l’informatisation contribue à sécuriser cette étape, elle introduit également de nouveaux types d’erreurs. » Une démonstration réussie ne suffit donc pas. Demandez à tester le logiciel sur des cas de votre établissement (modification de traitement, arrêt, prescription conditionnelle) et observez ce que l’outil impose ou laisse passer.
Relier la prescription à l’administration
Sur la prescription et l’administration, dans un texte rédigé pour les établissements de santé, la HAS écrit : « Lorsque deux logiciels distincts sont utilisés pour ces étapes, ils doivent impérativement être interfacés afin de garantir une traçabilité complète du médicament, depuis sa prescription jusqu’à son administration effective ». Si l’éditeur propose un module d’administration distinct, faites décrire l’interface, et vérifiez que le suivi va jusqu’à l’administration effective.
Un guide plus ancien de la HAS sur l’administration des médicaments, rédigé pour un contexte hospitalier, décrit un fonctionnement qui relie les deux étapes : « Le plan électronique d’administration des médicaments est alimenté directement par le logiciel de prescription du médecin ». Il liste aussi ce que l’informatisation doit couvrir : « L’informatisation doit comprendre, la prescription, le dossier de soins, l’interface avec l’administration et la pharmacie. » Ce guide, qui date de 2013, reprend en citant une étude tierce l’affirmation que l’informatisation « réduit de 25 % » les erreurs. Ce chiffre provient de contextes hospitaliers et d’une étude citée, pas d’EHPAD : il ne se transpose pas tel quel, et il ne constitue pas un argument pour choisir un produit.
Fonction par fonction : DLU, PPA et échanges de données
Un DLU porté par le logiciel
Le guide de la HAS sur le dossier de liaison d’urgence (DLU) en Ehpad assigne un rôle au médecin coordonnateur : « Le médecin coordonnateur s’assure de la création et la mise à jour régulière du DLU, ainsi que de l’utilisation systématique de la fiche de liaison d’urgence par les soignants non-médecins de l’Ehpad. » À propos du document de liaison d’urgence, le même guide précise : « Il est porté par le logiciel médical et de soins de l’Ehpad. Une version à jour est éditée par un soignant lors de l’urgence. »
Pour un transfert vers le service des urgences, le guide indique que « Une version électronique du DLU peut être envoyée au SU via une messagerie sécurisée ou consultée via le DMP. » En démonstration, faites donc vérifier trois gestes : créer et mettre à jour le DLU dans le dossier du résident, en éditer une version à jour au moment de l’urgence, puis l’envoyer par messagerie sécurisée ou le rendre consultable via le DMP.
Un PPA structuré dans le DUI
Le guide de la HAS sur l’élaboration du projet personnalisé d’accompagnement dans le dossier usager informatisé concerne tous les ESSMS, pas seulement les EHPAD. Il indique que « Le travail sur la structuration du PPA vise à clarifier l’utilisation du dossier usager informatisé dans le cadre de l’élaboration du PPA et à proposer une trame de document qui pourra être interopérable ». Demandez si le module projet personnalisé repose sur une trame structurée et exportable, ou sur un champ de texte libre. Le mode d’emploi côté équipe est dans notre article sur le projet personnalisé dans le DUI pour l’IDEC.
Interopérabilité : DMP, messagerie sécurisée, e-prescription
La CNSA rattache les solutions DUI des éditeurs aux enjeux d’interopérabilité avec les systèmes d’information de santé tels que le « dossier médical partagé » (DMP), la messagerie sécurisée de santé, e-prescription. Chacun de ces trois points mérite une question distincte à l’éditeur.
Pour la messagerie, le guide de la HAS sur le PPA précise que « l’échange d’informations se définit comme la communication d’informations (un flux de données) à un ou plusieurs destinataires identifiés (ex. : via la messagerie sécurisée de santé) ». Vérifiez que l’envoi se fait depuis le dossier du résident vers des destinataires identifiés, sans passer par un document sorti du logiciel.
À propos du partage d’éléments du PPA dans le DMP, le même guide pose une limite : « Le DMP ne peut pas devenir un espace de partage d’informations médico-sociales et sociales générales. » La question à l’éditeur n’est donc pas de tout verser au DMP, mais de savoir quels éléments le logiciel permet d’y reporter, et lesquels il laisse dans le DUI.
Mettre en œuvre : la grille de démonstration, puis l’adoption
Cette grille reprend les points précédents sous forme de questions à poser à l’éditeur. Elle est organisée par fonction du logiciel, pas par métier. Faites consigner les réponses par écrit, version du logiciel comprise, avant toute signature.
- Prescription : le prescripteur saisit-il lui-même sa prescription, sans retranscription par un autre professionnel ?
- Prescripteurs extérieurs : leurs prescriptions entrent-elles dans le logiciel sans ressaisie ?
- Prescription et administration : un seul logiciel, ou deux logiciels interfacés ? Le suivi va-t-il jusqu’à l’administration effective ?
- Plan d’administration : est-il alimenté directement par la prescription ?
- Nouveaux types d’erreurs : l’éditeur a-t-il identifié ceux de son outil, et comment sont-ils traités ?
- DLU : création, mise à jour, édition lors de l’urgence, envoi par messagerie sécurisée ou consultation via le DMP.
- PPA : trame structurée et interopérable, ou texte libre ?
- Interopérabilité : DMP, messagerie sécurisée de santé, e-prescription, et référencement de la version proposée.
Une fois la grille remplie, le déploiement se prépare. Notre planning réaliste pour déployer un logiciel DUI en EHPAD donne le calendrier, et l’article sur les transmissions ciblées et le DUI aide à piloter l’adoption par les équipes ; le socle méthodologique est dans notre guide complet sur les transmissions ciblées. Pour le volet budgétaire, voyez notre article sur la campagne de financement du DUI.
Perspectives : la vague 2 du Ségur pour les ESMS
Selon la présentation de la Délégation au numérique en santé au même séminaire du Conseil de l’âge, « Le SONS vague 2 a été publié début mars 2026 » et « Le déploiement est prévu en 2028-2029. » Ce calendrier est celui présenté lors de ce séminaire.
Pour les ESSMS personnes âgées, la même présentation associe la nouvelle version de DUI à plusieurs objectifs, dont « Réduire les risques iatrogéniques et sécuriser le circuit du médicament : déploiement de l’ordonnance numérique », puis « Assurer une meilleure prise en charge : production et transmission des notes de vaccination, des TROD et du Dossier de Liaison d’urgence à MES », MES désignant Mon espace santé. Avant de signer, demandez à l’éditeur sa feuille de route pour cette vague 2 : ordonnance numérique et transmission du DLU figurent déjà dans la grille ci-dessus.
Mini-FAQ : logiciel DUI et fonctions médicales
Peut-on continuer à retranscrire les prescriptions dans le logiciel DUI ?
Peut-on verser dans le DMP toutes les informations médico-sociales du résident ?
Le DLU peut-il être tenu dans le logiciel de l’EHPAD ?
Sources officielles
- HAS — analyse des événements indésirables graves associés aux soins lors de la prescription médicamenteuse
- HAS — outils de sécurisation et d’auto-évaluation de l’administration des médicaments
- HAS — guide d’utilisation du dossier de liaison d’urgence en Ehpad
- HAS — élaborer le projet personnalisé d’accompagnement dans le dossier usager informatisé
- CNSA — programme ESMS numérique
- HCFEA — séminaire du Conseil de l’âge sur les outils et usages du numérique en Ehpad
- Légifrance — services numériques en santé, Code de la santé publique
- Légifrance — dossier médical partagé, Code de la santé publique
- Légifrance — médecin coordonnateur, Code de l’action sociale et des familles
