Déployer un logiciel DUI en EHPAD en trois mois est un objectif ambitieux mais atteignable, à condition de cadrer le projet, le financement et la conduite du changement dès le départ. Le dossier usager informatisé n’est plus une option technique : c’est désormais un socle réglementé, financé par l’État et structurant pour la coordination des soins. Voici un planning réaliste et les points de vigilance pour un directeur d’établissement.

Le DUI : un dossier devenu réglementaire et financé

Selon la CNSA, le DUI est l’outil qui permet de recueillir toutes les données et écrits professionnels utiles pour rendre compte des besoins d’une personne. Son objectif n’est pas la dématérialisation pour elle-même : il s’agit de généraliser l’utilisation effective d’un dossier usager informatisé au service du projet personnalisé d’accompagnement. Le cadre réglementaire repose sur l’arrêté du 2 février 2022 relatif à un programme de financement destiné à encourager l’équipement numérique des établissements et services sociaux ou médico-sociaux, complété en 2026 par une nouvelle étape.

Une nouvelle étape s’est ouverte avec l’arrêté du 3 mars 2026 relatif à un programme de financement destiné à encourager l’équipement numérique des établissements et services sociaux ou médico-sociaux, qui crée la « Vague 2 » du Ségur du numérique en santé : désormais, l’Agence du numérique en santé référence, à l’initiative des opérateurs intéressés, les solutions logicielles conformes aux exigences minimales définies dans le référentiel REM-MS-DUI-Va2. Concrètement, le choix d’un éditeur ne se fait plus librement : la solution DUI retenue doit obligatoirement être une solution référencée Ségur. Pour bien situer ces enjeux dans la stratégie d’établissement, notre comparatif des logiciels EHPAD et du DUI détaille les fonctionnalités à exiger.

L’effort national est massif. Le programme ESMS numérique mobilise 600 millions d’euros de 2021 à 2025, avec déjà 430 millions d’euros mobilisés en cinq ans auprès des porteurs de projets. Le déploiement avance vite : fin 2023, 684 projets menés dans près de 17 000 ESSMS étaient financés pour un montant de plus de 275 millions d’euros, puis, selon la CNSA, fin 2024, déjà plus de 21 200 ESSMS étaient embarqués dans le programme ESMS numérique. L’objectif affiché est clair : l’objectif du programme à fin 2025 est d’avoir embarqué environ 34 000 ESSMS financés au travers d’environ 1 000 projets. À ce jour, le bilan recense 1 120 projets financés, impliquant 25 700 structures, et 790 000 personnes accompagnées bénéficient d’un DUI.

Financement : ce que le Ségur prend réellement en charge

Un directeur ne candidate pas seul. Le programme privilégie les projets de groupe : il faut réunir idéalement 15 structures pour la mise en place de leur DUI dans les territoires métropolitains et idéalement 8 dans les territoires ultra-marins et la Corse. C’est souvent l’organisme gestionnaire, un GCSMS ou une fédération qui porte la maîtrise d’ouvrage. Le budget 2025 s’élevait à 87 millions d’euros pour le programme ESMS numérique, dont 56 millions d’euros sont délégués aux agences régionales de santé via des appels à projets régionaux.

Les montants par établissement sont substantiels : l’aide atteint jusqu’à 14 000 euros par ESSMS pour l’éditeur et 7 000 euros par ESSMS pour la maîtrise d’ouvrage. Attention toutefois au rythme de trésorerie : les financements sont versés à 50 % au début du projet et à 50 % sur preuve d’atteinte des objectifs. Cette logique d’atteinte de cibles d’usage impose de piloter le déploiement, pas seulement de signer un contrat éditeur. Un directeur qui maîtrise ces leviers consolide aussi sa stratégie de management d’établissement.

Interopérabilité : le DUI ne vit pas en vase clos

L’enjeu central de la Vague 2 est l’ouverture du DUI vers l’écosystème sanitaire. Le logiciel doit notamment permettre l’envoi de ces documents et données numériques par messagerie sécurisée de santé (MSSanté) vers un professionnel ou vers la personne accompagnée. Cette interopérabilité conditionne la fluidité des échanges avec l’hôpital, le médecin traitant ou la pharmacie, et rejoint les usages déjà déployés autour de la téléconsultation en EHPAD et des objets connectés en établissement. Pour les structures déjà équipées d’un outil référencé, la mise à jour est facilitée.

Un planning réaliste sur 3 mois : les quatre étapes

Aucune source officielle ne valide un délai standard de trois mois : il s’agit d’une fourchette indicative, réaliste pour un établissement déjà engagé dans un groupement et disposant d’un éditeur référencé. Le rétroplanning se structure autour de quatre temps forts.

1. Mois 1 — Cadrage et reprise de données. Désignation d’un chef de projet interne, état des lieux des dossiers papier, nettoyage et reprise des données résidents, définition des profils d’habilitation par métier.
2. Mois 1-2 — Paramétrage. Configuration des transmissions ciblées, des plans de soins, des circuits (médicament, repas, animation), des modèles de documents et des connecteurs d’interopérabilité.
3. Mois 2 — Formation. Sessions par fonction (IDE, aide-soignant, ASH, administratif), avec des référents formés en priorité pour relayer en interne.
4. Mois 3 — Bascule et accompagnement. Démarrage en conditions réelles, double saisie transitoire courte, support de proximité quotidien, puis abandon définitif du papier.

Conduite du changement : embarquer les équipes

Le principal risque d’un déploiement DUI n’est pas technique mais humain. Les résistances naissent de la crainte d’une surcharge de saisie, d’une perte de sens du soin ou d’un manque d’aisance numérique. Trois leviers limitent ces freins : communiquer tôt sur les bénéfices concrets (moins de recopiage, traçabilité protectrice), former en situation réelle plutôt qu’en salle, et nommer des référents de terrain crédibles. La logique de financement par cibles d’usage rappelle d’ailleurs que la réussite se mesure à l’appropriation, pas à l’installation. Côté gouvernance, la délégation du directeur à l’IDEC est un atout pour piloter le volet soins du projet.

Impact concret par profil métier

Pour le directeur, le DUI devient un outil de pilotage (indicateurs qualité, GMP, traçabilité réglementaire) et un argument d’attractivité, en cohérence avec sa fiche métier et ses responsabilités. Pour l’IDEC, il fiabilise les transmissions et la continuité des soins. Pour les aides-soignants et IDE, le bénéfice attendu est la réduction des doubles saisies et un accès immédiat à l’information au lit du résident. Pour les fonctions support, c’est la fin des classeurs et une meilleure préparation des évaluations.

Perspectives : vers une généralisation

La dynamique est désormais bien installée : près de 80 % des ESSMS du champ de l’autonomie sont aujourd’hui équipés. La Vague 2 du Ségur déplace l’enjeu de l’équipement vers l’usage avancé et l’interopérabilité réelle. Pour un EHPAD non encore engagé, la fenêtre de financement reste ouverte mais se referme : mieux vaut rejoindre un groupement régional dès maintenant que de devoir financer seul, plus tard, une mise à niveau devenue obligatoire.

Questions fréquentes

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