Le cadre légal du management : ce que le directeur doit avoir écrit avant de manager

Le code de l’action sociale et des familles impose au directeur des documents-cadres. Chaque établissement élabore un projet qui définit ses objectifs, notamment en matière de coordination, de coopération et d’évaluation et qui précise également la politique de prévention et de lutte contre la maltraitance. Il est établi pour une durée maximale de cinq ans après consultation du conseil de la vie sociale.

Pour les EHPAD, ce projet intègre un plan détaillant les modalités d’organisation à mettre en oeuvre en cas de crise sanitaire ou climatique, obligation que l’« Arrêté du 12 février 2024 fixant la liste des ESSMS mentionnée à l’article L. 311-8 al. 2 du CASF » a étendue en imposant un plan de gestion de crise et de continuité d’activité ; la page consacrée au plan bleu et à la sécurité incendie en détaille le contenu. Dans le privé, le gestionnaire précise par écrit, dans un document unique, les compétences et les missions confiées par délégation à ce professionnel, détaillé dans le document unique de délégation.

Le directeur doit être titulaire d’une certification au moins de niveau II enregistrée au répertoire national des certifications professionnelles, un « niveau II » exprimé dans la nomenclature en usage lors de l’écriture de l’article. Il est aussi soumis au contrôle d’honorabilité : l’incapacité frappe quiconque a été condamné définitivement soit pour un crime, soit pour les délits prévus par le code pénal. Le ministère annonce le calendrier : « À compter de 2028, il sera élargi aux professionnels et aux bénévoles intervenant auprès des personnes âgées ».

Instances et gouvernance : faire vivre le CVS, le CSE et le conseil d’administration

Le conseil de la vie sociale devient obligatoire dès que l’établissement assure un hébergement ou un accueil de jour continu. Il se réunit sur convocation du président ou du directeur, qui fixent l’ordre du jour des séances. Il est associé à l’élaboration ou à la révision du projet d’établissement ou du service, en particulier son volet consacré à la prévention de la maltraitance, depuis la réforme entrée en vigueur le 1er janvier 2023.

Le comité social et économique s’impose dès que l’effectif d’au moins onze salariés est atteint pendant douze mois consécutifs. Il est informé et consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise. La fiche officielle fixe le rythme des réunions selon l’effectif, « 1 fois par mois dans les entreprises de 300 salariés ou plus », avec des paliers intermédiaires : vérifiez celui qui correspond à votre effectif.

Dans le secteur public, le conseil d’administration comprend « Des représentants de la ou des collectivités territoriales de rattachement ou de leurs groupements ». Le pilotage des EHPAD relève d’une gouvernance originale, caractérisée par une responsabilité conjointe des conseils départementaux (CD) et des agences régionales de santé (ARS).

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L’équipe et son encadrement : médecin coordonnateur, IDEC, taux d’encadrement

Tout EHPAD doit se doter d’un médecin coordonnateur, avec un équivalent temps plein de 0,60 pour un établissement dont la capacité autorisée est comprise entre 60 et 99 places. Il assure l’encadrement médical de l’équipe soignante. Le cumul est exclu : « Le médecin coordonnateur ne peut pas exercer la fonction de directeur de l’établissement ».

Depuis le décret n° 2025-897 du 4 septembre 2025, l’infirmier coordonnateur participe à la coordination de l’équipe paramédicale — la délégation à l’IDEC en détaille la répartition. Chaque résident bénéficie d’un projet d’accompagnement personnalisé adaptés aux besoins comprenant un projet de soins et un projet de vie, où prend forme le projet de vie personnalisé.

La DREES définit le taux d’encadrement comme les effectifs du personnel en équivalent temps plein divisés par le nombre de résidents. Pour les EHPAD, le Conseil de l’âge relève que, « entre 2019 et 2023, le taux d’encadrement a augmenté de 64,2 ETP à 67 ETP pour 100 résidents soit 7 600 ETP supplémentaires » ; le Conseil de l’âge fixe pour cible le taux d’encadrement de 8 professionnels pour 10 résidents à atteindre avant 2030.

À l’échelle nationale, la DREES estime que « 156 000 emplois supplémentaires seraient nécessaires en 2050 » pour les soins de base à domicile et en EHPAD. Quand un cadre part, la passation de dossiers entre deux cadres conditionne la continuité de cet encadrement.

Recruter, remplacer, fidéliser : les chiffres du secteur et le cadre de l’intérim

La CNSA mesure une progression continue du taux de vacance dans les ESMS, « passant de 2,1 % à 4,5 % en moyenne entre 2017 et 2023 », et note que « les EHPAD publics se distinguent par de meilleurs résultats » sur l’absentéisme, la vacance et la présence. L’OPCO Santé confirme la tension : « Près d’un établissement sur deux déclare des difficultés de recrutement », les métiers les plus touchés étant « les AS et les IDE avec, respectivement 5 600 et 4 500 postes vacants », et « A horizon 3 ans plus de 90 000 départs en retraite viendront accentuer les besoins ». Notre guide pour bâtir une marque employeur locale détaille les leviers.

L’intérim obéit à un cadre resserré : médecins, infirmiers ou aides-soignants n’y sont éligibles qu’à la condition que ceux-ci aient exercé leur activité dans un cadre autre qu’un contrat de mission, durée fixée à deux ans, en équivalent temps plein, sauf pour les étudiants en santé ; les entreprises de travail temporaire en attestent auprès des établissements et services médico-sociaux. Dans le public, le montant est plafonné, en tenant compte s’il y a lieu des spécificités territoriales. Le Conseil d’État a été saisi de ce plafonnement : il a d’abord jugé que les requêtes des professionnels de l’intérim « sont rejetées », puis s’est prononcé sur l’« Arrêté du 5 septembre 2025 fixant le montant du plafond des dépenses » lui-même ; la portée exacte de cette décision se lit dans son texte. Le poste pèse déjà lourd : « Les charges de personnel extérieur ont globalement doublé entre 2017 et 2023, atteignant presque un milliard d’euros par an ».

Plannings et temps de travail : les bornes du privé et celles de la fonction publique hospitalière

Le privé plafonne à dix heures par jour, la fonction publique hospitalière à 9 heures de jour et 10 heures de nuit.

Est considéré comme travail de nuit tout travail effectué au cours d’une période d’au moins neuf heures consécutives comprenant l’intervalle entre minuit et 5 heures ; le travailleur de nuit ne peut dépasser huit heures par jour ni quarante heures en moyenne sur douze semaines, avec des contreparties sous forme de repos compensateur. Dans le public, un tableau de service précise les horaires de chaque agent pour chaque mois, porté à la connaissance de chaque agent quinze jours au moins avant son application, et les heures supplémentaires restent dans la limite de 240 heures par an et par agent. La page distingue déjà roulement en cycle ou planning fixe et l’infirmier de nuit mutualisé ; l’assistant ci-dessous confronte un roulement à ces bornes.

Santé au travail et prévention : du document unique à la sinistralité du secteur

L’article L4121-1 est sans ambiguïté : « L’employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs ». La fiche officielle le rappelle : « Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) est obligatoire dans toutes les entreprises dès l’embauche du 1er salarié ». L’employeur organise une formation pratique et appropriée à la sécurité pour les nouveaux embauchés, utile aussi pour l’usage des lève-personnes sur rail.

La sinistralité du secteur le justifie. L’IGAS isole les EHPAD parmi les établissements du grand âge : « les Ehpad, avec une fréquence d’accidents du travail de 79,7 ‰ salariés et un taux de gravité de 2 ‰ en 2023 », avec en moyenne « 50 jours d’arrêt dans les Ehpad en 2023 » ; le risque dominant reste « le risque de manutention ». L’IGAS chiffre le coût de cette sinistralité en 2023 à 20 000 équivalents temps pleins (ETP) perdus au titre de l’absentéisme ATMP soit près de 0,9 Md€. Le fonds sinistralité de la CNSA y contribue : « Pour l’année 2025, 27,3 millions d’euros ont été délégués aux ARS, soit 14,5 millions d’euros pour les établissements accueillant des personnes âgées ». La HAS le dit autrement dans ses outils : la qualité de vie au travail « n’est en aucun cas un projet autonome qui viendrait se surajouter à tous les autres déjà en place » ; notre guide de la démarche de qualité de vie au travail en tire la méthode.

Ce roulement respecte-t-il le temps de travail ?

La question revient chaque mois au bureau de l’IDEC comme à celui du directeur : ce roulement en douze heures que l’équipe réclame, ces trois nuits enchaînées, cette semaine à quarante-six heures pour couvrir un arrêt, sont-ils réguliers ? La réponse dépend d’abord du régime applicable, car un EHPAD privé relève du code du travail et un EHPAD public de la fonction publique hospitalière, dont les bornes ne sont pas les mêmes.

L’assistant confronte un roulement à ces bornes, règle par règle : durée du poste, repos entre deux postes, jours consécutifs, semaine la plus chargée, moyenne sur la période de référence. Pour chaque règle, il dit si le roulement relève du droit commun, s’il n’est régulier que par dérogation écrite, ou s’il franchit un plafond. Il ne remplace ni votre accord collectif ni le contrôle de l’inspection du travail : il vous dit où regarder.

Compétences et entretiens : le plan de développement des compétences et l’entretien de parcours professionnel

La loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025 a redessiné le calendrier de l’entretien professionnel, désormais entretien de parcours professionnel, selon les échéances ci-dessous.

Ces échéances nourrissent le plan de développement des compétences, dont l’élaboration peut tenir compte des conclusions des entretiens. L’employeur assure l’adaptation des salariés à leur poste de travail, avec l’appui du plan de formation soignant piloté par l’IDEC et d’un financement dédié, puisque « Avec une enveloppe nationale de 15,1 M€, ce dispositif vise à soutenir les professionnels accompagnant les personnes âgées dépendantes » dans le cadre du partenariat CNSA-OPCO Santé.

Du recadrage à la sanction, la frontière est précise : « Constitue une sanction toute mesure, autre que les observations verbales ». Avant toute sanction autre qu’un avertissement, l’employeur convoque le salarié en lui précisant l’objet de la convocation, et « La sanction ne peut intervenir moins de deux jours ouvrables, ni plus d’un mois après le jour fixé pour l’entretien ». Notre article recadrage managérial ou sanction disciplinaire aide l’IDEC à choisir la bonne réponse.

Pilotage et indicateurs : ce que l’EHPAD transmet, ce que le public voit, ce que le budget dit

Le pilotage n’est plus interne. Chaque année, les établissements transmettent à la CNSA le taux d’encadrement des résidents par le personnel médical, paramédical et socio-éducatif, le taux d’absentéisme du personnel et le taux de rotation du personnel, publiés par la Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie sur un site internet consacré à l’information des usagers.

Le tableau ci-dessous résume les définitions publiées et leur source.

Sur le périmètre des EHPAD publics et privés non lucratifs, la CNSA constate qu’« En 2023, 68,3 % des EHPAD étaient en déficit » et que « les charges des EHPAD augmentent à un rythme soutenu depuis 2020 ». L’IGAS rapporte que « le besoin le plus prégnant selon les acteurs est celui d’un outil structuré pour suivre les tensions RH ». Selon une analyse du think tank Matières Grises citée par le HCFEA, « La qualité serait liée à l’organisation des structures plus qu’au statut ».

Gestion des risques : ce que la HAS évalue dans la gouvernance

Le référentiel HAS se compose de 3 chapitres (la personne, les professionnels, l’ESSMS), 9 thématiques, 42 objectifs et 157 critères, dont 18 critères « impératifs » qui correspondent à des exigences incontournables, notés entre 1 et 4 — un impératif devant atteindre cotation 4 ou « étoile ».

La gouvernance se loge dans le troisième chapitre, « Chapitre 3 : l’ESSMS », qui porte le « CRITÈRE 3.10.1 – L’ESSMS définit sa politique qualité et gestion des risques ». Deux critères impératifs lui sont adossés, détaillés ci-dessous. Pour déployer le plan de prévention de la maltraitance comme pour l’autre, mieux vaut préparer ses preuves pour la cotation en amont.

« Au 31 décembre 2025, 17 790 structures ont été évaluées, soit 37% des ESSMS soumis à l’obligation de réaliser une évaluation », et seules 10,5% des évaluations satisfont l’ensemble des critères impératifs.

« Le décret du 4 décembre 2024 fixe désormais les modalités de publication des résultats des évaluations de la qualité », rappelle la HAS, et dans l’échelle publiée un impératif compte comme satisfait à partir d’« une cotation supérieure ou égale à 3,5 ». Les ESSMS « informent sans délai, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat, les autorités administratives compétentes » « de tout dysfonctionnement grave dans leur gestion ou leur organisation susceptible d’affecter la prise en charge des usagers », et intègrent un plan détaillant les modalités d’organisation à mettre en oeuvre en cas de crise sanitaire ou climatique. La procédure de signalement des événements indésirables en détaille le circuit.

Questions fréquentes sur le management en EHPAD

Pour aller plus loin

Sur ce site

Piloter. Le tableau de bord du directeur, la conduite du changement pour réorganiser un service, le guide du contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens et celui du financement de l’EHPAD.

Indicateurs, évaluation, contrôles. Le décret qui rend publics les indicateurs de ressources humaines, le guide de l’évaluation de la qualité par la Haute Autorité de santé, le déroulé d’une inspection de l’agence régionale de santé et la responsabilité juridique du directeur et des soignants.

Équipe, recrutement, intérim. Le guide du recrutement et de la fidélisation, ce que dit la CNSA du taux de vacance des postes, l’intérim après la note ministérielle sur l’intérim en ESSMS, le contrôle d’honorabilité à venir, et les fiches métiers du directeur, de l’infirmier coordonnateur et du médecin coordonnateur.

Plannings, dialogue social, prévention. Le planning des infirmières et les astreintes, la réglementation du travail de nuit, comment désamorcer un conflit entre deux équipes ; la méthode pour bâtir le document unique, la sinistralité vue par l’IGAS, le guide QVT et prévention du burnout ; sur la formation, l’entretien de parcours professionnel et les sensibilisations que la HAS demande de prouver.

Ressources SOS EHPAD

Le guide pratique Management et leadership en EHPAD, le pack intégral des guides Management et RH, l’ouvrage Gérer les agents de la fonction publique hospitalière et la procédure de prévention des risques professionnels.

Sources officielles

• Article L311-8 – Code de l’action sociale et des familles – Légifrance
• Article D312-211 – Code de l’action sociale et des familles – Légifrance
• Article L3121-18 – Code du travail – Légifrance
• Décret n° 2002-9 du 4 janvier 2002 relatif au temps de travail et à l’organisation du travail dans les établissements mentionnés à l’article L. 5 du code général de la fonction publique (article 6) – Légifrance
• Dispositif d’évaluation de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux : Bilan annuel 2025
• Absentéisme, vacance et rotation dans les établissements et services médico-sociaux