IA generative et comptes rendus de reunion ciblées et DUI en EHPAD : la traçabilité des soins ne dépend pas que du logiciel. Depuis 2019, l’État généralise le dossier usager informatisé (DUI) dans les établissements médico-sociaux, mais son adoption réelle reste hétérogène sur le terrain. Pour le directeur, l’IDEC et l’IDE, l’enjeu managérial consiste à structurer des transmissions fiables, y compris quand l’outil numérique n’est pas encore pleinement approprié par les équipes.
Transmissions ciblées et DUI : un cadre HAS qui engage toute l’équipe
La méthode des transmissions ciblées, organisée autour de la donnée observée, de l’action engagée et du résultat obtenu, est détaillée dans notre guide sur les transmissions ciblées et la méthode DAR appliquée au quotidien des équipes. Cette rigueur méthodologique n’est pas un supplément d’âme rédactionnel : elle correspond à un cadre d’évaluation opposable, examiné lors des visites d’évaluation des établissements.
Dans son référentiel d’évaluation des ESSMS publié en juillet 2025, la Haute Autorité de Santé mentionne les transmissions ciblées et les synthèses parmi les preuves documentaires attendues sur le partage d’informations entre professionnels. Le critère 2.10.2 associé porte sur le respect, par les professionnels, des règles de sécurisation des données, des dossiers et des accès. Et l’exigence ne s’arrête pas à l’écrit : le même objectif suppose que les professionnels se retrouvent pour échanger ces informations lors de temps dédiés, autrement dit un moment de transmission organisé, pas seulement une case cochée dans le logiciel.
Cette exigence n’est pas nouvelle. Le référentiel d’évaluation des ESSMS de mars 2022 posait déjà, au critère 2.9.3, l’obligation pour les professionnels de transmettre toute information nécessaire à la continuité de l’accompagnement de la personne, à la fois aux collègues qui prennent le relais et à l’entourage ; l’objectif 2.10 précisait à l’époque que ce partage d’informations entre professionnels devait garantir cette même continuité de l’accompagnement. Notre bilan des critères qualité retenus par la HAS en 2025 revient sur l’ensemble de ces évolutions du référentiel.
Sur le plan légal, l’article L. 311-3 du CASF pose le principe d’un dossier unique pour chaque personne accompagnée par un ESSMS, dont le DUI constitue la traduction numérique. Concrètement, cet outil centralise le suivi et le partage des informations liées à l’accompagnement de la personne âgée ou handicapée, aussi bien entre soignants médicaux et paramédicaux qu’avec ses proches et aidants. Ce cadre s’articule directement avec le suivi au long cours des pathologies, comme le montre notre article sur le suivi de la polypathologie et des maladies chroniques en EHPAD, qui repose largement sur la continuité des transmissions.
Où en est le déploiement du DUI dans les ESMS ? Les chiffres CNSA
La généralisation du réussir la passation de dossiers entre deux cadres ne date pas d’hier. Dès le 25 avril 2019, la feuille de route « Accélérer le virage numérique » lance un plan dédié aux établissements et services médico-sociaux, avec l’objectif de doter chaque structure d’un dossier usager informatisé. La loi n° 2019-774 du 24 juillet 2019 relative à l’organisation et à la transformation du système de santé consacre ensuite cette version dématérialisée du dossier, désignée sous l’acronyme DUI.
Ce plan a pris une forme opérationnelle avec le programme ESMS numérique. Lancé en 2021, il ambitionne, comme le rappelle la CNSA dans son bilan d’étape, que chaque personne âgée, handicapée ou en difficulté accompagnée par une structure sociale ou médico-sociale dispose réellement d’un dossier informatisé. Cette dynamique s’inscrit dans le mouvement plus large de transformation numérique des soins en EHPAD, dont le DUI n’est qu’une des briques.
Les chiffres publiés donnent la mesure de l’effort engagé : fin 2023, près de 17 000 ESSMS étaient concernés par 684 projets financés, pour un montant supérieur à 275 millions d’euros ; la seule année 2023 a vu 257 nouveaux projets soutenus par le Ségur de la santé et l’Union européenne. Sur sa page consacrée au programme, la CNSA fixe le cap à moyen terme : embarquer environ 34 000 ESSMS à fin 2025, à travers près de 1 000 projets.
| Indicateur | Donnée officielle |
|---|---|
| Lancement du programme ESMS numérique | 2021 |
| Projets financés fin 2023 | 684 projets / près de 17 000 ESSMS |
| Financement cumulé fin 2023 | plus de 275 millions d’euros |
| Nouveaux projets embarqués en 2023 | 257 |
| Objectif fin 2025 | environ 34 000 ESSMS / environ 1 000 projets |
| Enveloppe Ségur numérique 2021-2025 | 600 millions d’euros (PNRR) |
| Soutien direct aux projets | près de 450 millions d’euros sur 630 millions |
Le pilotage de cette stratégie numérique est collectif : il revient à la Délégation ministérielle au numérique en santé (DNS) et à la CNSA, avec l’appui de l’Agence du numérique en santé (ANS). Le référentiel d’évaluation des ESSMS reprend d’ailleurs ce programme comme référence pour la stratégie numérique des établissements : le programme ESMS numérique de la CNSA figure explicitement parmi les références du critère 3.15.2, qui impose à chaque ESSMS de définir et de déployer sa propre stratégie numérique.
Le risque du non-dit : ce que coûte une sous-utilisation du DUI
Un DUI installé mais sous-utilisé n’est pas un problème purement informatique : c’est un facteur de risque documenté. Dans son guide d’analyse des événements indésirables associés aux soins, la HAS range parmi les facteurs contributifs liés à la communication écrite l’absence de transmissions écrites et le manque de traçabilité des évaluations du patient dans son dossier, ainsi qu’un partage insuffisant des informations écrites au sein de l’équipe. Ce sont précisément les situations qui surviennent quand une partie de l’équipe continue de transmettre à l’oral pendant qu’une autre alimente le DUI, sans que les deux circuits ne se recoupent.
Le risque est d’autant plus concret pour le suivi des situations aiguës : notre article sur la réduction des hospitalisations non programmées en EHPAD montre combien la qualité des transmissions conditionne la détection précoce d’une dégradation. Pour autant, la HAS met elle-même en garde contre un excès de confiance dans l’outil seul : l’usage du DUI ne dispense jamais des échanges oraux avec la personne accompagnée, son entourage et entre professionnels, et la saisie d’informations dans le dossier ne doit surtout pas devenir un réflexe mécanique déconnecté du sens de l’accompagnement. Un point de vigilance souvent négligé par les équipes : le projet personnalisé d’accompagnement (PPA) n’est pas le DUI lui-même, au sens du dossier qui rassemble l’ensemble des informations — confondre les deux entretient l’illusion qu’un dossier bien rempli suffit à garantir un accompagnement personnalisé réellement piloté.
Les leviers managériaux pour structurer l’adoption
Face à un DUI sous-utilisé, la réponse managériale ne se limite pas à renforcer la formation au logiciel. Elle porte sur l’organisation du travail elle-même, à cinq niveaux : Pour approfondir, consultez notre guide sur la gestion documentaire en EHPAD.
- Temps dédié : réaffirmer que le partage d’informations doit avoir lieu dans des temps dédiés identifiés, distincts du temps de soin direct, et non capté au fil de l’eau entre deux chambres.
- Matrice d’habilitation : formaliser qui a accès à quoi dans le DUI, comme le recommande la HAS, qui attend de chaque ESSMS la mise en place d’une matrice des droits d’accès des professionnels aux informations, conforme à la réglementation et utile au travail d’équipe autour de la personne accompagnée.
- Articulation oral/écrit : ne pas opposer les deux canaux mais les articuler, puisque, comme rappelé plus haut, le DUI ne remplace pas les échanges oraux entre professionnels.
- Formation continue élargie : anticiper l’appropriation de l’outil par tous les contributeurs, pas seulement les soignants, car ce sont les professionnels de la structure, les accompagnants et les usagers eux-mêmes qui alimentent ce dossier au quotidien ; ils doivent donc être formés à son utilisation et aux évolutions qu’il entraîne.
- Centralisation réelle : viser un DUI qui centralise effectivement les informations dans le dossier informatique de la personne, plutôt que des supports parallèles (cahiers papier, post-it, messageries informelles) qui diluent la traçabilité.
Ces leviers rejoignent les enjeux de personnalisation des soins en EHPAD, qui suppose un dossier réellement partagé entre les métiers. Côté IDE, le renforcement de la traçabilité des actes réalisés au quotidien, détaillé dans notre article sur les arrêtés récents qui font évoluer les actes infirmiers réalisables en EHPAD, renforce encore l’exigence de traçabilité écrite au quotidien.
Mise en œuvre : la feuille de route managériale
La HAS a précisé sa doctrine récemment, avec un guide dont le titre même illustre l’ambition : le guide HAS de mai 2026 consacré à l’élaboration du projet personnalisé d’accompagnement dans le dossier usager informatisé. Ce guide s’appuie notamment sur le kit de déploiement du DUI en ESMS publié par l’ANAP en 2022 pour la partie sécurisation des accès. Sur cette base, une feuille de route managériale peut s’organiser en six étapes.
- Diagnostiquer l’usage réel du DUI : cartographier, service par service, qui transmet à l’oral, qui saisit dans le logiciel, et où se situent les ruptures de circuit.
- Formaliser un protocole de transmissions ciblées structurant les écrits, en s’appuyant sur la méthode DAR détaillée dans notre guide dédié aux transmissions ciblées.
- Bâtir la matrice d’habilitation des accès au DUI par métier, en cohérence avec les recommandations HAS rappelées plus haut.
- Sanctuariser un créneau de transmission dédié par équipe et par poste, en cohérence avec l’exigence de temps dédiés au partage d’informations.
- Désigner des référents DUI (binôme IDEC/IDE) par service, chargés de fiabiliser la saisie et de remonter les blocages d’usage au directeur.
- Rattacher ce chantier à la stratégie numérique globale de l’établissement, exigée par le référentiel d’évaluation des ESSMS.
Questions fréquentes
Le DUI remplace-t-il les transmissions orales en EHPAD ?
Qu’est-ce que la méthode des transmissions ciblées (DAR) ?
Où en est le déploiement du DUI dans les établissements médico-sociaux ?
Sources officielles
- HAS — référentiel et manuel d’évaluation des ESSMS
- HAS — guide d’analyse des événements indésirables associés aux soins (EIAS)
- HAS — guide élaborer le PPA dans le DUI
- CNSA — bilan du programme ESMS numérique
- CNSA — programme ESMS numérique
