DUI en EHPAD : comment amener des soignants réticents à utiliser le dossier usager informatisé, quand l’outil est installé et que l’équipe n’y adhère pas ? Le sujet n’est plus de choisir un logiciel de soins, mais de le faire vivre dans chaque unité. Cet article laisse de côté le déploiement technique et traite la conduite du changement : ce que les sources institutionnelles disent de la formation, des référents et de l’appui entre pairs, puis une organisation par étage ou par unité, présentée comme un choix de l’établissement.
DUI en EHPAD : un objectif d’usage, pas seulement d’équipement
Le programme ESMS numérique de la CNSA vise à généraliser l’utilisation effective du dossier usager informatisé (DUI) dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux. L’objectif porte donc sur l’usage ; il concerne l’ensemble des ESSMS, EHPAD compris.
La CNSA définit le DUI comme « l’outil qui permet de recueillir toutes les données et écrits professionnels utiles pour rendre compte des besoins d’une personne ». Ce que vous attendez des équipes, c’est donc de recueillir ces données dans l’outil, au quotidien. Le pilier sur le comparatif des logiciels EHPAD et du DUI détaille le marché ; celui sur les transmissions ciblées rappelle la méthode d’écriture que le dossier doit accueillir.
Une diapositive présentée par la CNSA au séminaire du Conseil de l’âge (HCFEA) indique que « 7120 ESMS pour personnes âgées sont équipées en DUI ». La même présentation précise que « 2025 était la dernière campagne ESMS Numérique pour généraliser l’équipement et le développement des usages du DUI, MES et MSS dans les ESSMS », et que « Si l’objectif de l’équipement des ESSMS d’une solution DUI référencée est atteint à la fin du programme, les usages sont à renforcer et pérenniser dans les secteurs médico-social et social ». Pour un directeur, la question devient : qui utilise réellement l’outil dans mon établissement ?
Dans son étude sur les impacts du DUI, la CNSA relève qu’« En cinq ans, le programme a mobilisé plus de 430 M€ pour accompagner les ESSMS dans la transformation numérique ».
Ce que disent les référentiels sur la formation
Le référentiel d’évaluation de la HAS retient, parmi ses critères applicables à tous les ESSMS : « Les professionnels sont régulièrement sensibilisés et/ou formés aux outils numériques ». Le guide de la HAS sur le projet personnalisé dans le DUI, qui vise les ESSMS et pas seulement les EHPAD, indique que les travailleurs sociaux et les professionnels de santé « devraient bénéficier, dans le cadre de la formation initiale comme de la formation professionnelle continue, de modules de formation visant le développement de compétences transversales, juridiques, méthodologiques et techniques ».
Le même guide rappelle que le DUI, aussi performant soit-il, demeure avant tout un outil au service des professionnels pour l’accompagnement de la personne. Parmi les objectifs du Ségur numérique pour le médico-social présentés au séminaire du Conseil de l’âge figure « Faire monter en compétences l’ensemble des acteurs ». Retenez ce cadre : il parle de formation et de montée en compétences, il ne dit rien de la manière de les organiser dans un EHPAD.
Soignants réticents : ce que les sources décrivent, et ce qu’elles laissent ouvert
Une autre diapositive du même séminaire cite parmi les enjeux du numérique en Ehpad : « Résistances au changement et manque d’appropriation pour les équipes ». Elle formule aussi une condition : « Déploiement repose sur une conduite du changement rigoureuse ». Ce sont des constats d’ensemble sur le numérique en Ehpad, pas des mesures propres au DUI.
L’argumentaire de la HAS apporte un éclairage utile, formulé à propos du projet personnalisé : les constats du groupe de travail et des experts des DUI soulignent que l’enjeu ne repose pas tant sur la maîtrise de l’outil informatique que sur les compétences de gestion de projet. Le guide ajoute que « La méthode de conduite de projet et les concepts d’objectifs, d’actions et de moyens associés posent un problème d’appropriation à certaines catégories de professionnels ». Sur ce terrain précis, l’article consacré au projet personnalisé dans le DUI et au mode d’emploi de l’IDEC donne les repères de travail.
L’étude EDEC de l’OPCO Santé, qui porte sur les structures de deux branches et pas seulement sur les EHPAD, rapporte des analyses selon lesquelles « les transformations et les usages du numérique sont d’autant plus prescrits et peu accompagnés que les professionnels sont peu qualifiés ». Le sujet de l’accompagnement des équipes les moins à l’aise avec le numérique est traité dans l’article sur le parcours de l’OPCO Santé contre l’illectronisme.
Pour entendre le terrain, l’article sur les soignants interrogés par l’INRS sur leur logiciel de soins donne la parole à des professionnels d’EHPAD privés. Il complète ces sources institutionnelles.
Référents, encadrement de proximité, direction : ce que chacun porte
L’étude de l’OPCO Santé décrit plusieurs figures. Côté éditeurs, elle note que « Les éditeurs forment généralement quelques référents de la structure sur le paramétrage et l’utilisation de l’outil », mais trop peu sur les fonctionnalités et pratiques concrètes qui sont souhaitées. Côté établissements, elle indique que « Dans certaines structures, des professionnels de santé peuvent récupérer ce rôle de référents applicatifs / référents outils numériques en charge du déploiement et du paramétrage des outils et de l’accompagnement des professionnels dans leur utilisation ».
Elle pointe aussi une limite, à propos des référents issus du métier : « majoritairement peu de connaissance SI / gestion de projet / conduite du changement ». Si vous choisissez des référents issus du métier, prévoyez pour eux un appui en conduite de projet.
Quant à l’encadrement, l’étude affirme que « Les encadrants intermédiaires ont en effet un rôle clé à toutes les étapes du déploiement d’une solution, du choix au suivi de son utilisation au quotidien ». Pour situer ces fonctions dans votre organigramme, reportez-vous aux piliers sur la fiche métier de l’IDEC et sur le médecin coordonnateur.
Du côté de la direction, l’argumentaire de la HAS indique que « Le groupe de travail encourage les directions d’organisme gestionnaire à soutenir le processus de PPA par une politique de formation ambitieuse et volontaire sur les compétences nécessaires pour mettre en œuvre ce processus ». Il souligne aussi « l’importance que les organismes gestionnaires conduisent un travail d’appropriation par leurs équipes du processus de PPA et de la trame proposée, et veillent à ce que ces informations soient données aux nouveaux arrivants ». Ces deux passages visent le processus de projet personnalisé et les organismes gestionnaires ; ils indiquent l’esprit : l’appropriation est un travail de l’organisation, pas une affaire individuelle. Ce travail relève du management en EHPAD.
Installer des référents par étage : étapes et points de contrôle
Le référent par étage ou par unité, que l’on désigne ici sous le nom de « super-utilisateur », est un choix d’organisation de votre établissement. Les sources ci-dessus décrivent des référents et préconisent l’appui entre pairs ; elles ne définissent pas ce dispositif. Voici une trame de mise en œuvre à adapter.
Étape 1 : regarder qui utilise le dossier, et où
L’étude de l’OPCO Santé sur les compétences numériques constate que « Les données de reporting concernant l’utilisation du dossier usager informatisé (DUI) par les salariés sont très peu exploitées ». Elle précise qu’« Elles permettent pourtant d’identifier le non-usage par certains profils de salariés, et constituent à ce titre un indice permettant d’identifier des situations d’illettrisme et illectronisme » : un non-usage n’est donc pas forcément un refus. Avant de désigner qui que ce soit, demandez à votre éditeur ce que votre logiciel permet d’extraire par unité, puis regardez avec chaque équipe où l’usage s’arrête.
Étape 2 : choisir les référents
Retenez un référent, et un suppléant, par étage ou par unité. Privilégiez un soignant reconnu par ses pairs et volontaire plutôt qu’un collègue désigné d’office. Prévoyez aussi, si votre organisation le permet, un temps identifié pour la mission. Ne le confondez pas avec le référent du projet de la personne : dans le guide de la HAS, le référent est la personne identifiée comme interlocuteur privilégié pour la personne accompagnée, et non un référent de l’outil.
Étape 3 : former sur les pratiques réelles
L’étude de l’OPCO Santé relève que la formation des éditeurs porte sur le paramétrage et trop peu sur les pratiques concrètes. Construisez donc la formation des référents à partir de situations vécues dans l’unité : une transmission du matin, une saisie de soin, une mise à jour du projet personnalisé. Vous pouvez ensuite confier aux référents des temps d’appui auprès de leurs collègues, au poste de travail : c’est un choix d’organisation, à évaluer.
Étape 4 : cadrer ce que le référent consulte
Aider un collègue ne dispense pas du cadre juridique. Le Code de la santé publique prévoit que « Lorsque ces professionnels appartiennent à la même équipe de soins », « ils peuvent partager les informations concernant une même personne qui sont strictement nécessaires à la coordination ou à la continuité des soins ou à son suivi médico-social et social ». Le même texte ajoute que « Ces informations sont réputées confiées par la personne à l’ensemble de l’équipe ». En pratique, faites vos séances sur des dossiers fictifs ou sur des cas de l’unité, et demandez à votre délégué à la protection des données de valider la règle que vous donnez aux référents.
Étape 5 : faire vivre le réseau
L’OPCO Santé préconise, dans son étude de phase 3, la mise en place de groupes de soutien par les pairs, où les salariés plus à l’aise avec le numérique (« coachs numériques », « tuteurs ») soutiennent ceux qui le sont moins. C’est une préconisation d’étude, pas une obligation, et elle ne vise pas spécifiquement le DUI. Un temps d’échange régulier entre référents et IDEC en reprend l’esprit.
Deux retours d’expérience présentés au séminaire du Conseil de l’âge décrivent chacun un EHPAD. Pour le premier, la perspective est de « Pérenniser le rôle de chef de projet numérique pour poursuivre le développement des usages et l’adéquation entre l’outil et les besoins métiers ». Dans le second, « des communautés de pratiques thématiques se sont structurées autour du DUI (qualité, pharmacie, soins…) ». Ce sont des exemples isolés, pas des recommandations.
Points de contrôle
- Une cartographie de l’usage du dossier par unité, relue à chaque fin de période.
- Un référent et un suppléant identifiés dans chaque unité, avec leur temps dédié inscrit au planning.
- Des sessions de formation tracées, pour pouvoir répondre au critère d’évaluation sur la formation régulière aux outils numériques.
- Une règle écrite sur ce que le référent peut ouvrir et sur les dossiers utilisés en séance.
- Un point d’échange entre référents et encadrement, avec les difficultés remontées à l’éditeur.
Perspectives : de l’équipement à l’usage durable
Le constat présenté au Conseil de l’âge porte sur les usages, qui restent à renforcer après l’équipement. Elles ne chiffrent pas l’effet d’un dispositif de référents sur l’usage du DUI en EHPAD. Traitez donc votre démarche comme un essai : une unité pilote, quelques indicateurs d’usage simples, un bilan partagé avec les équipes avant de généraliser.
Une fois l’usage installé, d’autres chantiers prennent le relais. L’alimentation de Mon espace santé en fait partie : l’article sur Mon espace santé et le DUI en EHPAD détaille la démarche, et il peut devenir un thème de séance pour vos référents.
Mini-FAQ : référents et DUI en EHPAD
Un référent par étage est-il une obligation ?
Un référent peut-il consulter tous les dossiers pour aider ses collègues ?
Que faire quand un soignant refuse d’utiliser le dossier usager informatisé ?
Sources officielles
- CNSA — programme ESMS numérique
- CNSA — étude des impacts du dossier usager informatisé
- HCFEA — séminaire du Conseil de l’âge sur le numérique en Ehpad
- OPCO Santé — étude EDEC Grand Âge et Autonomie, transition numérique
- OPCO Santé — étude EDEC, compétences numériques et illectronisme
- HAS — guide pour élaborer le projet personnalisé dans le DUI
- HAS — argumentaire du guide sur le projet personnalisé dans le DUI
- HAS — référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS
- Légifrance — partage d’informations entre professionnels de santé
