Le tableau d’affectation EHPAD est une organisation possible : là où l’établissement l’a mis en place, l’IDEC peut le construire chaque matin pour indiquer quel soignant suit quels résidents. Comment le construire quand un collègue manque, quand la matinée s’annonce chargée, quand les résidents n’ont pas tous les mêmes besoins ? Cet article le traite comme un outil d’organisation, pas comme une obligation, et s’appuie sur des sources nationales datées pour situer ce qui peut guider la répartition. Les étapes proposées en fin de parcours sont celles de la rédaction.
Sommaire
Un outil d’organisation, dans le cadre d’une équipe pluridisciplinaire
Dans cet article, le tableau d’affectation désigne un outil d’organisation : il met en face des résidents les soignants présents ce matin-là. Il n’est pas présenté comme une obligation, et il ne remplace pas le planning de l’aide-soignante, qui indique qui travaille et sur quel poste. Un exemple de planning en poste long ou en poste court ne dit pas, à lui seul, qui s’occupe de qui : c’est la question du tableau. Pour le détail d’un poste, voyez la journée type d’une aide-soignante en EHPAD et celle d’une IDE qui organise son plan de soins.
Le cadre de travail de l’IDEC est celui de l’équipe. Selon le code de l’action sociale et des familles, l’établissement dispose d’une équipe pluridisciplinaire comprenant au moins un médecin coordonnateur dans les conditions prévues aux articles D. 312-156 à D. 312-159-1. La liste du texte mentionne aussi un infirmier coordonnateur, titulaire du diplôme d’Etat d’infirmier, dans les conditions prévues à l’article D. 312-158-1, ainsi qu’un professionnel infirmier titulaire du diplôme d’Etat, des aides soignants. Pour le rôle de l’IDEC dans son ensemble, voyez la fiche métier de l’infirmier coordinateur.
Le même texte mentionne la mise en place d’un projet d’accompagnement personnalisé adaptés aux besoins comprenant un projet de soins et un projet de vie. La rédaction suggère de relire le tableau du matin à la lumière de ces projets, plutôt que comme un simple découpage de la liste des résidents. Les leviers de pilotage d’ensemble figurent dans le guide complet du management en EHPAD.
Le terrain : ce que disent les équipes et ce que montrent les données
Les constats ci-dessous sont datés. L’étude qualitative de la DREES date de 2016 et repose sur des EHPAD visités : elle rapporte des ressentis de professionnels, pas des mesures sur l’ensemble des établissements.
La pression du temps et les interruptions
Dans cette étude, les soignants mentionnent systématiquement faire face à la « pression de la pendule ». Elle précise que les multiples interruptions qui jalonnent la journée de travail des soignants contribuent à accroître la perception de cadences élevées. Pour trier les urgences d’une matinée chargée, voyez les priorités de l’IDEC quand tout arrive en même temps.
Les glissements de tâches
L’étude décrit aussi des glissements de tâches s’effectuent ainsi « vers le bas », depuis les aides-soignants vers les agents de service ou les AVS, mais également, de manière plus surprenante, « vers le haut », depuis les aides-soignants vers les IDE. Sur l’organisation de la charge de soins par l’infirmier, voyez organiser la charge de soins de l’équipe.
Répartition par équipes selon la dépendance, et organisation figée
Elle relève que, dans certains établissements, des équipes sont constituées et les résidents sont répartis par l’encadrement en fonction de leur niveau de dépendance (dans une logique plus ou moins participative avec l’équipe). La rédaction ne présente pas cette pratique comme générale ni comme un modèle. L’étude décrit aussi une autre situation : « un petit nombre d’établissements se distingue par une rigidité beaucoup plus grande dans l’organisation du travail soignant, à travers un rythme immuable imposé aux résidents et aux professionnels ». Elle ajoute que cette organisation va à rebours des principes d’individualisation de la prise en charge prônée par une majorité de professionnels.
Sur les remplacements, l’étude indique que, pour les directions, il s’agit de permettre un suivi égal du résident, quel que soit le soignant présent, ou absent (cas des remplacements). Dans l’étude, cet objectif est rattaché à la sectorisation par équipes selon la dépendance, et non à un tableau. Rapprocher cet objectif d’un tableau d’affectation du matin est une lecture de la rédaction, pas un constat de la DREES.
L’effectif réellement présent
Pour les effectifs, la DREES publie un taux d’encadrement. Dans son dossier consacré à ce taux, elle écrit que le taux d’encadrement est passé entre 2011 et 2015 de 59 équivalents temps plein (ETP) pour 100 places installées à 63 ETP. Ces chiffres sont datés. Ce taux rapporte des équivalents temps plein aux places installées : la rédaction ne le lit pas comme un nombre de soignants présents sur un poste. La DREES souligne d’ailleurs que à taux d’encadrement égal la présence effective au chevet des résidents dépend aussi du taux d’absentéisme et du nombre de jours de RTT.
La fiche de la HAS sur les hospitalisations non programmées des résidents aborde l’augmentation des temps soignants, présentée dans le but de réduire ces hospitalisations, et parle, à ce sujet, d’une optimisation des plannings soignants afin d’assurer au mieux la continuité des soins dans la journée. Ce passage concerne cette augmentation des temps soignants, pas l’organisation des soins en général. Pour construire le tableau, la rédaction suggère de partir de l’équipe réellement présente ce matin-là. Pour les cas où un soignant est absent à la dernière minute, l’article dédié détaille les options à arbitrer.
Ce que montrent les EIGS en EHPAD
Le rapport 2026 de la HAS analyse les événements indésirables graves associés aux soins (EIGS) déclarés en lien avec des EHPAD. Il indique : « Sur les 2 307 EIGS analysés, 65,7 % (1 515 /2 307) ont eu lieu pendant au moins une période de vulnérabilité ».
Sur les facteurs, le rapport écrit : « Les trois facteurs les plus rapportés étaient la communication entre professionnels (695/1 153), les transmissions et alertes (577/1 153) ainsi que les informations écrites (452/1 153), que cela soit au sein de l’Ehpad ou avec des professionnels extérieurs ». Ces chiffres viennent de déclarations d’EIGS. La rédaction suggère de garder ces repères en tête pour préparer les relèves et les remplacements.
Ce qui peut guider la répartition : risques, transmissions, référent, projet
Les risques repérés
La recommandation de l’Anesm diffusée par la HAS porte sur le repérage des risques de perte d’autonomie en EHPAD. Elle demande, pour ce repérage, que tous les professionnels présents au sein de l’Ehpad doivent participer, à leur niveau d’observation, à ce repérage. Elle précise : « Les principaux domaines à observer sont le statut nutritionnel, l’activité physique, la mobilité, l’énergie/la fatigue, la force, la cognition, l’humeur, les relations sociales et l’environnement, la dépendance ». Elle ajoute un peu plus loin, « mais aussi la polypathologie, la chute, la polymédication (et le risque de iatrogénie médicamenteuse) ». La rédaction suggère d’utiliser cette liste comme grille de lecture de la liste des résidents du matin, pour confier un résident à vigilance à un soignant qui le connaît bien.
Les transmissions
Selon la même recommandation, la formalisation du partage des informations, de ce qui a été repéré (transmissions écrites, voire orales, analyses partagées en équipe, etc.), permet une prise en compte rapide et coordonnée de la perte d’autonomie ou de son aggravation par les professionnels de l’établissement. La rédaction suggère de lire les transmissions de la veille et de la nuit avant de poser le tableau, pas après.
Le référent et le projet personnalisé
La fiche-repère de la HAS sur le projet personnalisé en EHPAD indique que le projet a pour objectif de garantir un accompagnement individualisé dans le respect, autant que possible, des habitudes de vie et des souhaits du résident. Elle précise que la désignation d’un référent n’exonère pas l’ensemble des professionnels qui interviennent autour de la personne de maintenir un lien attentif et respectueux avec elle. La rédaction suggère de faire figurer le référent au tableau, sans que cela dispense les autres soignants du lien avec le résident.
La délégation, décision de l’infirmier
Lorsqu’un soin relève des actes que l’infirmier peut confier, il s’inscrit dans un mécanisme précis. Le code de la santé publique prévoit : « Pour des actes et soins dispensés dans un établissement ou un service à domicile à caractère sanitaire, social ou médico-social, l’infirmier peut, dans le cadre de son rôle propre, confier sous sa responsabilité certains actes et soins qu’il détermine en fonction de l’évaluation de la situation clinique de la personne et qui figurent sur une liste fixée par arrêté du ministre chargé de la santé ». Le texte poursuit : « Ces actes peuvent être confiés aux aides-soignants, auxiliaires de puériculture ou accompagnants éducatifs et sociaux avec lesquels il collabore et qu’il encadre, en fonction des formations et qualifications de chacun ». Il ajoute : « Lorsqu’il existe un projet de soins personnalisé dans un dispositif spécifique, il en tient compte pour l’organisation de la délégation ».
L’arrêté qui fixe la liste des actes et soins pouvant être réalisés par les infirmiers renvoie à ce texte : « l’infirmier met en œuvre les interventions et dispense les soins listés au présent article ou en confie leur réalisation sous sa responsabilité, dans les conditions prévues par l’article R. 4311-5 ». Il vise notamment : « Un aide-soignant, un auxiliaire de puériculture ou un accompagnant éducatif et social titulaire du diplôme d’Etat ». La délégation est décrite comme un acte de l’infirmier : la rédaction suggère à l’IDEC de s’en servir comme repère dans ses échanges avec les infirmiers, sans la décider à leur place. Pour un cas pratique, voyez la délégation de l’infirmier aux aides-soignantes.
Mettre en œuvre : les étapes proposées par la rédaction
Les étapes ci-dessous sont une proposition de la rédaction, pas une procédure tirée d’une source. Elles s’appuient sur les repères cités plus haut.
- Partir de l’équipe présente. Relevez qui travaille ce matin, les absences, les remplaçants et ce qu’ils connaissent des résidents.
- Reprendre les transmissions. Lisez celles de la veille et de la nuit, et notez les résidents qui appellent une vigilance selon les domaines de repérage cités plus haut.
- Répartir à partir des besoins des résidents. Partez des soins attendus et du niveau de dépendance de chaque résident plutôt que d’un ordre de chambres figé, gardez les référents là où c’est possible, et gardez de la souplesse d’un jour à l’autre.
- Contrôler la délégation. Pour chaque soin qui relève des actes que l’infirmier peut confier, vérifiez avec l’infirmier concerné que la délégation relève bien de sa décision.
- Dire le tableau et le tenir à jour. Présentez-le à la relève, notez les ajustements de la matinée et transmettez-les à l’équipe suivante.
Chaque étape peut se faire en quelques minutes. Ce qui compte, c’est que le tableau reste modifiable : une absence, une urgence ou un résident qui change d’état en cours de matinée appellent un nouvel arbitrage.
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Mis à jour · juillet 2026
Perspectives : effectifs, continuité et suivi dans le temps
Le débat sur les effectifs se joue aussi au niveau national. Dans son suivi des recommandations de 2023, la Défenseure des droits réitère sa recommandation formulée au ministre des Solidarités et de la Santé de fixer un ratio minimal de personnels travaillant en EHPAD en fonction du niveau d’autonomie et de soins requis des résidents, avec un objectif de norme d’encadrement de 8 équivalents temps plein (ETP) pour 10 résidents. Elle précise qu’il s’agit d’un ratio minimum de personnels soignants/animateurs participant directement à la prise en charge du résident, qui sont « au chevet » du résident, plus particulièrement aux moments clés de la journée (lever, toilette, repas, coucher).
Cette recommandation est adressée au ministre : elle ne fixe pas, par elle-même, un ratio opposable à un établissement. Pour un EHPAD, la rédaction suggère de conserver une trace des ajustements du tableau, matin après matin : cette trace nourrit les échanges d’équipe et les transmissions, dans le cadre posé par les repères de la HAS sur le partage d’informations et le projet personnalisé.
Mini-FAQ : répartir les résidents le matin
Le tableau d’affectation est-il une obligation pour un EHPAD ?
Le taux d’encadrement suffit-il pour répartir les résidents ?
Le référent d’un résident suffit-il à assurer son suivi ?
Sources officielles
- DREES — étude qualitative sur les conditions de travail dans les EHPAD
- DREES — le taux d’encadrement dans les EHPAD
- HAS — repérage des risques de perte d’autonomie, volet EHPAD
- HAS — fiche-repère sur le projet personnalisé, volet EHPAD
- HAS — analyse des événements indésirables graves associés aux soins en EHPAD
- HAS — fiche sur les hospitalisations non programmées des résidents d’EHPAD
- Défenseur des droits — suivi des recommandations sur les droits fondamentaux des personnes âgées en EHPAD
- Légifrance — équipe pluridisciplinaire des EHPAD
- Légifrance — délégation de soins par l’infirmier
- Légifrance — liste des actes et soins pouvant être réalisés par les infirmiers
