Financement EHPAD : l’exercice est clos, le document de clôture est sur votre bureau et un poste de charges a dérapé. Par quelle ligne commencer, et quelles questions poser avant de rédiger l’explication des écarts ? Cet article suit l’ERRD, ou le compte administratif, poste par poste : charges de personnel, personnel extérieur et intérim, absentéisme et rotation, sections tarifaires, taux d’occupation. Il se termine sur le rapport financier et l’affectation du résultat.
Deux documents de clôture, une même question : d’où vient l’écart ?
Avant de chercher un poste qui dérape, situez votre exercice dans le contexte national. Le rapport du HCFEA sur les EHPAD indique qu’en 2023, la proportion d’Ehpad déficitaire était de 68 % contre 37 % en 2017.
Pour les seuls EHPAD publics, le même rapport relève que « 45,5 % des Ehpad publics avaient une CAF négative en 2023 (37,5 % en 2022) ». Le HCFEA en donne cette lecture : « Si un établissement présente une CAF négative, cela signifie qu’il ne peut pas financer ses investissements et doit recourir à l’emprunt ou à la subvention pour équilibrer son budget ». Les ratios eux-mêmes (CAF, fonds de roulement, besoin en fonds de roulement, trésorerie) font l’objet de notre article sur les ratios financiers de l’EPRD et de l’ERRD : ici, on part des lignes de charges.
Pour l’année suivante, le HCFEA cite la FHF, toujours pour les seuls EHPAD publics : « Selon les publications récentes de la FHF, la situation financière des Ehpad publics ne semble plus s’aggraver en 2024 et la part des établissements en déficit apparaît même en légère diminution ». Notre article sur l’enquête de la FHF sur les finances des EHPAD publics revient sur ce volet. Sur la période, le HCFEA constate qu’« à l’exception de l’année 2020, l’augmentation des recettes des établissements entre 2018 et 2023 est moins importante que l’augmentation de leurs charges ».
L’ERRD : ce que le code prévoit
Premier document possible, l’ERRD. À la clôture de l’exercice, il est établi un état réalisé des recettes et des dépenses, indique le code de l’action sociale et des familles, avec le cadre normalisé de l’état réalisé des recettes et des dépenses. Ce texte précise que l’état est établi pour l’ensemble des établissements et services inclus dans le contrat mentionné au IV ter de l’article L. 313-12 ou à l’article L. 313-12-2. Si vous hésitez sur le document que votre gestionnaire doit produire, interrogez votre autorité de tarification.
Côté contenu, l’ERRD comprend un compte d’emploi établi pour chaque compte de résultat, avec une annexe relative à l’activité réalisée et qui différencie, le cas échéant, les charges couvertes par les différents financeurs. Il comprend aussi le tableau des effectifs et des rémunérations, qui inclut les charges sociales et fiscales et le tableau de détermination et d’affectation du ou des résultats. Pour la logique des données d’activité côté prévisionnel, voir notre article sur l’annexe activité de l’EPRD.
L’ERRD comprend aussi un rapport financier et d’activité, qui porte sur l’exécution budgétaire de l’exercice considéré, sur l’activité et le fonctionnement des établissements et services, au regard notamment des objectifs du contrat mentionné au IV ter de l’article L. 313-12 ou à l’article L. 313-12-2 et sur l’affectation des résultats. Enfin, l’état est transmis à l’autorité de tarification au plus tard le 30 avril de l’année qui suit l’exercice auquel il se rapporte.
Le compte administratif : l’autre document de clôture
Le code prévoit un autre document de clôture : à la clôture de l’exercice, il est établi un compte administratif qui comporte notamment le compte de résultat de l’exercice et le bilan comptable propre à l’établissement ou au service et l’état des dépenses de personnel issu notamment de la déclaration annuelle des salaires. Il s’accompagne d’un rapport d’activité, dont le texte prévoit qu’il expose également, de façon précise et chiffrée, les raisons qui expliquent le résultat d’exploitation, notamment celles tenant à l’évolution des prix, à la politique de recrutement et de rémunération des personnels, à l’organisation du travail et à la politique d’amortissement des investissements. La méthode de lecture qui suit vaut pour l’un comme pour l’autre : elle part des postes, pas du formulaire.
Personnel, intérim, absentéisme : lire les charges poste par poste
Charges de personnel : le premier poste à interroger
Le HCFEA indique que les charges de personnel représentent près de 70 % des charges totales des établissements, et leur évolution a été plus rapide que les autres charges ces dernières années. Le document de clôture comprend, selon votre régime, le tableau des effectifs et des rémunérations ou l’état des dépenses de personnel.
- L’écart vient-il des effectifs rémunérés, des rémunérations, ou des charges sociales et fiscales qui figurent dans le même tableau ?
- Le poste concerné est-il couvert par un seul financeur, ou par plusieurs ? Pour l’ERRD, l’annexe d’activité le différencie, le cas échéant.
- L’écart est-il déjà visible dans votre suivi de l’année, ou n’apparaît-il qu’à la clôture ?
Personnel extérieur et intérim : la ligne qui se lit à part
Selon le HCFEA, d’après les ERRD de la CNSA, les charges de personnel extérieur ont globalement doublé entre 2017 et 2023, atteignant presque un milliard d’euros par an. Le même rapport, à partir des enquêtes de la DREES, relève sur l’intérim : alors qu’un tiers des Ehpad y avaient recours en 2015, un établissement sur deux est désormais concerné. Ces chiffres sont nationaux : ils ne disent rien de votre établissement.
Vos questions de lecture : pour quels postes et sur quelles périodes avez-vous fait appel à du personnel extérieur ? Cette dépense correspond-elle à des absences, à des postes vacants, ou à des départs ? Notre article sur l’intérim en EHPAD détaille le contexte du recours à l’intérim.
Absentéisme, vacance, rotation : les indicateurs pour expliquer
Pour objectiver ces tensions, la CNSA, sur l’ensemble des ESMS (et non les seuls EHPAD), retient dans son étude : « Trois indicateurs sont principalement considérés : le taux d’absence, le taux de vacance de poste et le taux de rotation. » Toujours pour l’ensemble des ESMS, la CNSA note que le taux d’absentéisme, qui avait augmenté significativement, de 11,5 % en 2019 à presque 13 % en 2020, revient en 2023 à son niveau d’avant-COVID.
Pour l’ensemble des établissements d’hébergement pour personnes âgées, le HCFEA, d’après l’enquête de la DREES, indique qu’en 2023, près d’un professionnel sur cinq travaillait dans son établissement depuis moins d’un an. Ces repères nationaux donnent un point de comparaison ; ce sont vos propres taux, issus de votre suivi RH, qui expliqueront votre écart. Notre article sur la collecte des données du tableau de bord de la performance précise comment ces indicateurs sont recueillis.
Sections tarifaires et taux d’occupation : rattacher chaque écart à un financeur
Le HCFEA décrit le forfait soins comme financé par la CNSA via les ARS, pour les soins médico-techniques et une partie des soins quotidiens (toilettes, habillage, etc.) des résidents. Le forfait dépendance est financé par les départements via l’APA, dont l’objectif est de prendre en charge l’accompagnement médico-social des résidents.
Avant d’attribuer un dépassement à une section, vérifiez par quelle section la charge a été imputée dans votre document de clôture.
Taux d’occupation : l’activité à rapprocher des charges
Pour l’ERRD, l’activité réalisée figure dans son annexe d’activité. Le HCFEA note pour l’ensemble des EHPAD : « Depuis 2019, on observe une baisse du taux d’occupation des places en Ehpad, qui ne s’élevaient plus qu’à 89 % en 2023. » Pour les seuls EHPAD publics, la FHF indique que le taux d’occupation moyen des Ehpad publics atteint 94,6 % en 2024, en progression de 1,5 point par rapport à 2022. Ces deux chiffres n’ont pas le même périmètre : ne les lisez pas comme une série.
La question utile est locale : le taux d’occupation réalisé de votre établissement est-il celui que votre budget supposait ? Pour suivre ces données en cours d’année, notre tableau de bord des KPI du directeur propose des repères.
Du constat à l’explication : rapport financier, déficit et affectation du résultat
Une fois les écarts repérés, voici une méthode de mise en forme, proposée par la rédaction.
- Rassemblez les pièces : tableau des effectifs et des rémunérations pour l’ERRD, état des dépenses de personnel pour le compte administratif.
- Isolez l’écart par poste : personnel salarié, personnel extérieur, charges sociales et fiscales.
- Rattachez chaque écart à sa section tarifaire et à son financeur.
- Rapprochez l’écart de l’activité : taux d’occupation, absentéisme, vacance de poste, rotation.
- Pour le compte administratif, rédigez l’explication à partir des motifs que cite le texte, sans s’y limiter : prix, recrutement et rémunération, organisation du travail, amortissement.
Pour le compte administratif, le texte ajoute : En cas de déficit, le rapport doit préciser les mesures qui ont été mises en oeuvre pour parvenir à l’équilibre et les raisons pour lesquelles celui-ci n’a pas été atteint. Préparez donc, poste par poste, ce qui a été engagé et ce qui n’a pas produit son effet.
Affecter le résultat
L’affectation vient en dernier. Pour l’ERRD, le code prévoit que « Le résultat est affecté dans le respect des modalités définies dans le contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens prévu au IV ter de l’article L. 313-12 ou à l’article L. 313-12-2 ». Relisez donc les modalités de votre contrat avant de proposer l’affectation, et reportez-vous à notre pilier sur le CPOM en EHPAD. L’ensemble des mécanismes de financement est détaillé dans notre pilier Financement EHPAD.
Perspectives : le tableau de bord de la performance, à côté de l’ERRD
Selon la présentation de l’ATIH au Conseil de l’âge, le tableau de bord de la performance vise notamment à « Mesurer l’efficacité (degré de réalisation des objectifs) et l’efficience (rapport ressources / résultats) », objectif relevé dans la présentation de la séance. Sur le rôle de pilotage, voir aussi la fiche consacrée à la fonction de directeur d’EHPAD.
La rédaction propose de retenir une méthode : un poste, un financeur, un indicateur d’activité, une explication.
Mini-FAQ : lire son document de clôture
Quelle différence entre l’ERRD et le compte administratif ?
Que doit contenir l’explication des écarts dans le rapport d’activité ?
Peut-on comparer le taux d’occupation de 2023 et celui de 2024 ?
Sources officielles
- HCFEA — rapport sur la transformation des EHPAD
- CNSA — absentéisme, vacance et rotation dans les ESMS
- HCFEA — séance du Conseil de l’âge sur le tableau de bord de la performance
- Légifrance — état réalisé des recettes et des dépenses
- Légifrance — affectation du résultat
- Légifrance — compte administratif
- Légifrance — rapport d’activité et explication du résultat
