Le tableau de bord EHPAD organise le pilotage quotidien du directeur, entre indicateurs RH, qualité, activité et budget : un socle réglementaire ancien, que l’intelligence artificielle vient aujourd’hui outiller sans en changer la finalité, ni en dispenser le jugement humain.
Fondamentaux : cadre réglementaire et état des lieux du pilotage en EHPAD
Le pilotage de la performance en établissement médico-social ne part pas d’une page blanche. L’outil de référence résulte d’une Conception par l’ANAP en collaboration avec les représentants du secteur à la demande conjointe du Ministère des Solidarités et de la santé et de la Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie, tel que le rappelle le document présenté au Conseil de l’âge du Haut Conseil de la famille, de l’enfance et de l’âge sur les données collectées du Tableau de bord ESMS. Le principe est celui d’une Obligation de renseignement du Tableau de bord pour 20 catégories d’ESMS PA/ PH, ce qui place directement les EHPAD dans le périmètre de la démarche. La fiabilité de la collecte a elle-même été renforcée : Passage du taux de remplissage obligatoire de 80% à 90%.
Cette obligation de reporting s’accompagne d’un encadrement propre à la protection des données : un Décret RGPD Traitement de données à caractère personnel Le décret encadre la collecte et la restitution du TDB, ce qui rappelle que ces indicateurs, souvent nominatifs à l’origine, restent soumis aux mêmes exigences que tout traitement de données personnelles. Sur le fond, l’esprit du dispositif reste inchangé depuis sa conception : il s’agit de Mesurer l’efficacité (degré de réalisation des objectifs) et l’efficience (rapport ressources / résultats).
Ce cadre s’inscrit dans une évolution structurelle du secteur. Les taux d’équipement en établissements pour personnes âgées étaient de 149 places pour 1 000 personnes âgées de 75 ans ou plus en 2001, de 120 places en 2013 et 2019, puis ont baissé à 107 places pour 1 000 personnes âgées en 2025. En 2025, les Ehpad représentent près de 80 % des équipements. Pour resituer ces données dans la trajectoire plus large du secteur, notre article consacré au nouveau format des panoramas de la DREES qui outillent le pilotage des établissements prolonge cette lecture.
Analyse approfondie : les indicateurs qui structurent le tableau de bord
Indicateurs d’activité et de démarche qualité
Le premier bloc d’indicateurs porte sur l’activité de l’établissement. Il inclut notamment le Taux d’occupation des lits ou places autorisés en accompagnement permanent, en hébergement temporaire, en accueil de jour, qui permet de suivre en continu le remplissage effectif des capacités autorisées. Ce suivi d’activité n’a de sens que rattaché à une organisation formalisée : le manuel d’évaluation de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux publié par la Haute Autorité de santé précise que L’ESSMS met en place une organisation pour assurer le pilotage de sa démarche qualité et gestion des risques. Le même référentiel s’appuie sur un texte du code de l’action sociale et des familles selon lequel Annexe 3-0 du CASF : [le gestionnaire] garantit la prise en compte des recommandations des bonnes pratiques professionnelles publiées par la Haute Autorité de santé par chaque professionnel du service et met en place une démarche continue d’amélioration de la qualité.
La qualité de vie au travail des équipes figure également parmi les leviers identifiés par la HAS, qui cite à ce titre une Note d’information N°DGCS/SD4B/2023/133 du 30 novembre 2023 relative à la mise en place de dispositifs de conciliation locale dans les établissements sociaux et médico-sociaux de la fonction publique hospitalière. Cette évaluation externe de la démarche qualité n’est pas ponctuelle : elle est réalisée Tous les 5 ans par des organismes évaluateurs indépendants accrédités par le COFRAC. Notre article sur la manière de préparer ses preuves en vue de la cotation HAS détaille la préparation de cette échéance, tout comme le pilier dédié à l’évaluation HAS en EHPAD dans son ensemble.
Indicateurs RH : les taux qui objectivent les tensions
Le second bloc, désormais central dans le pilotage des directions, concerne les ressources humaines. Le Tableau de bord distingue des Trois indicateurs principaux : Taux d’absentéisme Taux de vacance de poste Taux de rotation, complétés par un suivi du taux de présence et du taux de non-réponse des établissements eux-mêmes à l’enquête. Notre article détaillant les indicateurs RH rendus publics par décret et leur portée pour le pilotage des équipes prolonge cette lecture chiffrée.
| Indicateur RH | Évolution mesurée par le Tableau de bord ESMS |
|---|---|
| Taux d’absentéisme | Taux d’absentéisme : niveau de 2023 a retrouvé celui de 2018 (pic en 2020 et 2022 à 12,7 %) |
| Taux de vacance de poste | Taux de vacance de poste : hausse continue, de 1,7 % en 2017 à 4,1 % en 2023 |
| Taux de rotation | Taux de rotation : en augmentation, de 19,9 % en 2018 à 25,6 % en 2023 |
| Taux de présence | Taux de présence : en légère baisse, de 87,1 % en 2017 à 85 % en 2023 |
Ces évolutions doivent être lues avec la fiabilité propre à l’enquête elle-même en tête : Le taux de non-réponse au moment de la collecte des données est d’environ 15 % chaque année. Après redressement et imputation des données manquantes, le taux est ramené en-dessous de 5 %. Un niveau de non-réponse dont la correction reste transparente, ce qui conforte la solidité des tendances présentées ci-dessus.
Impact concret par profil métier
Le directeur et l’équipe de direction : arbitrer budget et activité
Pour le directeur, le tableau de bord se lit d’abord à l’aune du financement de l’établissement. Le décret du 21 décembre 2016 met en œuvre la réforme de la tarification en EHPAD prévue par la loi relative à l’adaptation de la société au vieillissement. L’allocation budgétaire est désormais forfaitaire pour la section soin et la section dépendance. Cette architecture tarifaire, qui distingue les enveloppes soin et dépendance, rend le pilotage des indicateurs d’activité et de charge en soins directement structurant pour la négociation budgétaire. Notre pilier consacré au financement des EHPAD et à l’articulation des enveloppes budgétaires et notre article sur la manière de transformer le CPOM en levier de démarche qualité prolongent cette entrée par le pilotage budgétaire, tout comme le pilier dédié au management en EHPAD dans sa globalité.
Le cadre de santé, l’IDEC et la fonction qualité
Pour les fonctions qualité, ce pilotage se prolonge dans l’organisation même de l’établissement. Le fait que « l’ESSMS met en place une organisation pour assurer le pilotage de sa démarche qualité et gestion des risques » ne relève pas d’une simple recommandation : c’est une exigence du référentiel d’évaluation, dont la préparation documentaire mobilise directement les outils de gestion documentaire de l’établissement, un sujet que notre article consacré à la gestion documentaire, à la GED et à l’archivage en EHPAD développe plus longuement.
Les fonctions RH et les équipes soignantes
Côté ressources humaines, les trois indicateurs de tension — absentéisme, vacance de poste, rotation — servent moins à sanctionner qu’à objectiver une charge de travail ressentie au quotidien. Le suivi du taux de non-réponse des établissements renforce la crédibilité de ces données en dialogue social interne.
Mise en œuvre : étapes et calendrier du pilotage
Sur le plan opérationnel, le pilotage par indicateurs suit un rythme balisé. La collecte annuelle du Tableau de bord ESMS obéit à un seuil de qualité renforcé (de 80% à 90%), tandis que l’évaluation externe de la démarche qualité intervient Tous les 5 ans par des organismes évaluateurs indépendants accrédités par le COFRAC. Entre ces deux échéances, l’établissement organise son suivi interne : un système d’information fiable conditionne la qualité des remontées. Notre pilier consacré au choix d’un logiciel EHPAD et du dossier usager informatisé détaille ce socle technique.
Le traitement de ces données appelle une vigilance particulière : le Décret RGPD Traitement de données à caractère personnel Le décret encadre la collecte et la restitution du TDB. En pratique, cela signifie que la collecte des indicateurs RH nominatifs, la restitution aux tutelles et l’archivage des données doivent s’inscrire dans une gouvernance documentée, articulée avec la politique de sécurité des systèmes d’information de l’établissement.
Perspectives : ce que l’intelligence artificielle peut apporter au pilotage EHPAD
L’intelligence artificielle s’invite désormais dans les outils de pilotage, mais sous un cadre précis fixé par la Haute Autorité de santé. Le guide de premières clés d’usage de l’intelligence artificielle générative en santé en résume la démarche en quatre temps : Apprendre – Vérifier – Estimer – Communiquer. Il a été adopté par le Collège de la HAS le 23 octobre 2025.
Concrètement, ces systèmes « peuvent être utilisés pour générer, par exemple : des transcriptions de conversations captées lors des consultations ; des pré-remplissages de formulaires administratifs ; des traductions de textes et d’audios pour des personnes non francophones ». Autant d’usages qui touchent directement la charge administrative pesant sur les équipes : « ces systèmes peuvent être une opportunité pour diminuer la charge administrative des professionnels, leur libérer du temps à dédier aux soins et à l’accompagnement des personnes, améliorer leur qualité de vie au travail, renforcer la pertinence des outils qu’ils utilisent et favoriser la qualité de leurs pratiques ».
Un EHPAD n’est pas certifié : il est évalué, selon le référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS, et à un rythme fixe — Tous les 5 ans par des organismes évaluateurs indépendants accrédités par le COFRAC. Mais le dispositif voisin, celui de la certification des établissements de santé, en dit long sur la direction que prend le régulateur. Le référentiel de certification pour la qualité des soins mis à jour par la HAS — qui s’applique aux hôpitaux et aux cliniques, et non aux établissements médico-sociaux — y crée un critère selon lequel Critère 3.4-06 L’établissement utilise des systèmes d’intelligence artificielle sans finalité médicale pour améliorer son organisation. Ce même critère attend de l’établissement de santé qu’l’établissement organise et pilote leur usage dans le respect du règlement européen 2024/1689 établissant des règles harmonisées concernant l’intelligence artificielle. Sur le plan opérationnel, elle y attend aussi que l’établissement a un processus de contrôle qualité des dispositifs médicaux numériques à usage professionnel faisant appel à un système d’intelligence artificielle impliquant leur supervision humaine en situation réelle d’utilisation.
Aucun de ces critères n’est opposable à un EHPAD aujourd’hui. Ce que son propre référentiel lui demande, c’est que « l’ESSMS met en place une organisation pour assurer le pilotage de sa démarche qualité et gestion des risques ». — une exigence d’organisation dans laquelle un outil d’IA se range, sans jamais s’y substituer. Ces garde-fous n’empêchent pas des usages plus anciens et spécifiques d’exister aux marges du soin : Paro® est un robot émotionnel d’assistance thérapeutique qui a fait l’objet de nombreuses études et publications scientifiques. Il est pris en charge par certains systèmes d’assurance santé à l’étranger. En France, il ne figure pas dans la liste des produits qui peuvent être remboursés par l’Assurance maladie. Le financement de la transformation numérique du secteur, lui, s’est appuyé sur un effort public dédié : le Ségur du numérique en santé a représenté un levier déterminant, puisque Ce dernier a attribué 630 millions d’euros au secteur social et médico-social afin d’accélérer sa transformation numérique et de parfaire la qualité des systèmes d’information déployés dans les ESSMS. Le traitement de ces données reste par ailleurs encadré par un cadre CNIL antérieur, puisque la HAS renvoie elle-même à un Référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en oeuvre dans le cadre de l’accueil, l’hébergement et l’accompagnement social et médico-social des personnes âgées, des personnes en situation de handicap et de celles en difficulté.
Pour les directions qui souhaitent structurer ces usages, nos articles sur le cadre d’usage sécurisé de l’IA générative pour les transmissions en EHPAD et sur le cadre juridique applicable aux comptes rendus produits avec l’appui de l’IA générative détaillent la mise en œuvre concrète, en complément du pilier consacré à l’intelligence artificielle en EHPAD dans son ensemble.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que le Tableau de bord de la performance en EHPAD ?
L’intelligence artificielle remplace-t-elle le pilotage humain du directeur ?
Quels indicateurs RH un directeur doit-il surveiller en priorité ?
Sources officielles
- HCFEA — présentation des données collectées du Tableau de bord ESMS devant le Conseil de l’âge
- HCFEA — présentation de données complémentaires sur les ressources humaines des Ehpad
- HAS — manuel d’évaluation de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux
- HCFEA — rapport sur les lieux de vie et d’attentions en Ehpad
- HAS — guide de premières clés d’usage de l’intelligence artificielle générative en santé
- HAS — référentiel de certification des établissements de santé pour la qualité des soins
- HAS — rapport d’analyse prospective sur les robots sociaux
- HAS — guide pour élaborer le projet personnalisé d’accompagnement dans le dossier usager informatisé
- HAS — guide méthodologique pour recueillir le point de vue des personnes accueillies en EHPAD
- ANFH — plan d’actions régional de formation en Occitanie
