Cotation HAS EHPAD : la visite d’évaluation ne se gagne pas sur place, elle se prépare en amont, dossier par dossier. En France, la qualité des 40 000 établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) est obligatoirement évaluée tous les 5 ans — un total avancé par le bilan de la première année du dispositif (2023) —, et c’est au directeur d’organiser, avec l’équipe qualité, la constitution des preuves qui seront examinées critère par critère. Ce guide détaille le système de cotation du référentiel HAS et les preuves à réunir avant l’arrivée des évaluateurs.
Fondamentaux — le cadre de l’évaluation et son rythme
Le cadre réglementaire de l’évaluation qualité est fixé au niveau national. Le décret du 12 novembre 2021 a fixé un nouveau rythme quinquennal des évaluations, selon une programmation pluriannuelle arrêtée par les autorités de tarification et de contrôle (ATC) et ajustée au 31 décembre de chaque année. Concrètement, la première programmation pluriannuelle des évaluations s’étale du 1er juillet 2023 au 31 décembre 2027 : chaque EHPAD sait, via cette programmation, la fenêtre dans laquelle sa visite doit intervenir. Pour en maîtriser le déroulé complet, notre guide complet de l’évaluation HAS en EHPAD détaille les étapes, du dépôt du dossier à la publication du rapport.
Le référentiel commun applicable à tous les ESSMS structure l’évaluation en trois volets. 1 référentiel commun 3 chapitres (la personne, les professionnels et l’ESSMS), 157 critères dont 18 impératifs — une architecture que le guide de la certification EHPAD reprend dans le détail. Ce sont ces 18 critères impératifs qui concentrent l’attention du directeur, puisqu’ils déclenchent des obligations spécifiques en cas de cotation insuffisante. La mise en œuvre du dispositif repose sur un réseau d’organismes tiers : 117 organismes évaluateurs autorisés (fin 2023) à réaliser des évaluations intervenaient sur le terrain.
Le déploiement du dispositif progresse chaque année. Au 31 décembre 2024 (cumulé 2023-2024), 10015 structures ont été évaluées soit 22% des ESSMS immatriculés dans le répertoire FINESS et soumis à l’obligation de réaliser une évaluation. Un rythme qui confirme que la majorité des établissements, dont beaucoup d’EHPAD, ont encore leur visite à préparer d’ici la fin du cycle. Le bilan HAS 2025 et ses priorités pour le directeur d’EHPAD permet de suivre cette montée en charge.
Analyse approfondie — comment le référentiel est coté
Chaque chapitre du référentiel est évalué par une méthode dédiée, avec un objectif précis. Le « Chapitre 1 : la personne » du référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS est évalué au travers de la méthode de « l’accompagné traceur ». Cette méthode est centrée sur l’expression de la personne sur son accompagnement et se matérialise par un entretien avec une personne accompagnée, suivi d’un entretien avec le ou les professionnels qui l’accompagnent au quotidien. Particularité importante pour l’équipe : la personne s’exprimant sur son accompagnement, aucun élément de preuve n’est attendu à l’appui de ses réponses.
Le « Chapitre 2 : les professionnels » du référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS est évalué au travers de la méthode du « traceur ciblé ». Cette méthode est centrée sur l’entretien avec les professionnels pour évaluer la mise en œuvre réelle d’un processus sur le terrain et sa maîtrise — l’évaluateur ne se contente donc pas de lire une procédure écrite, il vérifie qu’elle est appliquée. Le critère HAS qui exige des procédures écrites éclaire ce que les équipes doivent pouvoir démontrer en entretien.
Le troisième chapitre boucle l’évaluation au niveau organisationnel. Le « Chapitre 3 : l’ESSMS » du référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS est évalué au travers de la méthode de « l’audit système ». C’est aussi le chapitre le mieux coté au niveau national à l’issue de la première année du dispositif : le chapitre 3, coté en moyenne à 3,61, est évalué selon la méthode de l’audit système, signe qu’à ce stade les processus organisationnels étaient globalement mieux maîtrisés que l’expression individuelle des résidents ou la démonstration terrain des professionnels.
| Chapitre du référentiel | Méthode d’évaluation | Ce qu’elle examine |
|---|---|---|
| Chapitre 1 — La personne | Accompagné traceur | Entretien avec une personne accompagnée, suivi d’un entretien avec le ou les professionnels qui l’accompagnent au quotidien |
| Chapitre 2 — Les professionnels | Traceur ciblé | Entretien avec les professionnels pour évaluer la mise en œuvre réelle d’un processus sur le terrain et sa maîtrise |
| Chapitre 3 — L’ESSMS | Audit système | Processus organisationnels de l’établissement — cotation moyenne nationale de 3,61 sur 4 (bilan de la 1re année du dispositif) |
Le calcul de la note obéit à une règle simple, appliquée à chaque niveau du référentiel. À chaque niveau de calcul (critère, objectif, thématique, chapitre), la cotation est toujours ramenée à une note entre 1 et 4. C’est cette échelle unique, du critère jusqu’au chapitre, qui donne au directeur une lecture cohérente de ses marges de progrès, résumée dans le bilan HAS 2025 sur les critères qualité en EHPAD.
Impact concret par profil métier
Pour le directeur. C’est lui qui porte les suites d’une cotation insuffisante sur un critère impératif. L’ESSMS doit, pour tout critère impératif coté à 1, 2 ou 3, présenter un plan d’action spécifique qu’il adressera à son ou ses autorités. Ce plan d’action engage directement la fiche de poste du directeur, décrite dans notre fiche métier Directeur d’EHPAD. En parallèle, le rapport est automatiquement généré par la plateforme Synaé à partir des éléments saisis par les intervenants de l’organisme et les observations rédigées par l’ESSMS : le directeur a donc intérêt à préparer en amont les observations qu’il souhaite voir figurer au rapport.
Pour le responsable qualité. Sa mission est de bâtir la liste des personnes accompagnées présentée aux évaluateurs. Il identifie une liste de personnes accompagnées aux profils et aux parcours diversifiés (nombre au moins égal au double du nombre d’« accompagné traceur » prévu), puis la transmet selon un calendrier strict : au plus tôt deux semaines avant et au plus tard le jour de la visite d’évaluation, l’ESSMS propose aux intervenants de l’organisme cette liste. Il doit aussi organiser l’accès aux dossiers : la consultation des documents comportant des données à caractère personnel se fait sur site, en présence d’un professionnel de l’ESSMS, et dans le respect des principes du règlement général sur la protection des données (RGPD).
Pour l’IDEC et les professionnels de soin. Ce sont eux qui portent l’entretien professionnel de l’accompagné traceur. Il s’agit d’analyser avec le ou les professionnels qui accompagnent la personne au quotidien les différents éléments d’investigation identifiés au chapitre 1 du référentiel. Ils sont également mobilisés sur le traceur ciblé, où l’évaluateur cherche à vérifier, en entretien, la maîtrise réelle d’un processus plutôt que sa seule formalisation écrite.
Pour les équipes et les instances représentatives. Le conseil de la vie sociale est lui aussi directement sollicité. Lors de l’entretien avec les membres du CVS, une grille d’évaluation est complétée par l’intervenant qui cote chaque élément d’évaluation sur la base de la grille d’entretien prévue à cet effet. Préparer les membres du CVS à cet entretien fait donc partie intégrante de la démarche qualité pilotée par le directeur, au même titre que le CPOM comme levier de la démarche qualité.
Mise en œuvre — constituer son dossier de preuves avant la visite
Premier réflexe : calibrer le nombre de séquences d’accompagné traceur à la taille de votre établissement. Il est attendu un minimum de 3 séquences « accompagné traceur » pour les ESSMS de petite taille, à savoir un ESSMS dont la capacité autorisée est inférieure à 30 places. Si votre EHPAD compte plusieurs sites, la règle change : en cas d’évaluation d’un ESSMS multisites, il convient de prendre en compte la capacité autorisée de l’ESSMS et de réaliser au moins une séquence minimum « accompagné traceur » sur chacun des sites. Ce point de vigilance rejoint les priorités identifiées par le bilan HAS 2025 pour les directeurs.
- Constituer, avec le responsable qualité, la liste des personnes accompagnées aux profils diversifiés, en nombre double de celui attendu, prête à être transmise dans la fenêtre des deux semaines précédant la visite.
- Vérifier que chaque critère impératif dispose d’une preuve documentaire mobilisable sur site, consultable dans le respect du RGPD et en présence d’un professionnel.
- Anticiper, pour chaque critère impératif potentiellement fragile, l’ébauche d’un plan d’action destiné à l’autorité de tarification et de contrôle.
- Préparer les membres du conseil de la vie sociale à l’entretien qui leur sera consacré.
- Sensibiliser les professionnels référents à l’entretien qui suit celui de la personne accompagnée, sur les éléments d’investigation du chapitre 1.
Cette préparation n’est pas un détail : c’est le principal point faible relevé sur le terrain. Un manque de préparation des ESSMS, notamment sur la préparation des éléments de preuve permettant de corroborer les éléments recueillis lors des entretiens (14%) figure parmi les difficultés recensées par les évaluateurs eux-mêmes. Autre signal à corriger, déjà observé lors de la première année du dispositif : plus de 80% des évaluations s’appuient sur le seuil minimum de 3 accompagnés traceurs, et ce indépendamment de la capacité d’accueil des structures — un seuil plancher que les grands établissements ont intérêt à dépasser pour donner aux évaluateurs une image représentative de l’accompagnement réel.
Sur le volet formel, deux réflexes évitent les mauvaises surprises au moment du rapport. Le rapport d’évaluation présente pour chacun des objectifs et critères du référentiel d’évaluation la cotation retenue lors de la visite d’évaluation, ainsi que les observations faites, et le rapport d’évaluation présente un récapitulatif de la cotation et des observations faites pour les critères dits impératifs du référentiel d’évaluation. Enfin, sachez que la procédure interne des évaluateurs se déclenche automatiquement en cas de cotation basse : lorsque, au cours de l’évaluation, les intervenants de l’organisme cotent un ou plusieurs critères impératifs à 1, 2 ou 3, ils ont l’obligation de compléter un formulaire « critère impératif » dans Synaé, pour chacun de ces critères.
Perspectives
Le premier cycle d’évaluation se poursuit jusqu’à fin 2027, et la montée en charge reste progressive : la majorité des EHPAD ont encore leur visite devant eux. Un indicateur va dans le sens d’une meilleure maîtrise du référentiel par les établissements accompagnés : en 2025, le recours à la cotation NC poursuit sa tendance à la baisse, la moyenne passe de 2,8 critères NC par évaluation en 2024 à 1,8 en 2025, signe que les ESSMS parviennent à mieux qualifier leur situation sur chaque critère plutôt que de le déclarer non concerné. Le contenu du prochain référentiel, en cours de révision, n’est pas encore arrêté à ce stade ; les pistes évoquées par les acteurs du secteur sont détaillées dans notre article sur les pistes pour le prochain référentiel HAS ESSMS.
Questions fréquentes
Combien de séquences d’accompagné traceur un petit EHPAD doit-il prévoir ?
Que se passe-t-il si un critère impératif est coté en dessous du seuil ?
Faut-il fournir une preuve documentaire pour l’entretien avec la personne accompagnée ?
Sources officielles
- Haute Autorité de Santé — Évaluation des ESSMS : référentiel et manuel d’évaluation
- Haute Autorité de Santé — Bilan annuel 2023 du dispositif d’évaluation de la qualité des ESSMS
- Haute Autorité de Santé — Bilan annuel 2024 du dispositif d’évaluation de la qualité des ESSMS
- Haute Autorité de Santé — Bilan annuel 2025 du dispositif d’évaluation de la qualité des ESSMS
