CVS : la HAS veut mieux préparer les représentants des personnes et des familles

Les membres du CVS sont au cœur d’un appel à candidatures publié par la Haute Autorité de santé, pour un groupe de travail consacré à un futur document qui leur sera destiné. Pour un EHPAD, l’occasion est bonne de faire le point sur ce que le manuel d’évaluation prévoit déjà pour la rencontre avec le conseil de la vie sociale.

Les faits

Le projet tient en deux phrases de la page de l’appel à candidatures de la HAS. La première pose le cadre : la HAS met en place un groupe de travail dans le but d’élaborer un document destiné aux membres du conseil de la vie sociale (CVS) en qualité de représentants soit des personnes accompagnées, soit de leur famille. La seconde fixe l’objectif du futur document, au futur de l’indicatif : « L’objectif de ce document sera de faire comprendre les enjeux de l’évaluation de la qualité et de mieux préparer les membres des CVS à l’échange avec les évaluateurs. ».

L’EHPAD n’apparaît dans l’appel que comme un exemple de structure, au même titre que d’autres types d’établissements et de services. Parmi les informations attendues des candidats, la page demande le type de structure dans lequel vous êtes impliqué, en tant que professionnel ou non (ex. : IME, EHPAD, CHRS, SAD, etc.). Lecture du média : un EHPAD peut donc s’y reconnaître parmi d’autres types de structures.

Le calendrier, tel que la page de l’appel le présente, se lit ainsi :

Clôture : Clôture de l’appel le 8 novembre 2026.
Présélection : « Si votre candidature nous intéresse, vous recevrez avant fin novembre un message vous indiquant votre présélection, avec un lien d’accès au site DPI-SANTÉ pour remplir une déclaration d’intérêts. »
Première réunion : « Le groupe de travail se réunira dans les locaux de la HAS, 5 avenue du Stade-de-France à Saint-Denis (en Seine-Saint-Denis – 93), le 8 décembre 2026, de 10 h à 17 h environ (les horaires sont susceptibles de varier). »
Deuxième réunion : « Une deuxième réunion sera organisée, à distance cette fois, début 2027 pour une durée plus courte. »
Fin des travaux : « La fin des travaux est prévue au 1er trimestre 2027. »

Le document reste donc à élaborer. Cet article ne décrit pas son contenu : il s’en tient à l’objectif annoncé par la HAS, au cadre qui existe déjà et à ce que cela peut changer, par lecture du média, dans la vie d’un EHPAD. Pour le fonctionnement général de l’instance, le guide complet du conseil de la vie sociale en EHPAD reste la référence du site.

Qui peut candidater et comment

La page de l’appel décrit plusieurs profils attendus. Elle cite d’abord des membres de CVS qui représentent les personnes accompagnées ou leur famille et qui ont l’expérience récente d’une évaluation de la qualité (moins de 4 ans) ; éventuellement d’anciens membres d’un CVS, puis « Des membres de CVS qui représentent les personnes accompagnées ou leur famille et qui n’ont pas cette expérience mais ont un intérêt pour le sujet. » Une expérience récente d’évaluation n’est donc pas exigée de tous les élus candidats.

La page attend aussi des membres des équipes de direction des ESSMS, ou d’autres professionnels, qui ont l’expérience d’une évaluation de la qualité (moins de 4 ans), ainsi que des évaluateurs de la qualité et des professionnels qui appuient les ESSMS dans leurs démarches d’amélioration de la qualité. Un directeur ou un responsable qualité d’EHPAD peut se reconnaître dans le profil des équipes de direction : c’est une lecture du média, qui rapproche le texte de la réalité d’un établissement.

Côté mission, selon la même page, la mission du groupe de travail est d’identifier les besoins d’information des membres des CVS présents en qualité de représentants des personnes accompagnées ou de leur famille, de partager les expériences de terrain, de prendre part aux réflexions et aux débats lors des réunions, de relire et d’amender les propositions de texte de la HAS et de suggérer des personnes susceptibles de relire les travaux.

Pour candidater, la démarche passe par un courriel, en mettant impérativement « Groupe de travail CVS » en objet du message. La suite de la procédure, avec la présélection et la déclaration d’intérêts, figure dans le calendrier ci-dessus.

Deux précisions concernent les candidats. D’abord, les candidats non retenus seront invités à participer à la relecture du document avant sa publication. Ensuite, la participation aux réunions est indemnisée à hauteur de 2 vacations par journée dont le montant est actuellement fixé à 90 € bruts (soit 180 euros bruts / journée entière).

Un article du site revient sur un précédent appel de la HAS sur l’expression et la participation, pour qui souhaite situer cette démarche.

Ce que l’évaluateur attend déjà de la rencontre avec le CVS

Le futur document reste à élaborer, mais la rencontre avec le CVS figure déjà dans le manuel d’évaluation de la qualité des ESSMS. Une fiche, intitulée « Guide d’entretien avec les membres du CVS », lui est consacrée. Le manuel précise que cette fiche s’applique uniquement aux ESSMS qui ont l’obligation de mettre en place un CVS (article D311-3 du CASF).

Le manuel liste ce que la rencontre avec les membres du CVS doit permettre d’apprécier chez le conseil. La fiche en énumère cinq :

Son engagement en qualité de partenaire dans le développement de la qualité de l’accompagnement des personnes accueillies
Son rôle dans la promotion de l’expression et la dynamique de participation des personnes accompagnées dans l’ESSMS
Son implication dans l’ESSMS et le recueil de son avis sur les évolutions proposées dans le fonctionnement / l’organisation de la structure
Sa possibilité d’émettre des propositions sur toute question intéressant le fonctionnement de l’ESSMS
La bonne circulation des informations.

Le manuel distribue ensuite les rôles. Du côté de l’évaluateur, il revient à l’intervenant d’apprécier le niveau d’implication réelle du CVS, sa capacité à se mobiliser, ses éventuelles difficultés de fonctionnement. Du côté des élus, le manuel ajoute qu’il appartient aux membres du CVS de se mobiliser en amont de la visite d’évaluation pour recueillir l’expression du plus grand nombre des personnes qu’ils représentent, sur les critères qui feront l’objet de l’entretien.

L’établissement a aussi sa part. Le manuel écrit : « Dans le cadre des auto-évaluations, l’ESSMS peut rechercher avec les représentants du CVS les actions d’amélioration à mettre en place pour favoriser leur participation à la vie de la structure. » Il précise par ailleurs que les critères à investiguer font l’objet d’une grille d’évaluation dédiée dans Synaé.

Le manuel reproduit, dans cette fiche, des questions adressées aux élus. L’une d’elles : « Comment récoltez-vous les questions des personnes que vous représentez ? » Pour le déroulé d’ensemble de l’évaluation, le guide de l’évaluation HAS en EHPAD détaille la méthode, et un autre article porte sur la façon de préparer l’entretien soignant de l’accompagné traceur.

Mise en perspective : le cadre du conseil de la vie sociale

Reste à savoir quels établissements sont concernés. Le manuel renvoie à l’article du CASF consacré au CVS, que l’on peut lire sur Légifrance, dans le Code de l’action sociale et des familles. Le texte prévoit : « Le conseil de la vie sociale est mis en place lorsque l’établissement ou le service assure un hébergement ou un accueil de jour continu ou une activité d’aide par le travail au sens du premier alinéa de l’article L. 344-2 ».

Un EHPAD, qui assure un hébergement, entre dans ce cas. Il s’agit d’une lecture du média : le texte vise l’établissement ou le service, sans désigner un type de structure.

Le même article prévoit des exceptions : « Il n’est pas obligatoire lorsque l’établissement ou service accueille majoritairement des mineurs de moins de onze ans, des personnes relevant majoritairement du dernier alinéa de l’article D. 311-9 ainsi que dans les lieux de vie et d’accueil relevant du III de l’article L. 312-1 ». Et il ajoute : « Lorsque le conseil de la vie sociale n’est pas mis en place, il est institué toute autre forme de participation. »

Cette règle éclaire le périmètre de la fiche du manuel ; elle ne renseigne pas sur le contenu du futur document. Pour les établissements où le conseil peine à se constituer, l’article du site sur le conseil de la vie sociale sans candidats en EHPAD propose des pistes de terrain.

Impact concret par profil métier

Les pistes qui suivent sont des lectures du média, que ni la page de l’appel ni le manuel ne formulent.

Directeur d’EHPAD

Première piste de travail : informer les élus du CVS de l’existence de l’appel, puis décider si l’établissement souhaite proposer un profil. La page cherche notamment des membres des équipes de direction des ESSMS, ou d’autres professionnels, qui ont l’expérience d’une évaluation de la qualité (moins de 4 ans). Une lecture de gestion consiste à examiner, au regard de la clôture, qui dans l’équipe pourrait se libérer pour les réunions.

Responsable qualité

Une piste de travail : relire la fiche du manuel consacrée au CVS et la rapprocher de ce que l’établissement documente déjà. Le manuel écrit : « Dans le cadre des auto-évaluations, l’ESSMS peut rechercher avec les représentants du CVS les actions d’amélioration à mettre en place pour favoriser leur participation à la vie de la structure. » C’est une porte d’entrée naturelle pour associer les élus à la démarche qualité. Les fiches de la HAS pour recentrer l’évaluation et les rapports d’évaluation publiés sur Qualiscope peuvent compléter cette préparation.

Animateur ou référent du CVS

La lecture suivante est celle du média. Le manuel indique qu’il appartient aux membres du CVS de se mobiliser en amont de la visite d’évaluation pour recueillir l’expression du plus grand nombre des personnes qu’ils représentent, sur les critères qui feront l’objet de l’entretien. Piste de travail pour la personne qui soutient le conseil : proposer aux élus des temps simples pour recueillir ces paroles. L’article du site sur la façon de recueillir le point de vue des usagers fournit des idées de méthode.

Élus du CVS

Pour les représentants des résidents et des familles, plusieurs pistes se dégagent, toujours en lecture du média. Lire la fiche du manuel qui les concerne permet de savoir ce que l’évaluateur apprécie. Ensuite, avec ou sans expérience récente d’une évaluation, ils peuvent vérifier s’ils entrent dans l’un des profils attendus par l’appel. Enfin, la page de l’appel indique que les candidats non retenus seront invités à relire le document avant sa publication : c’est, pour le média, une autre façon de contribuer.

Perspectives

Côté calendrier, la page de l’appel indique : « La fin des travaux est prévue au 1er trimestre 2027. » Elle ne donne pas de date de publication du document. Une piste de travail pour l’établissement consiste à utiliser la fiche du manuel, qui existe déjà, comme base de préparation avec les élus.

À suivre aussi : la parution du document, dont l’objectif sera de faire comprendre les enjeux de l’évaluation de la qualité et de mieux préparer les membres des CVS à l’échange avec les évaluateurs. Il faudra alors comparer ce texte avec les pratiques de l’établissement : une lecture de gestion, que la HAS ne formule pas.

Questions fréquentes

Le document destiné aux membres du CVS est-il déjà disponible ?

Pas à ce stade : la page de l’appel indique que la HAS met en place un groupe de travail dans le but d’élaborer un document destiné aux membres du conseil de la vie sociale (CVS) en qualité de représentants soit des personnes accompagnées, soit de leur famille. Le calendrier est détaillé dans le corps de l’article.

Que peuvent faire les candidats non retenus ?

Selon la page de l’appel, les candidats non retenus seront invités à participer à la relecture du document avant sa publication.

Que doit faire un CVS avant la visite d’évaluation ?

D’après le manuel de la HAS, il appartient aux membres du CVS de se mobiliser en amont de la visite d’évaluation pour recueillir l’expression du plus grand nombre des personnes qu’ils représentent, sur les critères qui feront l’objet de l’entretien.

Sources officielles