Quels indicateurs d’équipe EHPAD afficher en salle de transmissions pour que les soignants les lisent, les comprennent et s’en servent ? Cet article passe en revue les repères RH, les exigences d’évaluation et les constats de terrain disponibles, avant de proposer une méthode pour choisir et présenter quelques indicateurs. La sélection et la mise en forme décrites plus bas sont des propositions de la rédaction, pas des règles.
Sommaire
Absentéisme EHPAD, AT-MP, vacance : les repères nationaux et leur périmètre
Avant d’afficher quoi que ce soit, il faut savoir d’où viennent les chiffres. L’IGAS écrit, dans un rapport consacré aux données RH du secteur social : « le tableau de bord de la performance collecté par l’ATIH permet de disposer en fin d’année N+1 d’informations sur les taux d’ETP vacants et de rotation des personnels au cours de l’année N ». La CNSA exploite les données du tableau de bord de la performance médico-sociale (TDBMS) dans sa publication sur l’absentéisme, la vacance et la rotation, sur l’année 2023, avec les EHPAD distingués des autres établissements et services.
Sur l’absentéisme EHPAD, la CNSA relève qu’« en 2023, les taux d’absentéisme sont significativement plus élevés dans les établissements (11,8 % dans les établissements pour personnes en situation de handicap, 11,4 % dans les EHPAD) que dans les services (9,4 % dans les services pour personnes en situation de handicap) ».
Les arrêts liés aux accidents du travail et maladies professionnelles (AT-MP) sont mesurés de deux façons différentes. Sur l’ensemble des ESMS suivis, les absences catégorisées AT-MP « comptent pour 16 % du nombre total de jours d’absences en ESMS en 2023 ». Pour les EHPAD, la CNSA précise qu’« en EHPAD et dans les services multi-clientèle, les AT-MP contribuent pour plus de 18 % des absences, alors que dans les services pour personnes en situation de handicap, ce même motif justifie moins de 5 % des absences ». De son côté, l’IGAS écrit dans son rapport sur l’attractivité des métiers de l’autonomie : « Dans le grand âge, deux catégories d’établissements ressortent : les Ehpad, avec une fréquence d’accidents du travail de 79,7 ‰ salariés et un taux de gravité de 2 ‰ en 2023 ». Ces deux mesures ne se superposent pas : l’une porte sur la part des absences, l’autre sur une fréquence d’accidents.
Pour la vacance de poste, la CNSA indique, sur l’ensemble des ESMS suivis, que le taux « continue sa progression, passant de 2,1 % à 4,5 % en moyenne entre 2017 et 2023 ». Pour les EHPAD seuls : « Le taux de vacance en EHPAD (4,1 %) se trouve légèrement en dessous de la moyenne sur tous les ESMS (4,5 %) ». À propos de la rotation des personnels, elle écrit : « Dans les EHPAD, cette forte hausse survient un an plus tard, entre 2021 et 2022 : leur taux de rotation passe de 23,1 % à 25,1 % ».
Ces repères décrivent l’ensemble des EHPAD, tous statuts confondus, et les plus récents portent sur 2023. La rédaction suggère de les lire comme un contexte national, non comme une valeur cible pour votre établissement. Le suivi interne reste à construire à votre échelle, avec les repères sur le rapport social unique et la réflexion sur l’affichage des indicateurs RH comme points d’appui.
Côté droit, le Code du travail pose le cadre général : « L’employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs ». Le texte ajoute que « Ces mesures comprennent : 1° Des actions de prévention des risques professionnels, y compris ceux mentionnés à l’article L. 4161-1 ; 2° Des actions d’information et de formation ; 3° La mise en place d’une organisation et de moyens adaptés ». Ce texte vise l’employeur de façon générale. La rédaction le cite comme cadre de la prévention, et non comme fondement d’un affichage particulier ; pour la démarche d’évaluation des risques, voir notre méthode pour bâtir le document unique, et le texte sur Légifrance pour sa version en vigueur.
Ce que la HAS évalue et recommande : pilotage, information, analyse en équipe
Le manuel d’évaluation de la qualité des ESSMS fait vérifier, en entretien avec l’établissement, que « L’ESSMS met en place une organisation pour assurer le pilotage de sa démarche qualité et gestion des risques ». Il fait aussi vérifier que « L’ESSMS communique régulièrement sur sa démarche d’amélioration continue de la qualité et gestion des risques auprès de l’ensemble des parties prenantes ». Le texte parle de l’ensemble des parties prenantes ; la rédaction suggère d’y compter les équipes de soins. Pour le détail de la démarche, voir notre guide de l’évaluation HAS en EHPAD.
Sur la forme, l’affichage apparaît dans le manuel comme un exemple parmi d’autres. Parmi les documents consultables figurent des « éléments de communication et de sensibilisation sur la démarche qualité et gestion des risques (plaquettes, affichage, protocoles) ».
Sur l’analyse des évènements indésirables, le manuel énonce que « Les professionnels déclarent et analysent en équipe les évènements indésirables et mettent en place des actions correctives ». Le guide de la HAS sur l’analyse des évènements indésirables associés aux soins ajoute, pour la communication des résultats : « Il est primordial de communiquer sur ce qui a été trouvé lors de l’analyse des EIAS, sur les actions qui vont être mises en place ainsi que sur leur suivi ». Il précise aussi : « Il est essentiel que la communication soit rapide, claire et compréhensible ».
Le guide de la HAS sur la bientraitance et la gestion des signaux de maltraitance traite des indicateurs RH au titre de la qualité de vie au travail : « Une vigilance est à mettre en place sur les indicateurs de turnover, d’arrêts de travail, de recours au personnel d’intérim et aux vacataires ». À propos des retours d’expérience sur des situations de maltraitance, il écrit : « Ce retour d’information aux professionnels est primordial pour maintenir la mobilisation des équipes ». Le même guide indique que « Un établissement qui ne signale aucune situation de maltraitance peut être considéré comme un établissement à risques, non sensibilisé à ces questions ». Pour l’affichage, la rédaction suggère de ne jamais présenter un compteur à zéro comme un bon résultat sans commentaire. Voir aussi notre guide de la bientraitance en EHPAD.
Clusters QVT : ce que la HAS constate sur les démarches collectives
Le rapport transversal de la HAS sur les clusters sociaux de qualité de vie au travail repose sur un échantillon d’établissements sanitaires et médico-sociaux. Ses constats viennent d’évaluateurs et ne se généralisent pas aux EHPAD. Ils restent utiles pour réfléchir à la manière d’afficher. Le rapport constate que « peu de démarches menées dans les établissements disposent d’indicateurs construits collectivement pour mesurer les résultats des changements réalisés ».
Le rapport rapporte aussi l’analyse de travaux de sciences de gestion, selon lesquels « le travail n’est pas, ou plus, un sujet de discussion dans les organisations, mais seulement un objet de contrôle ». Il s’agit d’une analyse de chercheurs, non d’une mesure sur les EHPAD. Dans sa conclusion, le rapport observe que « L’encadrement découvre que les personnels, dès lors qu’ils disposent d’un espace pour s’exprimer et agir sur le contenu du travail, peuvent être une ressource pour la qualité des soins et l’efficience de l’organisation ».
Le rapport cite des objets plus simples, « comme l’appel des brancardiers ou la réorganisation du temps de transmission entre 6 et 9h », qui « peuvent être des moyens efficaces pour parvenir à régler petit à petit des problèmes d’organisation du travail ». Ce sont des exemples issus des établissements étudiés, non une recommandation réglementaire. La mission IGAS, elle, préconise de « soutenir la transformation organisationnelle et managériale », avec « de nouveaux modes managériaux favorisant la participation des salariés et la confiance ». C’est une préconisation de la mission, non une obligation faite aux directions. Pour les démarches collectives, voir l’accord QVCT négocié avec les délégués syndicaux et le management participatif avec l’équipe de nuit.
Comment choisir et présenter quelques indicateurs : une méthode proposée par la rédaction
La fiche HAS de 2015 sur la réduction des hospitalisations non programmées des résidents est un exemple daté, lié à cet objectif précis. Elle cite parmi ses exemples d’indicateurs de suivi le « taux de chutes pour 1000 jours-résident », sans prétendre à l’exhaustivité. Elle précise surtout : « Chaque Ehpad choisit ses indicateurs de suivis en fonction de ses priorités, du choix de ses objectifs et des interventions mises en place ». Elle ajoute, à propos de ses indicateurs : « Ils ne permettent pas de comparer les Ehpad entre eux, ni de définir des normes de bonnes pratiques ». La rédaction cite ces textes comme repères, non comme une liste d’indicateurs d’équipe à reprendre telle quelle.
À partir de ces textes, la rédaction propose la méthode suivante. Elle relève du choix de chaque établissement.
- Partir d’une question d’équipe. La rédaction suggère de commencer par un problème que les soignants reconnaissent (remplacements, chutes, évènements analysés), puis de choisir l’indicateur qui l’éclaire. Les arbitrages sur un soignant absent à la dernière minute peuvent servir de point de départ.
- En retenir peu. La rédaction suggère un petit nombre d’indicateurs, lisibles d’un coup d’œil depuis le fond de la salle. À titre d’illustration seulement : un suivi mensuel de l’absentéisme de l’établissement, les postes vacants, les évènements indésirables analysés avec l’action décidée.
- Agréger, ne pas nommer. La rédaction suggère de montrer des chiffres d’équipe, jamais de chiffres nominatifs, pour que l’affichage ne devienne pas un outil de contrôle.
- Construire avec l’équipe. La rédaction suggère de choisir les indicateurs pendant un temps de transmission ou de réunion, avec ceux qui les liront. Le tableau d’affectation du matin montre comment un support quotidien peut être partagé.
- Associer chaque indicateur à une action et à une date de point. La rédaction suggère d’afficher la dernière action décidée et la date de la prochaine revue.
- Écrire simple. La rédaction suggère un titre en mots du métier, une courbe sur plusieurs mois et une phrase de lecture. Les termes techniques (turnover, ETP) gagnent à être expliqués au moins une fois.
- Donner la lecture avec le chiffre. La rédaction suggère de commenter un compteur à zéro ou une hausse isolée ; dire ce qui ne va pas sans braquer le soignant relève du même exercice.
Pour articuler ces affichages avec le pilotage de l’établissement, voir les indicateurs de pilotage du directeur et le guide complet du management en EHPAD.
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Perspectives : tester, ajuster, retirer
Les chiffres nationaux cités portent sur l’année 2023. La rédaction suggère de les relire lors d’une prochaine publication, sans les appliquer à une année plus récente. En interne, elle propose de tester l’affichage sur une période courte, de demander aux soignants ce qu’ils en retiennent, puis de retirer un indicateur que personne ne lit. Un affichage vivant évolue avec les priorités de l’établissement.
Mini-FAQ : afficher des indicateurs en salle de transmissions
Que dit la HAS de l’affichage ?
Peut-on comparer son absentéisme à la moyenne nationale ?
Que faire d’un compteur d’évènements à zéro ?
Sources officielles
- CNSA — absentéisme, vacance et rotation dans les établissements et services médico-sociaux
- IGAS — attractivité des métiers de l’autonomie et réduction des risques professionnels
- IGAS — connaissance des données RH du secteur social
- HAS — manuel d’évaluation de la qualité des ESSMS
- HAS — bientraitance et gestion des signaux de maltraitance en établissement
- HAS — rapport transversal sur les clusters sociaux de qualité de vie au travail
- HAS — guide d’analyse des évènements indésirables associés aux soins
- HAS — fiche sur la réduction des hospitalisations non programmées des résidents d’EHPAD
- Légifrance — obligations de l’employeur en matière de sécurité et de santé des travailleurs
