Vous engagez le renouvellement du projet d’établissement de votre EHPAD et la question n’est plus seulement ce qu’il doit contenir, mais comment le construire : qui pilote, qui associer, dans quel ordre avancer, comment le relier à l’évaluation de la qualité. Un autre article du site traite du contenu ; celui-ci porte sur la méthode. Il s’appuie sur une recommandation de méthode de l’Anesm, sur le code de l’action sociale et des familles et sur le manuel d’évaluation de la HAS.
Le cadre : un projet élaboré avec le personnel et les personnes accueillies
Le code de l’action sociale et des familles pose le principe : « Pour chaque établissement ou service social ou médico-social, il est élaboré un projet d’établissement ou de service, qui définit ses objectifs, notamment en matière de coordination, de coopération et d’évaluation des activités et de la qualité des prestations ». Le texte sur le projet d’établissement ou de service fixe aussi sa durée : « Ce projet est établi pour une durée maximale de cinq ans après consultation du conseil de la vie sociale ou, le cas échéant, après mise en oeuvre d’une autre forme de participation. »
Une règle distincte, sur l’évaluation, figure dans un autre article du même code : les établissements et services concernés « transmettent tous les cinq ans les résultats des évaluations de la qualité des prestations qu’ils délivrent ». Ce sont deux règles distinctes.
Pour le contenu, le code fixe un minimum que détaille l’article du site sur les contenus et obligations du projet d’établissement. Il comprend notamment, selon le décret correspondant :
- « Les modalités de coordination et de coopération de l’établissement ou du service avec d’autres personnes physiques ou morales concourant aux missions exercées »
- « La démarche interne de prévention et de lutte contre la maltraitance »
- « Les critères d’évaluation et de qualité »
Ce rappel suffit ici : la suite porte sur la façon de conduire le travail.
Piloter la démarche : participation, comité de pilotage et groupes de travail
Le code traite la participation comme une règle d’élaboration : « Le projet mentionné au premier alinéa est élaboré avec la participation du personnel et des personnes accueillies ou accompagnées selon des modalités adaptées à chaque établissement ou service ainsi qu’au public accueilli ou accompagné et qui sont précisées dans le projet. »
Pour la méthode, la base de référence est la recommandation de bonnes pratiques de l’Anesm sur l’élaboration, la rédaction et l’animation du projet. Elle date de 2009 et est publiée par la HAS. Elle est formulée en termes d’évaluations interne et externe : lisez-la comme un repère de méthode, pas comme une obligation. Elle recommande de mettre en place un comité de pilotage, composé de professionnels, de représentants de l’organisme gestionnaire, et de représentants des usagers, par l’intermédiaire du CVS ou du groupe d’expression participatif, s’il existe.
Elle recommande ensuite de mettre en place un ou plusieurs groupes de travail, dont les tâches peuvent être diverses : recueil de données, analyse des enjeux, repérage des prestations et activités, production des principes d’intervention. Sur la place des résidents, elle est précise : il est essentiel de ne pas limiter cette participation aux aspects périphériques du PE-PS (le sigle désigne le projet d’établissement ou de service) mais d’associer les usagers aux thématiques centrales du PE-PS.
Pour le conseil de la vie sociale, le code prévoit en outre : « Il est associé à l’élaboration ou à la révision du projet d’établissement ou du service mentionné à l’article L. 311-8, en particulier son volet portant sur la politique de prévention et de lutte contre la maltraitance ». Notre guide complet du CVS détaille son fonctionnement, et l’article sur un CVS sans candidats aide si l’instance est à reconstituer avant de s’engager dans le chantier.
La fiche-repère de l’Anesm de 2018 a un périmètre plus étroit : elle porte sur l’accompagnement des personnes âgées atteintes de maladie neuro-dégénérative en EHPAD. Elle rappelle que l’élaboration est fondée sur un travail collégial avec la participation de toutes les parties prenantes. Cette fiche-repère se lit donc dans ce périmètre.
Le rôle de chacun : directeur, qualité, IDEC, équipes, résidents et CVS
La recommandation décrit la composition d’un comité de pilotage. La répartition qui suit est une proposition de travail, à adapter à votre structure.
Le directeur et l’organisme gestionnaire
Une répartition possible : la direction cadre la démarche et arrête les modalités de participation. Le comité de pilotage de la recommandation inclut des représentants de l’organisme gestionnaire. Le guide du management en EHPAD et la fiche métier du directeur situent cette fonction.
Le responsable qualité
Il pourrait tenir le calendrier et faire le lien avec la démarche qualité. Le manuel de la HAS attend que « L’ESSMS met en place une organisation pour assurer le pilotage de sa démarche qualité et gestion des risques. » L’article sur les missions du responsable qualité précise ce cadre.
L’IDEC et le médecin coordonnateur
Ils pourraient apporter le regard des soins aux groupes de travail. Un groupe d’analyse des pratiques, tel que décrit dans l’article sur l’installation d’un groupe d’analyse des pratiques, peut alimenter le diagnostic.
Les équipes de terrain
Aides-soignantes, ASH, animateurs, gouvernantes : le code vise la participation du personnel. Des groupes de travail organisés sur le temps de service, avec un retour écrit à chaque participant, sont une option.
Les résidents et le CVS
Le code prévoit aussi que le conseil de la vie sociale est entendu lors de la procédure d’évaluation, est informé des résultats et associé aux mesures correctrices à mettre en place. Pour le volet individuel, voir notre pilier sur le projet de vie personnalisé.
De l’état des lieux à l’actualisation : les étapes et le lien avec l’évaluation
Le diagnostic
La recommandation invite à intégrer lors de l’élaboration du PE-PS les résultats de l’évaluation antérieure (interne/externe), notamment en termes d’objectifs d’amélioration de la qualité des interventions et des services rendus aux usagers. La recommandation vise les évaluations de son époque. Pour objectiver les risques, voir la cartographie des risques.
L’écriture
La recommandation préconise de formaliser les objectifs d’évolution sous forme de fiches-actions comprenant les objectifs visés, les échéances, la personne responsable, et les étapes intermédiaires. Le code prévoit aussi que le projet précise la politique de prévention et de lutte contre la maltraitance mise en œuvre par l’établissement ou le service, notamment en matière de gestion du personnel, de formation et de contrôle : l’article sur le déploiement du plan de prévention de la maltraitance sert de guide.
Pour l’échéance, la recommandation juge raisonnable de se fixer une échéance aux alentours de six mois et inférieure à un an pour un premier PE-PS. Pour une actualisation, les délais sont plus courts, sauf exception due à des remaniements importants. Ce repère date de 2009 et ne constitue pas une obligation.
La validation
La recommandation propose de différencier deux étapes dans le processus de validation : vérification technique et validation politique, avec l’intervention du comité de pilotage pour la première, et des instances dirigeantes pour la seconde.
L’animation et l’actualisation
La fiche-repère de 2018 indique que les actions et orientations peuvent être révisées en fonction notamment de l’évolution des besoins et des attentes des résidents ainsi que du rapport d’activité. La recommandation de 2009 invite pour sa part à d’éviter une révision formelle permanente du PE-PS, qui risquerait de dissoudre ce qui doit rester un document de référence.
L’articulation avec l’évaluation HAS
La recommandation de 2009 demande, pour le projet et l’évaluation, d’être articulées l’une à l’autre le plus finement possible, y compris sur le plan du calendrier. Elle est formulée en termes d’évaluations interne et externe. La fiche-repère de 2018 indique de son côté que le projet présente également les objectifs qui permettent d’élaborer le cadre des évaluations de l’époque.
Côté manuel d’évaluation de la HAS, le projet d’établissement apparaît dans une liste d’exemples de documents : « politique d’amélioration continue de la qualité et gestion des risques, projet d’établissement/de service, programme qualité, liste des partenariats concernés ». Le manuel attend par ailleurs que « L’ESSMS définit sa politique d’amélioration continue de la qualité et gestion des risques au regard notamment des RBPP », et que « L’ESSMS révise sa démarche autant que nécessaire. » Pour constituer vos preuves, voir notre guide complet de l’évaluation HAS et l’article sur la cotation HAS et la préparation des preuves.
Perspectives : un projet de référence, des actions qui évoluent
Ce que l’on peut retenir de la méthode : un comité de pilotage mixte, des groupes de travail, des fiches-actions, une validation en deux temps, puis une actualisation ciblée plutôt qu’une réécriture permanente. Le texte de 2009 est formulé en termes d’évaluations interne et externe, et la fiche de 2018 vise un public particulier ; transposez avec discernement.
Avant de figer votre calendrier, vérifiez l’état en vigueur des articles du code cités et la version du manuel HAS qui s’applique à votre prochaine évaluation.
Mini-FAQ : projet d’établissement
Qui doit participer à l’élaboration du projet d’établissement ?
Où le manuel de la HAS parle-t-il du projet d’établissement ?
Faut-il réviser le projet en permanence ?
Sources officielles
- HAS — recommandation de l’Anesm sur l’élaboration, la rédaction et l’animation du projet d’établissement ou de service
- HAS — manuel d’évaluation de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux
- HAS — fiche-repère sur le projet d’établissement et l’accompagnement des personnes âgées atteintes de maladie neuro-dégénérative en EHPAD
- Légifrance — code de l’action sociale et des familles, projet d’établissement ou de service
- Légifrance — code de l’action sociale et des familles, contenu minimal du projet
- Légifrance — code de l’action sociale et des familles, rôle du conseil de la vie sociale
- Légifrance — code de l’action sociale et des familles, transmission des résultats d’évaluation
