Le taux d’occupation en EHPAD reste, en 2026, l’indicateur que les directions ne peuvent plus ignorer : il pèse directement sur les recettes et sur l’équilibre budgétaire de l’établissement. Face à des places vacantes, une journée portes ouvertes bien préparée redonne de la visibilité et remet les familles au centre d’un parcours d’admission déjà encadré par la réglementation.
Les fondamentaux : cadre réglementaire et état des lieux
En 2022, la France compte environ 7 500 établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (Ehpad), offrant près de 615 000 places. Sur ce parc, la remontée progressive des taux d’occupation des places en EHPAD publics et privés non lucratifs, qui sont passés de près de 96 % en 2018 n’a, à ce jour, pas retrouvé son point de départ. Le nouveau format de pilotage que propose la DREES aux équipes de direction permet de suivre cette trajectoire établissement par établissement.
Cette érosion se répercute sur les comptes. La situation budgétaire des EHPAD publics et privés non lucratifs s’est tendue en 2023 sur plusieurs fronts, comme le résume le tableau ci-dessous.
| Indicateur 2023 (EHPAD publics et privés non lucratifs) | Donnée sourcée |
|---|---|
| Établissements en déficit | 68,3 % étaient en déficit cette même année |
| Part des établissements en déficit marqué | 36,4 % de l’ensemble des EHPAD avaient un déficit dépassant 5 % de leurs recettes. |
| Évolution des charges | « Les charges des EHPAD publics et privés non lucratifs ont augmenté à un rythme soutenu depuis 2020 : +6,3 % en 2023 » |
| Évolution des recettes | « Les recettes des EHPAD publics et privés non lucratifs ont aussi augmenté ces dernières années, mais à un rythme ne permettant pas de compenser l’évolution des charges : +4,9 % en 2023 » |
| Financement apporté par les résidents | « La hausse la plus dynamique est celle du financement apporté par les résidents, qui a progressé de 5 % (après +3,4 % en 2022). » |
Sur cette dynamique de charges, « Les charges de personnel représentent le principal contributeur de cette progression », ce qui laisse peu de marge pour absorber des places vacantes. Le poids de la fusion des sections soins et dépendance sur le budget de l’établissement rend cette équation plus tendue encore.
Plus de la moitié des résidents en Ehpad (55 %) sont en forte perte d’autonomie (GIR 1 ou 2), ce qui déplace la question du remplissage vers un public aux besoins de soins plus lourds. L’article sur la transformation du profil de résident et ce que cela change pour les équipes détaille les conséquences de cette évolution.
En amont de toute visite, l’admission reste balisée par un cadre commun à tous les établissements. Tous les établissements utilisent un dossier national unique de demande d’admission en EHPAD, sous la forme d’un formulaire unique de demande d’admission temporaire ou permanente en EHPAD – Cerfa n°14732*03 ; l’évaluation des besoins conduite avant l’admission en EHPAD s’appuie sur ce même socle documentaire. Dans la quasi totalité des départements, il est possible de faire une ou plusieurs demandes d’admission en EHPAD grâce au service en ligne ViaTrajectoire, dont la démarche à suivre pour faire une demande d’admission en EHPAD est détaillée pas à pas. Le volet médical doit être remis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur de l’établissement qui émet un avis sur la demande d’admission en fonction des possibilités d’accueil de l’EHPAD.
Une fois la place proposée, le formalisme se poursuit avec le contrat de séjour en EHPAD, ses droits et ses obligations. Un contrat de séjour est conclu ou un document individuel de prise en charge est élaboré avec la participation de la personne accueillie. En cas de mesure de protection juridique, les droits de la personne accueillie sont exercés dans les conditions prévues au titre XI du livre Ier du code civil. Le calendrier de signature varie selon le statut de l’établissement : « Pour les autres Éhpad, le contrat de séjour doit être signé préalablement à l’admission de la personne âgée. » Pour un Éhpad ouvrant droit à l’ASH, le contrat de séjour doit être remis à la personne âgée, au plus tard dans les 15 jours qui suivent son admission. Ensuite, « Dans les 15 jours qui suivent la signature du contrat de séjour, ou l’admission de la personne âgée dans l’Éhpad, si celle-ci est postérieure », la personne dispose d’un droit de rétractation, détaillé par la fiche pratique de Service-Public.gouv.fr consacrée à l’EHPAD. L’accès tient en une formule — « Avoir au moins 60 ans », sauf dérogation — et « L’Éhpad peut demander le versement d’un dépôt de garantie (somme d’argent). Son montant ne doit pas dépasser le tarif hébergement mensuel qui reste à la charge de la personne hébergée. »
Ce que l’établissement doit à la personne accueillie est aussi défini dans son contenu, à travers un « SOCLE DE PRESTATIONS RELATIVES À L’HÉBERGEMENT DÉLIVRÉES PAR LES ÉTABLISSEMENTS D’HÉBERGEMENT POUR PERSONNES ÂGÉES DÉPENDANTES (EHPAD) » commun à tous les établissements, dont « Le prix du socle de prestations et les prix des autres prestations d’hébergement sont librement fixés lors de la signature du contrat ». Enfin, depuis la loi Bien vieillir de 2024, le droit des personnes qu’ils accueillent de recevoir chaque jour tout visiteur de leur choix s’impose aux établissements, comme le détaille l’article sur ce que la loi Bien vieillir change pour les équipes et les familles.
Analyse approfondie
Une journée portes ouvertes s’inscrit dans un mouvement de fond de transparence, porté par la publication des évaluations du secteur social et médico-social, présentée par la HAS comme devant « Renforcer la transparence du secteur social et médico-social vis-à-vis des personnes accompagnées, de leurs proches et de l’ensemble des partenaires ». La marge de progression demeure réelle à l’échelle du secteur : En 2025, seuls 10,5 % des ESSMS satisfont l’ensemble des critères impératifs. Ce chiffre porte sur tous les champs social et médico-social confondus, et non sur les seuls EHPAD : Les 47 700 établissements et services du champ social et médico-social (ESSMS) présents en France (métropole et territoires ultra-marins) sont progressivement évalués depuis 2023, et Les établissements et services du secteur médico-social (14,2 %) affichent de meilleurs résultats sur ces critères que ceux relevant du social (7 %). Dans ce bilan, les points de vigilance les plus nets concernent ceux relevant de la gestion de crise (critère validé dans seulement 35 % des évaluations) : autant de sujets à savoir expliquer sans détour aux familles qui consultent la note publique de l’établissement, comme le montre Qualiscope et la note A à D désormais publique de chaque EHPAD.
Cette transparence se prolonge dans les données publiques. Depuis septembre 2025, les établissements ont la possibilité de mettre à jour ces informations dans l’application Prix-ESMS mise à leur disposition. C’est un point que l’article sur les obligations de transparence liées aux indicateurs de qualité en EHPAD détaille. Sur le tarifaire, « Les prix hébergement, tarifs dépendance et prestations affichés dans l’annuaire des EHPAD du portail http://www.pour-les-personnes-agees.gouv.fr sont transmis par les EHPAD à la CNSA », un enjeu que reprend l’article sur les obligations de transparence tarifaire à respecter face à la DGCCRF.
Cette exigence de clarté irrigue le référentiel d’évaluation. La personne accompagnée est informée de ses droits de façon claire et adaptée. Sa compréhension est recherchée et favorisée. Pour la HAS, « Le recueil de la satisfaction et de l’expérience des personnes accompagnées est également un outil qui contribue à évaluer, du point de vue des personnes, l’organisation des prestations délivrées ». Une journée portes ouvertes prolonge, avant l’admission, une logique déjà due après l’entrée du résident.
Cette logique d’anticipation répond à un constat documenté. Le rapport du Défenseur des droits sur les droits fondamentaux des personnes âgées accueillies en EHPAD relève que « Dans les faits, les possibilités de recueillir le consentement effectif de la personne et de s’assurer des conditions d’un libre choix sont d’autant plus complexes à mettre en œuvre que l’entrée en établissement a souvent lieu en urgence, sans préparation préalable. » C’est précisément ce qu’une politique d’accueil qui ouvre ses portes en amont vise à combattre.
Impact concret par profil
Pour le directeur
Le directeur porte l’arbitrage entre remplissage et équilibre financier, avec un budget déjà sous tension (voir plus haut). Organiser une journée portes ouvertes, c’est traiter le remplissage comme un chantier de pilotage à part entière, au même titre que la fiche métier qui détaille le rôle et les missions du directeur d’EHPAD le rappelle pour ses autres responsabilités.
Pour l’IDEC et l’équipe soignante
L’IDEC et l’équipe soignante sont en première ligne pour répondre, le jour de la visite, aux questions concrètes sur la prise en charge d’un public dont le niveau de dépendance moyen s’est alourdi (voir plus haut), sans décalage entre ce qui est présenté en visite et le quotidien réel de l’unité.
Pour l’hôtellerie et les fonctions support
Le parcours de visite doit rendre visible le socle commun de prestations et les prestations optionnelles, avec une grille tarifaire cohérente avec celle publiée en ligne : toute divergence entre l’affichage papier et la fiche publique fragilise la confiance construite pendant la visite.
Pour les familles
Pour les familles, la journée portes ouvertes offre un temps que l’urgence supprime trop souvent (voir le constat du Défenseur des droits plus haut). Le guide sur comment garantir une entrée réussie en EHPAD pour ses proches propose, du côté des familles, la démarche symétrique de celle que la direction organise le jour de la visite.
Mise en œuvre : étapes et calendrier
Rien, dans les textes réunis ici, ne nomme ni n’impose la journée portes ouvertes : c’est un choix d’organisation bâti sur les obligations d’accueil, de transparence tarifaire et d’information déjà en vigueur, à faire suivre le parcours d’admission plutôt qu’à improviser.
- Préparation : dossier unique d’admission et accès à ViaTrajectoire présentés clairement à l’accueil.
- Parcours de visite : faire correspondre chaque étape au contenu réel du socle de prestations remis avant signature.
- Documents à remettre : trame du contrat de séjour, grille tarifaire à jour, dépôt de garantie et droit de rétractation.
- Présence des équipes et du CVS : soignants, hôtellerie et représentants des résidents, pas seulement les fonctions commerciales.
- Suivi des contacts : tracer chaque famille reçue et relancer avant que le dossier ne s’éteigne.
- Mesure du résultat : rapprocher visites et admissions effectives, puis suivre l’effet sur le taux d’occupation.
La présence du conseil de la vie sociale mérite d’être pensée dès la préparation : le guide complet consacré au CVS en EHPAD détaille son rôle et la manière de l’associer. Sur le fond, il s’agit de mettre en scène ce que l’établissement doit de toute façon à chaque famille qui candidate : un accueil informé, un dossier clair et un contrat lisible.
Perspectives
La pression budgétaire décrite plus haut ne devrait pas se relâcher d’elle-même, ce qui maintient le remplissage au rang de levier de recettes le plus direct. La marge de progrès sur la qualité documentée reste réelle sur certains critères, à commencer par la gestion de crise — un sujet que les familles les plus informées interrogent en visite.
Les outils de transparence continuent de s’étoffer, comme le montre l’ouverture de l’application Prix-ESMS aux établissements, un levier de plus pour que leur fiche publique reflète la réalité qu’une famille découvrira en visite.
Questions fréquentes
Le dossier de demande d’admission est-il le même pour tous les EHPAD ?
Les familles peuvent-elles consulter les résultats d’évaluation d’un EHPAD avant de le visiter ?
Pourquoi préparer l’entrée en EHPAD plutôt que d’attendre l’urgence ?
Sources officielles
- CNSA — situation budgétaire des EHPAD publics et privés non lucratifs
- DREES — étude sur les groupes gestionnaires d’EHPAD
- DREES — étude sur le profil des résidents en établissement pour personnes âgées
- Légifrance — droits de la personne accueillie et contrat de séjour
- Service-Public.gouv.fr — fiche pratique sur l’établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes
- Légifrance — socle de prestations relatives à l’hébergement en EHPAD
- Légifrance — encadrement du prix des prestations d’hébergement en EHPAD
- CNSA — démarche de demande d’admission en EHPAD
- DGCS — droit de recevoir des visites en établissement social et médico-social
- HAS — transparence des évaluations du secteur social et médico-social
- HAS — niveau de qualité des accompagnements en ESSMS
- CNSA — présentation des indicateurs des EHPAD
- CNSA — comprendre les prix affichés dans l’annuaire des EHPAD
- HAS — référentiel d’évaluation de la qualité en ESSMS
- HAS — recueil de la satisfaction des personnes accompagnées
- Défenseur des droits — droits fondamentaux des personnes âgées accueillies en EHPAD
