Une boîte à idées EHPAD suffit-elle pour que les soignants proposent des améliorations de leur travail, et que deviennent ces propositions une fois déposées ? Cet article part du droit d’expression des salariés, de ce que décrit la HAS sur les espaces de discussion et la qualité de vie au travail, et de ce que la DREES rapporte des conditions de travail en EHPAD. La boîte à idées est un outil que la rédaction propose, pas une obligation. L’article traite surtout de la réponse faite aux équipes.
Sommaire
Un droit d’expression pour les salariés, des outils décrits par la HAS
Le Code du travail pose le principe. Il prévoit que « Les salariés bénéficient d’un droit à l’expression directe et collective sur le contenu, les conditions d’exercice et l’organisation de leur travail. » Ce droit porte sur le contenu du travail, ses conditions d’exercice et son organisation : c’est le terrain sur lequel la rédaction propose la boîte à idées.
Le même chapitre du code en précise l’objet : « L’expression directe et collective des salariés a pour objet de définir les actions à mettre en oeuvre pour améliorer leurs conditions de travail ». Il protège aussi celui qui s’exprime : « Les opinions que les salariés, quelle que soit leur place dans la hiérarchie professionnelle, émettent dans l’exercice du droit d’expression ne peuvent motiver une sanction ou un licenciement. »
Sur le temps consacré à cet échange, le code indique : « Le droit des salariés à l’expression directe et collective s’exerce sur les lieux et pendant le temps de travail. Le temps consacré à l’expression est rémunéré comme temps de travail. » Ces dispositions parlent des salariés. La rédaction ne les étend pas aux agents de la fonction publique hospitalière : si votre EHPAD est public, vérifiez avec votre direction des ressources humaines ce qui s’applique à vos agents.
Côté HAS, deux documents de 2017 servent de repères. Le premier est une fiche outil sur les espaces de discussion sur le travail, conçue pour les établissements de santé. Elle écrit : « Les espaces de discussion sur le travail (EDD) peuvent être définis comme des espaces collectifs qui permettent une discussion centrée sur l’expérience de travail et ses enjeux ». Elle ajoute : « Articulés avec les processus de management et les Instances Représentatives du Personnel, ils visent à produire des propositions d’amélioration ou des décisions concrètes sur la façon de travailler. »
Le second est le guide de la HAS sur la qualité de vie au travail, qui s’adresse aux établissements sanitaires, médico-sociaux et sociaux. Il présente ainsi son principe : « La clé de voûte de la qualité de vie au travail réside dans le pouvoir d’agir sur son travail ». Précision utile : la fiche a été conçue pour les établissements de santé. La fiche décrit un espace de discussion encadré, pas une boîte à idées. La boîte à idées reste un choix de la rédaction, qui s’appuie sur ce que ces textes disent de l’expression des professionnels et du retour qui leur est fait.
Recueillir ne suffit pas : ce que disent la HAS et la DREES du retour
Le rapport de la HAS de 2019 sur les clusters QVT analyse des démarches menées dans des établissements sanitaires et médico-sociaux. Il repose sur « 10 monographies d’établissements » et sur « 5 analyses de la dynamique territoriale » : c’est un échantillon restreint, dont les enseignements ne se généralisent pas à l’ensemble des EHPAD. Ses auteurs écrivent que « la perspective d’une action sur le contenu du travail est une condition, et non pas un effet, de la mise en discussion du travail. »
Le rapport formule aussi une limite : « ouvrir un espace d’expression n’est pas suffisant » pour enclencher une boucle qui élargit le pouvoir d’expression et d’action des personnels. Il insiste sur le lien avec l’encadrement : « Il est nécessaire que cet espace soit articulé à une demande d’action formulée par l’encadrement. » C’est une conclusion d’analyse, pas une obligation.
Les mêmes auteurs décrivent le risque inverse. Une expression sans perspective d’action peut conduire à une situation où « les personnels pourront faire le constat que leur parole n’est pas écoutée ». Il s’agit d’une analyse portant sur un échantillon d’établissements, pas d’un résultat mesuré. Cette analyse éclaire la question que la rédaction pose à toute boîte à idées : que fait-on des propositions déposées ?
La fiche de la HAS sur les espaces de discussion va dans le même sens. Elle place parmi les tâches à mener après la discussion le fait de « Assurer un retour à chaque réunion sur les réponses aux éléments traités précédemment » et de « Rendre visible les décisions prises à l’issue des échanges engagés. » Elle range aussi parmi les signaux d’alerte d’un mauvais fonctionnement le « Manque de résultats et d’effets », qu’elle décrit comme des réponses négatives et/ou l’absence de décisions nouvelles.
Le guide de 2017 décrit lui aussi ce lien avec la décision : « Les espaces de discussion sont reliés au circuit de décision global de l’établissement, ils permettent aux professionnels de voir ce qu’il advient de leurs suggestions ou propositions ».
Un témoignage rapporté dans la fiche, celui d’un établissement dont la fiche ne précise pas le type, qui tient des réunions hebdomadaires debout autour d’un tableau de questions, le formule ainsi : « Le fait d’avoir une réponse, de réfléchir ensemble à d’autres organisations, les personnels se sentent écoutés et entendus ». Ce témoignage est illustratif, non une mesure.
Direction, encadrement, soignants : ce que les sources attribuent à chacun
La direction et l’encadrement
Le guide de la HAS distribue les rôles ainsi : « Si la direction a une vision globale des enjeux et des objectifs à poursuivre, les professionnels doivent être en capacité de proposer des solutions opérationnelles et de participer collectivement à l’organisation du travail au regard des contraintes. » La fiche sur les espaces de discussion demande par ailleurs « de définir le périmètre d’action des agents et d’identifier le niveau de subsidiarité » avant toute chose, avec une validation par la direction. La rédaction en retient que ce cadrage se discute avec la direction avant de lancer le dispositif.
Sur le rôle du manager, la fiche écrit : « Si le manager n’est pas associé à ce type de dialogue sur le travail, ces espaces risquent de perdre leur pouvoir d’action, faute d’ancrage sur les processus de management. » La fiche nuance selon le type d’espace : lisez-la avant de décider si l’encadrement est présent lors des échanges. Pour travailler cette posture au quotidien, vous pouvez vous appuyer sur notre article sur le retour bref donné à un soignant sans le braquer et sur celui consacré au rôle du manager après un long arrêt.
Côté DREES, l’étude qualitative de 2016 interroge « des soignants travaillant dans 30 EHPAD différents ». Ses constats datent de 2016 et sont des perceptions de professionnels, pas des mesures. Elle relève que « l’impulsion donnée par la direction et l’encadrement semble essentielle ». Elle rapporte aussi, dans un document de travail de la même période, que « Les tutelles sont ainsi fréquemment mises en cause, davantage que les directions, dont la marge de manœuvre est perçue comme limitée. » La rédaction suggère au directeur de dire clairement aux équipes ce qu’il peut décider et ce qui relève d’autres instances.
Les soignants
Le guide de la HAS écrit que « la notion de « qualité de vie au travail » positionne le professionnel comme l’expert de son travail. » Il poursuit : « À ce titre, il est le mieux placé pour faire valoir ses attentes, ses contraintes, en discuter avec ses collègues et proposer les solutions les plus adaptées au regard des problèmes rencontrés. » La rédaction en retient qu’une idée de soignant peut se lire comme une proposition d’expert du travail, non comme une doléance.
Dans l’étude de la DREES de 2016, les professionnels d’EHPAD interrogés citent comme déterminants majeurs de la qualité de leurs conditions de travail : « la reconnaissance du travail réalisé, le soutien face aux difficultés ou aux critiques, l’association aux projets transversaux et la responsabilisation des équipes ». La même étude relève que « Les temps de transmission ou de réunion, mais aussi de pause, sont appréciés pour les échanges qu’ils permettent de susciter. » La rédaction en tire une piste, sans que la DREES la formule : ces temps déjà existants peuvent accueillir le recueil des idées.
Mettre en œuvre : les étapes que la rédaction suggère
Ce qui suit est une proposition de la rédaction, qui reprend les principes des textes cités plus haut.
- Définir le périmètre. La rédaction suggère de lister, avec la direction, les sujets sur lesquels l’équipe peut proposer et ceux qui relèvent d’une décision extérieure à l’établissement. Cette étape reprend le principe de la fiche HAS sur le périmètre d’action des agents.
- Choisir un canal et le garder simple. La rédaction suggère une boîte physique dans la salle de pause, un cahier ou un formulaire numérique, et la possibilité de remettre une idée lors d’une transmission. Les professionnels interrogés par la DREES apprécient déjà les temps d’échange, comme indiqué plus haut.
- Accuser réception. La rédaction suggère de signaler à l’auteur de l’idée, ou à l’équipe si elle est anonyme, que sa proposition a bien été lue.
- Répondre à chaque idée. La rédaction suggère une réponse en trois issues : retenue, reportée avec un motif, ou refusée avec un motif. La fiche HAS range le manque de résultats parmi les signaux d’alerte : mieux vaut dire ce qui est retenu, et pourquoi le reste ne l’est pas.
- Rendre les décisions visibles. La rédaction suggère un affichage ou un point à chaque réunion d’équipe, sur le modèle de ce que décrit la fiche HAS pour les espaces de discussion.
- Tester, puis ajuster. Le guide de la HAS indique que « La confiance ne se décrète pas, c’est vrai, mais elle s’instaure quand équipes et managers testent de nouveaux formats de participation ». La rédaction suggère donc de présenter la boîte à idées comme un essai à revoir avec l’équipe.
La rédaction suggère aussi de l’inscrire dans le projet d’établissement. Notre guide méthodologique de la démarche QVCT en EHPAD détaille cette articulation, et l’article sur l’accord QVCT négocié avec les délégués syndicaux traite du dialogue avec les représentants du personnel, avec lesquels la fiche HAS articule les espaces de discussion. Si votre établissement fait déjà de l’analyse des pratiques, la rédaction suggère d’y prévoir un temps pour les idées reçues. Pour les équipes de nuit, lisez l’article sur le management participatif auprès de l’équipe de nuit.
Le cadre global du management de l’établissement est présenté dans notre guide complet du management en EHPAD, et les liens entre expression des équipes et tensions sociales sont détaillés dans notre analyse des conflits sociaux en EHPAD.
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Perspectives : une boîte à idées comme premier pas
La fiche de la HAS sur les espaces de discussion décrit un format plus structuré qu’une boîte : des espaces collectifs, articulés selon elle avec le management et les instances représentatives du personnel. La rédaction suggère qu’une boîte à idées serve de premier recueil, avant d’installer un espace d’échange, si l’équipe et la direction le décident.
Les limites des sources sont à garder en tête. La fiche a été conçue pour les établissements de santé, le guide de 2017 pour les établissements sanitaires, médico-sociaux et sociaux, le rapport sur les clusters repose sur un échantillon restreint, et les études de la DREES datent de 2016. Elles décrivent des perceptions de professionnels, pas la situation actuelle de votre établissement. La rédaction suggère de mesurer chez vous : demandez à l’équipe, après quelques mois, si elle se sent entendue.
Mini-FAQ : boîte à idées et réponse aux soignants
La boîte à idées est-elle obligatoire en EHPAD ?
Comment répondre aux idées déposées par les soignants ?
Les enseignements de la HAS et de la DREES valent-ils pour mon EHPAD ?
Sources officielles
- HAS — fiche outil sur les espaces de discussion sur le travail
- HAS — guide de la qualité de vie au travail dans les établissements sanitaires, médico-sociaux et sociaux
- HAS — rapport transversal sur les clusters sociaux de qualité de vie au travail
- DREES — dossier sur les conditions de travail en EHPAD
- DREES — étude qualitative sur les conditions de travail en EHPAD
- Légifrance — droit à l’expression directe et collective des salariés
- Légifrance — objet de l’expression directe et collective des salariés
- Légifrance — protection des opinions émises par les salariés
- Légifrance — lieu et temps de l’expression des salariés
