L’entrée en EHPAD est l’une des décisions les plus importantes que traversent une famille et un proche âgé. Qu’il s’agisse d’une admission programmée après une longue réflexion ou d’une admission urgente faisant suite à une hospitalisation, ce moment de transition exige une préparation rigoureuse, une connaissance des droits et des procédures, ainsi qu’un accompagnement humain de qualité. Ce guide complet s’adresse aussi bien aux familles qui cherchent à comprendre les démarches qu’aux équipes d’EHPAD chargées d’orchestrer l’accueil dans les meilleures conditions.
Le cadre réglementaire de l’admission en EHPAD
L’admission en établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes est encadrée par un corpus législatif et réglementaire précis, qui garantit à la fois les droits du futur résident et les obligations des établissements.
La loi 2002-2 : fondement des droits des usagers
La loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale constitue le socle de la relation entre l’usager et l’établissement. Elle impose à tout EHPAD de remettre au résident ou à son représentant légal un livret d’accueil, un règlement de fonctionnement et un contrat de séjour signé dans les quinze jours suivant l’admission. Elle garantit également le respect de la dignité, de l’intégrité, de la vie privée, de l’intimité et de la sécurité de chaque résident.
Le décret du 28 avril 2022 : renforcement des droits à l’entrée
Le décret n° 2022-731 du 28 avril 2022 et ses textes associés ont renforcé les obligations des établissements en matière de transparence tarifaire et d’information préalable à l’admission. Les EHPAD doivent désormais communiquer de façon claire et complète les tarifs d’hébergement, de dépendance et de soins avant toute signature de contrat. Le document individuel de prise en charge (DIPC) doit être établi en concertation avec le résident et, le cas échéant, son représentant légal.
ViaTrajectoire : le portail national de coordination
ViaTrajectoire est la plateforme numérique nationale permettant aux familles et aux professionnels de santé de rechercher un EHPAD, de déposer un dossier de demande d’admission et de suivre son traitement. Depuis 2021, la majorité des régions impose aux EHPAD d’utiliser ViaTrajectoire pour la gestion de leurs listes d’attente. Un même dossier peut être transmis à plusieurs établissements simultanément, ce qui facilite la démarche. Le portail est accessible à l’adresse viatrajectoire.fr et peut être utilisé directement par la famille ou par l’équipe hospitalière en cas d’admission depuis un service de soins.
Les étapes clés de l’admission en EHPAD
Le processus d’admission en EHPAD se déroule en plusieurs phases distinctes, chacune ayant ses propres exigences documentaires et humaines. Bien les connaître permet d’éviter les délais inutiles et les situations de stress.
Étape 1 — Prise de contact et constitution du dossier
La première démarche consiste à contacter l’établissement choisi — ou plusieurs établissements en parallèle — pour s’informer des disponibilités et des modalités d’admission. La famille transmet un dossier de candidature comprenant les pièces administratives et médicales requises. La plupart des EHPAD disposent d’un formulaire de demande d’admission standardisé, souvent téléchargeable sur leur site ou transmissible via ViaTrajectoire.
Étape 2 — Visite de l’établissement
La visite de pré-admission est une étape incontournable. Elle permet à la famille et au futur résident de découvrir les locaux, de rencontrer l’équipe soignante et le directeur, et de poser toutes les questions relatives au fonctionnement quotidien. C’est également lors de cette visite que l’IDEC ou le médecin coordonnateur peut réaliser une première évaluation des besoins de la personne, notamment à partir de la grille AGGIR, qui détermine le niveau de dépendance et donc le tarif dépendance applicable.
Étape 3 — Pré-admission et validation du dossier
Une fois le dossier jugé complet et recevable, la commission d’admission — composée généralement du directeur, du médecin coordonnateur et de l’IDEC — se réunit pour étudier la candidature. Elle évalue l’adéquation entre les besoins de la personne et les capacités de prise en charge de l’établissement. En cas d’accord, une date d’admission prévisionnelle est proposée à la famille. Un refus doit être motivé et notifié par écrit.
Étape 4 — Constitution du dossier administratif complet
Avant la date d’entrée, la famille doit rassembler l’ensemble des documents requis. Parmi les démarches importantes à anticiper figurent : la demande d’Allocation Personnalisée d’Autonomie (APA) auprès du Conseil Départemental si elle n’est pas déjà attribuée, la demande d’aide sociale à l’hébergement (ASH) si les ressources sont insuffisantes, et la vérification des droits à l’Allocation de Logement Social (ALS) via la CAF.
Étape 5 — L’accueil le jour J
Le jour de l’entrée, l’équipe soignante accueille le résident et sa famille avec attention. L’aide-soignante référente fait visiter la chambre, présente les lieux communs et les horaires. L’IDEC réalise une évaluation soignante initiale et renseigne le Dossier Unique Informatisé (DUI). Le directeur ou son représentant fait signer le contrat de séjour et remet le livret d’accueil. Un repas pris en compagnie de la famille dans la salle à manger commune aide à désamorcer l’angoisse de la séparation.
Le dossier d’admission — liste des documents requis
| Document | Qui le fournit ? | Délai recommandé | Remarque |
|---|---|---|---|
| Carte nationale d’identité ou passeport | Famille / résident | Dès la prise de contact | Copie recto-verso |
| Carte Vitale + attestation de droits | Famille / résident | Dès la prise de contact | Vérifier la mise à jour des droits |
| Carte de mutuelle / complémentaire santé | Famille / résident | Avant l’entrée | Prévenir la mutuelle du changement d’adresse |
| Relevé d’identité bancaire (RIB) | Famille / résident | Avant la signature du contrat | Pour prélèvement mensuel des frais d’hébergement |
| Avis d’imposition (2 dernières années) | Famille / résident | Avant la signature du contrat | Obligatoire pour calcul de l’APA et ASH |
| Notification APA en cours (si attribuée) | Conseil Départemental | Avant l’entrée si possible | Transmettre à l’établissement dès réception |
| Ordonnances médicales en cours | Médecin traitant | Avant l’entrée | Médicaments, aides techniques, kinésithérapie |
| Compte-rendu d’hospitalisation récent | Hôpital / médecin | Dès que disponible | Obligatoire en cas d’admission depuis l’hôpital |
| Résultats biologiques récents | Médecin traitant / laboratoire | Avant l’entrée | NFS, bilan rénal, glycémie au minimum |
| Jugement de tutelle ou curatelle (si applicable) | Tribunal judiciaire | Dès la prise de contact | Copie intégrale requise |
| Désignation de la personne de confiance | Résident / famille | Le jour de l’entrée ou avant | Formulaire fourni par l’établissement |
| Directives anticipées (si rédigées) | Résident | Le jour de l’entrée ou avant | Document hautement recommandé |
Le contrat de séjour — points essentiels à connaître
Le contrat de séjour est le document contractuel qui régit la relation entre l’EHPAD et le résident (ou son représentant légal). Prévu par l’article L.311-4 du Code de l’action sociale et des familles (CASF), issu de la loi 2002-2, il doit être remis et signé dans les quinze jours suivant l’admission. Un contrat provisoire peut être établi dans les 48 heures si les démarches administratives ne sont pas finalisées.
Contenu obligatoire du contrat
- Les prestations assurées : hébergement, restauration, entretien du linge, animations, soins courants, prestations hôtelières
- Les tarifs journaliers : tarif hébergement, tarif dépendance (partiellement compensé par l’APA), tarif soins (pris en charge par l’Assurance maladie)
- Les conditions de révision des tarifs
- Les modalités de résiliation : délai de préavis, conditions de remboursement en cas de décès ou d’hospitalisation prolongée
- Les droits et libertés du résident : liberté d’aller et venir, droit de visite, droit à la confidentialité, accès au Conseil de la Vie Sociale (CVS)
La résiliation du contrat de séjour peut intervenir à l’initiative du résident ou de l’établissement. Côté résident, un préavis de quinze jours est généralement requis. Ce délai peut être réduit en cas d’urgence médicale avérée. Côté établissement, la résiliation n’est possible que dans des cas limitativement définis : inadaptation grave aux possibilités de soins, défaut de paiement persistant, ou méconnaissance grave du règlement de fonctionnement. Le guide complet sur les droits des résidents en EHPAD détaille l’ensemble de ces droits.
Le financement de l’hébergement en EHPAD
Le coût d’un hébergement en EHPAD peut représenter un frein majeur pour les familles. Il est indispensable de bien comprendre la structure tarifaire et les aides disponibles pour anticiper le reste à charge.
Les trois composantes du tarif
- Le tarif hébergement : couvre le logement, la restauration, les animations et les services hôteliers. Il est à la charge du résident. Le montant moyen national se situe autour de 2 000 à 3 500 euros par mois selon la région et le statut de l’établissement.
- Le tarif dépendance : couvre les aides à l’autonomie. Il est partiellement compensé par l’Allocation Personnalisée d’Autonomie (APA), dont le montant dépend du niveau GIR évalué par la grille AGGIR. Le GMP (GIR Moyen Pondéré) de l’établissement détermine l’enveloppe globale de dépendance allouée par le Département.
- Le tarif soins : couvre les actes infirmiers et la rémunération du médecin coordonnateur. Il est intégralement pris en charge par l’Assurance maladie et n’apparaît pas sur la facture du résident.
Les aides financières mobilisables
- APA (Allocation Personnalisée d’Autonomie) : versée par le Conseil Départemental, elle réduit le tarif dépendance restant à charge.
- ASH (Aide Sociale à l’Hébergement) : accordée par le Département aux personnes dont les ressources sont insuffisantes pour couvrir le tarif hébergement. Elle implique une obligation alimentaire et peut donner lieu à une récupération sur succession.
- ALS (Allocation de Logement Social) : versée par la CAF, elle peut couvrir une partie du tarif hébergement pour les résidents ayant des ressources modestes.
- Réduction d’impôt : les résidents imposables bénéficient d’une réduction d’impôt égale à 25 % des dépenses d’hébergement et de dépendance, dans la limite de 10 000 euros par an.
Questions fréquentes sur l’admission en EHPAD
Comment fonctionne la liste d’attente en EHPAD ?
Comment utiliser ViaTrajectoire pour trouver un EHPAD ?
L’aide sociale à l’hébergement (ASH) implique-t-elle un remboursement sur la succession ?
Un EHPAD peut-il refuser une admission ?
Quel est le délai de préavis pour résilier le contrat de séjour ?
Quels sont les droits du résident dès le premier jour de son entrée en EHPAD ?
Pour aller plus loin
- Guide complet sur les droits des résidents en EHPAD — droits fondamentaux, CVS, bientraitance, accès au dossier médical
- La grille AGGIR expliquée — comment est évalué le niveau de dépendance GIR 1 à GIR 6
- Le GMP en EHPAD — GIR Moyen Pondéré, financement de la dépendance, calcul et impacts budgétaires
- Bientraitance et prévention de la maltraitance en EHPAD
- Le Dossier Unique Informatisé (DUI) en EHPAD — logiciels, données, traçabilité des soins
Sources officielles :
- ViaTrajectoire — portail national de demande d’admission en EHPAD
- Loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale (Légifrance)
- Pour les personnes âgées — service-public.fr
