Pour changer de logiciel DUI dans votre EHPAD, que faut-il faire écrire au contrat, et que peut-on exiger pour récupérer les données des résidents ? Trois textes répondent en partie : la clause de portabilité de l’appel à financement Ségur, le texte du code de la santé publique sur l’hébergement des données de santé, la fiche de la CNIL sur la portabilité.
Cadre de référence : ce que les textes disent du DUI et de l’hébergement
Avant de parler de sortie, il faut s’accorder sur l’objet. Pour la CNSA, « Le DUI est l’outil qui permet de recueillir toutes les données et écrits professionnels utiles pour rendre compte des besoins d’une personne ». C’est cet ensemble de données qu’un changement de logiciel EHPAD met en jeu. Pour comparer les offres, reportez-vous à notre comparatif des logiciels DUI pour EHPAD.
Le programme ESMS numérique donne l’échelle. La monographie de la CNSA indique : « En cinq ans, le programme a mobilisé plus de 430 M€ pour accompagner les ESSMS dans la transformation numérique ». Cela concerne l’ensemble des ESSMS, pas les seuls EHPAD. Dans les documents de son séminaire sur le numérique en EHPAD, le HCFEA présente ce chiffre : « 7120 ESMS pour personnes âgées sont équipées en DUI ». Là encore, le périmètre est celui des ESMS pour personnes âgées, non des seuls EHPAD.
Le Ségur fixe aussi des exigences à la solution elle-même. Le dossier de spécifications de référencement de l’Agence du numérique en santé (ANS) indique : « La demande de référencement se fait pour une Version candidate d’une Solution logicielle ». La rédaction suggère d’en tirer une question à poser à tout éditeur, dans le contrat comme lors de la démonstration : de quelle version parle-t-on ?
Sur l’interopérabilité, la CNSA écrit : « Les solutions DUI proposées par les éditeurs doivent être conformes : aux enjeux d’interopérabilité avec les systèmes d’information de santé ». Pour la partie échanges avec le DMP, voir notre article sur comment alimenter le DMP depuis le DUI. Sur la sécurité, le même dossier de spécifications liste cette exigence : « Intégrer dans le plan d’assurance sécurité du système les mesures de sécurité entre l’hébergeur et la structure utilisatrice, si l’industriel ou un tiers sous sa responsabilité assure l’hébergement des composants du système ».
L’hébergement de données de santé dans le code de la santé publique
Un article du code de la santé publique traite de l’hébergement de données de santé. Il s’adresse à l’hébergeur : « Toute personne qui héberge des données de santé à caractère personnel recueillies à l’occasion d’activités de prévention, de diagnostic, de soins ou de suivi social et médico-social, pour le compte de personnes physiques ou morales à l’origine de la production ou du recueil de ces données ou pour le compte du patient lui-même, réalise cet hébergement dans les conditions prévues au présent article ».
Pour votre établissement, la première question est factuelle : l’éditeur ou un prestataire héberge-t-il les données de votre DUI ? La rédaction suggère que le contrat l’énonce. Lorsque c’est le cas, le même article prévoit notamment les dispositions suivantes, citées telles quelles :
- « La prestation d’hébergement de données de santé à caractère personnel fait l’objet d’un contrat » ;
- « L’hébergeur de données mentionnées au premier alinéa du I sur support numérique est titulaire d’un certificat de conformité » ;
- « Les hébergeurs ne peuvent utiliser les données qui leur sont confiées à d’autres fins que l’exécution de la prestation d’hébergement ».
Pour une sortie de contrat, une disposition compte particulièrement : « Lorsqu’il est mis fin à l’hébergement, l’hébergeur restitue les données aux personnes qui les lui ont confiées, sans en garder de copie ». Cette règle vise l’hébergeur ; elle ne s’applique à l’éditeur de votre logiciel que lorsque lui-même, ou un prestataire, héberge les données. Le passage cité ne mentionne ni format ni délai de restitution : la rédaction suggère de les fixer au contrat.
Portabilité Ségur, réversibilité, droit RGPD : trois notions à ne pas confondre
Trois mécanismes circulent sur ce sujet ; ils ne se remplacent pas.
La clause de portabilité de l’appel à financement Ségur
L’appel à financement des mises à jour du DUI, publié par l’ANS, contient une clause de portabilité. Elle s’inscrit dans la prestation financée : elle lie le fournisseur d’un logiciel référencé à son client bénéficiaire, et non l’ensemble des contrats de DUI. Le tableau en reprend les éléments.
| Élément | Ce que dit le texte |
|---|---|
| Données concernées | le Fournisseur est tenu de mettre à disposition à la demande du Client l’historique des données de santé relevant du périmètre MS DUI-Va2 |
| Format et documentation | Cet export doit être réalisé sous un format standard, structuré et/ou non structuré, au choix du Fournisseur (ex : HL7 CDA, HL7 FHIR, PDF, DOC, DOCX, XML, etc.), avec une documentation détaillant la procédure à réaliser |
| Informations d’import | les informations nécessaires à son import : le nom, prénom, date de naissance et sexe du patient ainsi que l’identifiant permanent du patient (IPP) et, lorsqu’elles sont stockées dans le logiciel, l’INS, la date de production et le type de la donnée |
| Délai et coût | la mise à disposition des données dans un délai de 15 jours calendaires à partir de la demande formelle du Client, sans surcoût pour ce dernier |
| Déclenchement | Elle doit pouvoir être actionnée par le Client au changement de fournisseur |
| Durée | Le Fournisseur garantit que cette clause de portabilité est valable pour la durée restante du contrat support, dans la limite de cinq années |
| Rapport avec le contrat | Cette clause ne vient pas se substituer aux éventuelles conditions de réversibilité déjà présentes dans le contrat liant le Fournisseur et le Client |
Ce que l’appel à financement ne finance pas
L’appel à financement range « Les prestations de changement complet de la Solution logicielle » hors de son périmètre. Le passage cité ne dit rien des autres financements possibles d’un changement de logiciel ; la rédaction n’en déduit ni qu’il en existe, ni qu’il n’en existe pas. Voir aussi notre analyse de la campagne de financement du DUI.
Le droit à la portabilité du RGPD : à manier avec prudence
Selon la CNIL, ce droit permet de « recevoir dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (ordinateur) les données personnelles la concernant déjà fournies à un responsable de traitement ». La fiche n’est pas propre au secteur médico-social.
La CNIL précise que ce droit n’est applicable que pour certains traitements de données personnelles, précisément ceux pour lesquels la base légale du traitement est le consentement ou le contrat. La rédaction ne tranche pas cette question pour le DUI d’un EHPAD. Ce droit est celui de la personne concernée, non de l’établissement ; la rédaction suggère de ne pas le substituer à une clause de restitution écrite dans votre contrat, et de poser la question à votre délégué à la protection des données ou à un juriste.
Pour les cas où ce droit s’applique, la CNIL ajoute : « Les données détenues par les sous-traitants sont soumises à la portabilité. Il revient au responsable de traitement de mettre en place les solutions techniques et organisationnelles qui permettront de faire respecter ce droit ». Sur le format, la CNIL indique qu’il est déconseillé de fournir les données dans une image ou un PDF, non-structurés, qui ne sont pas a priori des formats adaptés. Les deux textes n’ont pas le même champ : la clause Ségur cite le PDF parmi les formats d’export possibles.
Impact concret : ce que vous pouvez poser au contrat, point par point
Les points qui suivent sont des propositions de la rédaction. Ils s’appuient sur les textes cités plus haut sans en faire des obligations.
Savoir qui héberge, et le faire écrire
La rédaction suggère de demander le nom de l’hébergeur, le contrat qui encadre l’hébergement et les mesures de sécurité qui lient l’hébergeur à votre structure.
Fixer le format de l’export et la documentation
La rédaction suggère d’inscrire au contrat le format, la documentation de la procédure et la liste des informations qui accompagnent le fichier, afin que le futur éditeur puisse l’importer. Elle suggère aussi de faire confirmer par écrit que le futur éditeur sait lire ce format. Pour savoir ce que votre solution actuelle stocke avant de dresser la liste, notre article sur les fonctions médicales à vérifier dans un logiciel DUI peut servir de point de départ.
Délimiter les données à restituer
Hors du cadre de la prestation Ségur, la rédaction suggère d’énumérer au contrat les données à restituer, catégorie par catégorie. Deux exemples de catégories à lister : les transmissions ciblées, et le projet personnalisé enregistré dans le DUI.
Écrire le délai, le coût et la durée de la restitution
La clause Ségur donne un point de comparaison sur le délai, l’absence de surcoût et la durée de la garantie. La rédaction suggère de négocier ces trois points en les précisant dans votre propre contrat, plutôt que d’en rester à une formule générale.
Articuler portabilité et réversibilité
Si votre établissement n’est pas bénéficiaire de la prestation financée, la rédaction suggère de relire votre contrat sur ce point. La rédaction suggère de faire écrire la réversibilité dans le contrat lui-même.
Mise en œuvre : une trame de projet proposée par la rédaction
La trame ci-dessous est une proposition de la rédaction, sans délai ni chiffre, à adapter avec votre éditeur actuel, votre futur éditeur et, si besoin, un juriste.
- Relire le contrat actuel : hébergeur, échéance du contrat support, clauses de réversibilité et de restitution éventuelles.
- Inventorier les données à reprendre : catégories de données, dossiers actifs, dossiers clos, documents joints.
- Rédiger l’exigence de restitution dans le futur contrat, avant la signature : format, documentation, informations d’import, délai, coût, durée.
- Demander un export d’essai sur quelques dossiers et le faire contrôler par des utilisateurs avant la bascule : identité, historique, documents.
- Prévoir avec le futur éditeur la formation des utilisateurs.
- Ne clore l’accès à l’ancien système qu’après contrôle de la reprise, si le contrat le permet.
Sur la formation, l’étude EDEC de l’OPCO Santé, qui porte sur tous types de structures et non sur les seuls EHPAD, relève que « Les éditeurs forment généralement quelques référents de la structure sur le paramétrage et l’utilisation de l’outil (c’est-à-dire des savoirs théoriques), mais trop peu sur les fonctionnalités et pratiques concrètes qui sont souhaitées ». La rédaction suggère de faire préciser au contrat le contenu de la formation attendu, au-delà du paramétrage. Voir aussi notre article sur la formation des soignants référents par étage, celui sur le planning réaliste d’un déploiement de DUI et celui consacré au logiciel de soins en EHPAD et soignants.
Côté méthode, un kit existe, relayé par la FHF : « Conçu pour outiller le déploiement d’un DUI entre plusieurs structures d’un même organisme gestionnaire ou par regroupement de plusieurs gestionnaires, le kit comprend deux publications à destination des acteurs (directeur de la structure et responsable du projet) ». Il vise le déploiement d’un DUI, non le changement de logiciel : la rédaction ne le présente pas comme un guide de migration. Pour les autres chantiers de la fonction de direction, voir notre pilier sur le métier de directeur d’EHPAD.
Perspectives : les questions encore ouvertes
Sur le financement du numérique, le point d’étape présenté au HCFEA indique : « 2025 était la dernière campagne ESMS Numérique pour généraliser l’équipement et le développement des usages du DUI, MES et MSS dans les ESSMS ». La source ne dit pas ce qui lui succède. La rédaction suggère de ne pas bâtir un projet de changement de logiciel sur l’hypothèse d’un financement de ce type, et de confirmer auprès de vos financeurs.
Pour un changement de DUI EHPAD, la rédaction retient que le contrat est le lieu central de la sortie.
Mini-FAQ : changer de logiciel DUI et récupérer les données
Que prévoit-on pour récupérer les données des résidents quand on quitte son éditeur ?
Le droit à la portabilité du RGPD permet-il à l’établissement de récupérer ses données ?
Sources officielles
- CNSA — programme ESMS numérique
- CNSA — étude des impacts du dossier usager informatisé sur les pratiques
- HCFEA — séminaire du Conseil de l’âge sur les outils et usages du numérique en EHPAD
- Agence du numérique en santé — dossier de spécifications de référencement du DUI (Ségur)
- Agence du numérique en santé — appel à financement des mises à jour du logiciel DUI (Ségur)
- CNIL — répondre à une demande de droit à la portabilité
- OPCO Santé — étude EDEC sur l’accompagnement à la transition numérique
- FHF — kit de l’ANAP pour déployer un dossier usager informatisé
- Légifrance — code de la santé publique, hébergement de données de santé
