Le certificat de décès en EHPAD change de circuit administratif : un décret paru fin juillet 2026 fait du format électronique le principe pour la transmission du volet administratif aux communes, et allège la présentation du document. Pour les directions d’établissement et les équipes soignantes, ce texte technique redessine qui saisit quoi, par quelle voie, et jusqu’où le papier reste toléré.
Les faits
Un décret relatif à la dématérialisation des certificats de décès a été publié au Journal officiel : le texte du 28 juillet 2026, dont le texte entre en vigueur le lendemain de sa publication. Sur le fond, il fixe les modalités de réception du certificat de décès au format électronique par les mairies et supprime la référence au nombre de feuillets du volet administratif du certificat de décès.
Le texte cible plusieurs catégories de professionnels : médecins, infirmiers diplômés d’Etat, médecins retraités, officiers d’état civil, opérateurs funéraires. Sur le plan juridique, le décret est pris en application de l’article L. 2223-42 du code général des collectivités territoriales.
Concrètement, le code général des collectivités territoriales est complété : « Les communes disposent d’un téléservice défini par arrêté des ministres chargés des collectivités territoriales et de la santé leur permettant de recevoir sous forme dématérialisée le volet administratif des certificats de décès ». C’est ce canal, et non plus l’édition papier, que le texte désigne comme la voie de transmission vers la mairie.
Pour le secteur, l’essentiel se joue dans la rédaction de l’alinéa, qui précise textuellement que « Lorsque le décès n’a pas eu lieu dans un établissement de santé public ou privé ou dans un établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes mentionné à l’article L. 313-12 du code de l’action sociale et des familles ou, à titre exceptionnel, en cas d’indisponibilité du téléservice mentionné au II de l’article R. 2213-1-2, le certificat de décès peut être établi sur support papier ». L’EHPAD y est nommément rangé aux côtés des établissements de santé — mais ce classement n’a rien de neuf : le décret du 28 février 2022 écrivait déjà, dans les mêmes termes, qu’« I.-A titre exceptionnel, lorsque le décès n’a pas eu lieu dans un établissement de santé public ou privé ou dans un établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes mentionné à l’article L. 313-12 du code de l’action sociale et des familles, le certificat de décès peut être établi sur support papier ». Depuis quatre ans, le papier n’est donc déjà plus le régime de droit commun en EHPAD. Ce que le texte de 2026 ajoute est ailleurs : une nouvelle porte de sortie, l’indisponibilité du téléservice, et la disparition du repli papier « pour des raisons techniques » que le décret de 2022 avait prévu — « II.-Lorsque, pour des raisons techniques, le volet administratif du certificat électronique ne peut pas être transmis à la mairie par voie dématérialisée sécurisée, il est édité sous format papier et transmis à la mairie en quatre exemplaires signés par le médecin, l’étudiant ou le praticien. » — puisque ce II est désormais abrogé.
Le décret retouche également les dispositions du même code qui fixent le contenu du certificat. Les mots : « les deux volets du certificat de décès » sont remplacés par les mots : « le volet médical ». Le mot : « trois » est supprimé. Après les mots « avant la transmission », sont ajoutés les mots : « , dans les meilleurs délais, ». Au troisième alinéa, les mots : « le volet administratif » sont remplacés par les mots « un feuillet du volet administratif ». Le II de l’article R. 2213-1-4 est abrogé.
Le circuit vers la commune est également précisé. Les mots : « la mairie » sont remplacés par les mots : « la commune du lieu de décès », ce qui clarifie la collectivité territorialement compétente. D’autre part, le bulletin transmis à l’officier d’état civil est désormais un bulletin comprenant les noms, prénoms, date de naissance, sexe et domicile du défunt, les date et heure de décès ou, à défaut, du constat de décès, la commune de décès et le numéro de l’acte de décès, ce qui structure l’échange entre l’établissement, l’officier d’état civil et les opérateurs funéraires — un point qui touche directement à l’organisation de la gestion documentaire et de l’archivage en établissement.
Mise en perspective
Le principe n’est pas entièrement inédit pour les établissements. Depuis le 1er juin 2022, la déclaration de décès par voie électronique est obligatoire pour tout décès ayant lieu en établissement de santé ou médico-social (procédure détaillée par l’ARS Auvergne-Rhône-Alpes). Le décret du 28 juillet 2026 vient donc consolider et préciser un mouvement déjà engagé, en portant sur deux points de procédure : le nombre de feuillets exigés pour le volet administratif, et le canal de réception de ce volet par la commune.
L’enjeu, pour le secteur, se mesure à l’ampleur du sujet. D’après les données DREES portant sur 2015, 150 000 personnes résidant en établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (Ehpad) sont décédées, représentant un quart des décès annuels en France (étude DREES sur l’EHPAD comme lieu de fin de vie). Cette donnée, ancienne, ne décrit pas la situation actuelle du secteur ; elle rappelle en revanche pourquoi le circuit du certificat de décès reste un sujet récurrent pour les établissements, en lien avec les dispositifs d’accompagnement de fin de vie déjà en place et avec le circuit du médicament en fin de vie, deux sujets qui mobilisent les mêmes équipes au même moment.
Ce texte s’inscrit dans un mouvement plus large de dématérialisation des flux administratifs en EHPAD, dont le passage de la facturation à l’électronique est un autre exemple récent pour le secteur. Pour les directions, cela signifie un même effort d’adaptation des procédures internes, des habilitations d’accès aux téléservices concernés et de la formation des personnels qui les utilisent au quotidien.
Impact concret par profil métier
Direction et IDEC
Pour la direction et l’IDEC, l’enjeu est d’abord organisationnel : vérifier que l’établissement dispose d’un accès fonctionnel au téléservice destiné aux communes, et former les personnels habilités à l’utiliser en priorité sur le support papier. La nouvelle exigence de transmission sans délai superflu invite à formaliser un circuit interne clair entre la constatation du décès et l’envoi du volet administratif à la commune, avec un référent identifié pour chaque temps du circuit — jour, nuit, week-end.
Médecins coordonnateurs et IDE
Sur le fond, le principe de compétence ne change pas : C’est un professionnel de santé qui constate le décès et établit le certificat de décès. En EHPAD, cette compétence est partagée depuis plusieurs années entre médecins et infirmiers, notamment via la compétence reconnue aux infirmiers pour établir ce document, sur un fondement juridique commun (rappel du cadre par l’Assurance Maladie) : Le cadre juridique est défini par l’article L. 2223-42 du Code général des collectivités territoriales. Ce qui change avec le nouveau texte, c’est la voie de transmission du document une fois établi, pas la question de savoir qui a le droit de le signer.
Secrétariat et personnel administratif
Le volet administratif du certificat concerne aussi les fonctions support. Pour les décès certifiés dans un établissement de santé ou un établissement médico-social, les données administratives peuvent être saisies par du personnel administratif habilité (procédure détaillée par l’ARS Île-de-France). Concrètement, la saisie des informations d’identité et d’état civil du bulletin transmis à la commune ne repose donc pas uniquement sur le professionnel de santé certificateur, à condition que cette habilitation ait été formellement organisée au sein de l’établissement, avec une procédure écrite et un accès nominatif au téléservice.
Familles et proches
Pour les proches, le décret ne modifie pas les démarches qui leur incombent. La déclaration du décès doit être faite dans un délai de 24 heures, et ce délai reste inchangé. Ce qui évolue se joue en amont, entre l’établissement et la commune ; les familles peuvent retrouver le détail de leurs droits et des démarches à accomplir après un décès sur les ressources dédiées du site.
Perspectives
Le texte renvoie la définition opérationnelle du téléservice à un arrêté ministériel ultérieur, ce qui laissera aux communes et aux éditeurs de logiciels métier un temps d’ajustement technique. Pour les EHPAD, l’enjeu à court terme est moins réglementaire que pratique : s’assurer que les équipes soignantes et administratives savent, cas par cas, qui saisit le volet médical, qui saisit le volet administratif, et vers quel canal l’un et l’autre doivent être transmis. Les établissements qui ont déjà structuré leur circuit de fin de vie et leur gestion documentaire disposent d’un terrain préparé pour cette nouvelle étape ; les autres gagneront à formaliser dès maintenant une procédure interne courte, testée avec le personnel habilité, plutôt que d’attendre un premier décès pour découvrir le fonctionnement du téléservice.
Questions fréquentes
Le certificat de décès papier disparaît-il totalement en EHPAD ?
Qui établit le certificat de décès d’un résident et qui peut saisir les données administratives ?
Ce changement modifie-t-il les démarches des familles après un décès en EHPAD ?
Sources officielles
- Légifrance — le décret sur la dématérialisation des certificats de décès
- Service-public.fr — les démarches à la suite d’un décès
- Ameli.fr — l’établissement des certificats de décès par les infirmiers
- DREES — l’EHPAD comme lieu de fin de vie
- ARS Auvergne-Rhône-Alpes — la procédure de déclaration électronique du décès
- ARS Île-de-France — établir le certificat de décès par voie électronique
