À compter du 1er septembre 2026, la facturation électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA — un EHPAD n’échappe pas à la règle. Ce mode d’emploi détaille ce que la réforme change concrètement, côté direction, dans la relation aux fournisseurs de l’établissement.
Les faits
Le point de départ à retenir est simple, mais il change presque tout dans son application : les entreprises devront recevoir leurs factures sous forme électronique, dès lors que leur fournisseur a l’obligation de les émettre sous ce format, précise la direction générale des Finances publiques dans sa foire aux questions consacrée à la réforme. Autrement dit, la réception d’une facture électronique n’attend pas la taille de l’établissement : elle s’impose au rythme où les fournisseurs eux-mêmes basculent.
Côté émission, le calendrier est différent selon la taille de l’entreprise. les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire seront tenues d’émettre leurs factures sous format électronique et de transmettre électroniquement à l’administration leurs informations de transactions et leurs données de paiement dès le 1er septembre 2026, selon la même source. Pour la majorité des fournisseurs d’un EHPAD — PME, TPE, artisans, professions libérales facturant l’établissement —, l’échéance est reportée : l’obligation d’émission des factures sous format électronique et de transmission électronique à l’administration d’informations de transactions et de données de paiement sera obligatoire pour les petites et moyennes entreprises ainsi que pour les micro-entreprises, À compter du 1er septembre 2027. Un calendrier que résume la note de l’OPCO Santé à ses adhérents : Émission obligatoire de factures électroniques pour les PME, TPE et micro-entreprises.
Ce basculement ne se règle pas de gré à gré entre l’EHPAD et son fournisseur : les entreprises devront recourir à une plateforme agréée immatriculée par l’administration fiscale. Selon la DGFiP, Une plateforme agréée est une plateforme immatriculée par l’administration fiscale, une immatriculation délivrée pour une durée de trois ans renouvelable. Son rôle couvre l’ensemble du circuit : Émission, transmission, réception de la facture électronique du fournisseur au client. Sur le choix de l’opérateur, la règle laisse la main aux entreprises : Les entreprises sont libres de choisir leur(s) plateforme(s) parmi celles immatriculées — un point à clarifier tôt avec chaque prestataire pour sécuriser ses contrats fournisseurs sans attendre la dernière minute. Le fonctionnement détaillé de ces opérateurs est publié par la DGFiP sur sa page consacrée à la facturation électronique et aux plateformes agréées.
| Échéance | Réception | Émission |
|---|---|---|
| 1er septembre 2026 | toutes les entreprises assujetties à la TVA (qu’elles en soient redevables ou non), quelle que soit leur taille, devront être en capacité de recevoir des factures électroniques | les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire seront tenues d’émettre leurs factures sous format électronique |
| À compter du 1er septembre 2027 | Obligation déjà acquise depuis 2026, aucune nouvelle échéance | l’obligation d’émission des factures sous format électronique et de transmission électronique à l’administration d’informations de transactions et de données de paiement sera obligatoire pour les petites et moyennes entreprises ainsi que pour les micro-entreprises |
Mise en perspective
La réforme ne se limite pas à un changement d’outil : elle est désormais assortie d’un régime de sanctions clarifié. La loi de finances pour 2026 clarifie les sanctions applicables en cas de manquement aux règles relatives à la réforme de la facturation électronique, indique la page dédiée d’Entreprendre Service Public consacrée aux sanctions de la réforme. Sur l’émission, le montant de l’amende appliqué à l’assujetti n’émettant pas de facture électronique s’élève désormais à 50 € par facture, (le total des amendes au cours d’une même année civile ne doit pas dépasser 15 000 €). Sur la transmission des données de transaction et de paiement, une amende de 500 € (au lieu de 250 €) par transmission s’appliquera désormais, (le total des amendes appliquées au titre d’une même année civile ne peut pas être supérieur à 15 000 €). Côté réception, la sanction n’est pas automatique : l’assujetti sera mis en demeure de s’y conformer dans un délai de 3 mois avant toute amende — un délai de rattrapage qu’il vaut mieux ne pas attendre pour s’organiser.
À côté de la facture proprement dite, la réforme installe un second flux, moins visible mais tout aussi contraignant : l’e-reporting. La plateforme agréée assure la Transmission de données de transactions qui ne font pas l’objet d’une facture électronique à l’administration, ainsi que la Transmission des données de paiement pour l’ensemble des opérations. Ce flux suppose un format technique précis : Une facture électronique est une facture créée, transmise, reçue et conservée sous un format numérique structuré, sécurisé et conforme aux exigences réglementaires — un PDF envoyé par courriel classique n’entre donc pas dans ce cadre. Les Formats de factures acceptés : Factur-X, UBL, CII sont détaillés par l’OPCO Santé dans sa note aux adhérents, qui rappelle également que Ces plateformes s’appuient sur des adresses de routage (ou adresses de maillage) afin d’orienter chaque facture vers le bon canal de traitement — une information que l’EHPAD doit se procurer et transmettre à ses partenaires. Ces factures et ces flux de données viennent s’ajouter à la conservation des documents de l’établissement, déjà encadrée par ailleurs.
Autre point de vigilance : la réforme ne dispense de rien côté déclaratif. Vous devrez effectivement continuer de déposer vos déclarations de TVA selon la même périodicité qu’aujourd’hui, qui dépend de votre régime d’imposition, prévient la DGFiP — un rappel utile pour des services financiers déjà confrontés à la contrainte budgétaire de l’exercice en cours. Seul horizon plus favorable, mais à terme : permettront à terme de proposer un pré-remplissage des déclarations de TVA.
Impact concret par profil métier
Pour le directeur, l’enjeu immédiat n’est pas de choisir un logiciel, mais de vérifier trois points avec ses interlocuteurs : quelle plateforme agréée sera utilisée pour recevoir les factures, quelles adresses de routage communiquer à chaque fournisseur, et qui, en interne, assurera le suivi. Sur la question spécifique du régime de TVA applicable à l’établissement, la DGFiP pose une règle générale dont l’application dépend du régime propre à chaque structure : Si vous réalisez des opérations exonérées de TVA au sens des articles 261 à 261 E du Code général des Impôts (CGI), alors par contre, vous n’êtes pas concernés en émission par la facturation électronique ou la transmission électronique d’informations à l’administration, précise la DGFiP dans sa page consacrée aux assujettis qui n’émettent pas de facture ou facturent sans TVA. Les activités d’un EHPAD pouvant relever de régimes de TVA différents selon leur nature et le statut de la structure, ce point est à faire vérifier précisément par l’expert-comptable ou le service financier de l’établissement plutôt qu’à présumer.
Ce qui, en revanche, ne souffre aucune exception, quel que soit ce régime : toutes les entreprises assujetties à la TVA (qu’elles en soient redevables ou non), quelle que soit leur taille, devront être en capacité de recevoir des factures électroniques. Et en tant qu’acheteur professionnel, l’établissement reste concerné même si sa propre activité relève d’un régime particulier : en tant qu’acheteur professionnel, vous êtes concerné par la facturation électronique, dès lors qu’elle est obligatoire entre deux entités établies en France pour les opérations entrant dans le champ de la TVA. La DGFiP le formule ainsi pour tout acheteur professionnel : vous aurez l’obligation de recevoir les factures de vos fournisseurs au format électronique par l’intermédiaire d’une plateforme agréée. C’est ce volet réception qui concerne, sans délai ni exception, tout EHPAD dès la rentrée.
Pour le responsable des achats ou de l’économat, la bascule se joue fournisseur par fournisseur. Ménage, blanchisserie, restauration, maintenance technique : la coordination des prestataires externes va devoir intégrer, en plus des exigences de service habituelles, la question du canal de facturation et de l’adresse de routage à transmettre. Un prestataire qui bascule en émission électronique avant l’établissement contraint mécaniquement ce dernier à être prêt en réception.
Pour le service comptable et financier, le changement touche directement le dialogue de gestion avec le siège lorsque l’établissement appartient à un groupe : les flux de facturation électronique et d’e-reporting génèrent des données que la direction financière devra pouvoir expliquer et rapprocher de sa propre comptabilité.
Pour l’IDEC ou le responsable qualité, l’enjeu est indirect mais réel : les factures électroniques et leurs justificatifs viennent allonger les documents que l’établissement doit pouvoir produire sans délai en cas de contrôle ou d’audit, au même titre que les pièces réglementaires déjà attendues à chaque rentrée.
Perspectives
L’échéance de 2026 n’est qu’une première étape : À compter du 1er septembre 2027, l’ensemble des fournisseurs de taille plus modeste devra à son tour émettre au format électronique. D’ici là, l’établissement gagnera à anticiper le coût et le temps d’intégration de cette transition dans son plan pluriannuel d’investissement, au même titre que ses autres projets numériques.
Piloter cette transition fait pleinement partie des missions du directeur d’établissement, aux côtés de la gestion budgétaire et de la conformité réglementaire qui structurent déjà son quotidien face à l’échéance du 1er septembre.
Sources officielles
- impots.gouv.fr — à partir de quand suis-je concerné par la réforme
- impots.gouv.fr — je n’émets pas de facture ou je facture sans TVA
- impots.gouv.fr — dois-je encore déposer des déclarations de TVA
- impots.gouv.fr — comment émettre et recevoir mes factures
- impots.gouv.fr — facturation électronique et plateformes agréées
- Urssaf — la facturation électronique obligatoire au 1er septembre 2026
- OPCO Santé — note aux adhérents sur la facturation électronique
- Entreprendre Service Public — les sanctions de la réforme évoluent
Questions fréquentes
Un EHPAD doit-il être en mesure de recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026 ?
Un EHPAD est-il concerné par l’obligation d’émettre des factures électroniques ?
Que risque un fournisseur qui n’émet pas de facture électronique alors qu’il y est tenu ?
