Chaque année, c’est le même scénario. En janvier, vous ouvrez un dossier sur votre bureau : « Plan de formation 2026 ». Trois sous-dossiers : un tableau Word avec la liste des formations, un fichier Excel pour le budget, un planning imprimé scotché au mur de l’infirmerie. Et quelque part dans vos mails, les devis des organismes de formation reçus l’année dernière.
En mars, le directeur vous demande où en est le budget formation. Vous passez 45 minutes à recouper vos fichiers. En juin, l’ARS annonce un contrôle : vous cherchez les attestations de formation incendie. En septembre, une aide-soignante vous demande quand a lieu la formation bientraitance : le planning affiché date d’avril.
Ce n’est pas un problème de compétence. C’est un problème d’outil.
Ce que l’évaluation HAS attend réellement de votre plan de formation
Depuis la mise à jour du référentiel HAS ESSMS (V1.1, juillet 2025), les évaluateurs ne se contentent plus de vérifier qu’un plan de formation existe. Ils croisent trois sources : la vérification documentaire, les entretiens avec la direction, et des échanges directs avec les professionnels de terrain.
Concrètement, voici ce qu’ils demandent :
- Un plan de développement des compétences formalisé et daté, régulièrement mis à jour
- La traçabilité des formations réalisées : feuilles d’émargement, certificats avec dates de validité
- L’adéquation entre formations et besoins identifiés dans le projet d’établissement
- Des indicateurs de suivi : taux de réalisation, écarts, budget consommé;
Un défaut de plan de formation ou de traçabilité constitue un motif de recommandation défavorable. Sur la bientraitance ou la sécurité, c’est quasi systématique. L’article que nous avons publié sur l’évaluation de la qualité des soins en EHPAD détaille les critères HAS applicables.
2026 : trois nouvelles obligations qui changent la donne
Cette année n’est pas une année ordinaire pour la gestion de la formation en EHPAD. Trois réformes s’empilent :
1. Le Passeport de Prévention est opérationnel
Créé par la loi du 2 août 2021 et rendu opérationnel par le décret n° 2025-748 du 1er août 2025, le Passeport de Prévention est ouvert aux employeurs depuis le 16 mars 2026. Vous devez désormais déclarer toutes les formations santé-sécurité dispensées en interne, dans un délai de 9 mois après la fin du trimestre concerné. Concrètement : il faut savoir exactement qui a été formé à quoi, et quand.
2. L’Entretien de Parcours Professionnel remplace l’entretien professionnel
La loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025 crée l’Entretien de Parcours Professionnel (EPP) avec un nouveau cycle 1-4-8 : premier entretien à l’embauche, deuxième dans l’année, puis tous les 4 ans. Bilan récapitulatif tous les 8 ans. Mise en conformité obligatoire avant le 1er octobre 2026. Cela implique un lien direct entre les formations réalisées et les parcours individuels.
3. Nouvelles modalités OPCO Santé 2026
Depuis le 1er janvier 2026, les règles de prise en charge ont été refondues par la branche SSSMS. Chaque axe de formation est désormais associé à un montant de prise en charge spécifique par salarié. Notre article sur les chiffres clés du baromètre OPCO Santé donne le contexte de cette réforme.
Résumé : en 2026, vous devez non seulement planifier et réaliser les formations, mais aussi tout traçer, tout déclarer, tout prouver. Avec des fichiers éparpillés, c’est mission impossible.
Les 7 axes de formation HAS que votre plan doit couvrir
Le référentiel HAS identifie 7 axes thématiques que tout plan de formation en EHPAD devrait adresser. Ce ne sont pas des suggestions : ce sont les thèmes vérifiés lors des évaluations.
- Bientraitance et droits des résidents — renforcée par la loi 2024-317
- Soins et pratiques cliniques — douleur, chutes, escarres, dénutrition
- Maladies neurodégénératives — Alzheimer, troubles du comportement
- Hygiène et prévention des infections — bionettoyage, précautions standard
- Sécurité et gestion des risques — incendie, plan bleu, évacuation
- Nutrition et alimentation — HACCP, textures modifiées, hydratation
- Accompagnement de fin de vie — soins palliatifs, directives anticipées
À cela s’ajoutent les formations strictement obligatoires du Code du travail : sécurité incendie (tous les 6 mois), SST (tous les 2 ans), gestes et postures (tous les 3 ans), habilitation électrique, HACCP, DPC triennal pour les professionnels de santé. Notre guide des 27 axes prioritaires FPH 2026 détaille les obligations spécifiques aux EHPAD publics.
Gérer tout cela avec un tableau Word et un planning papier, c’est comme piloter un établissement avec une calculatrice : ça fonctionne, mais à quel prix en temps et en risque d’erreur ?
La solution : un outil qui fait le travail à votre place
C’est exactement pour répondre à ce problème que SOS EHPAD a conçu le Plan de Formation EHPAD 2026 : un fichier Excel unique, autonome et prêt à l’emploi qui remplace tous vos documents éparpillés.
Le principe est simple : vous sélectionnez une formation dans un menu déroulant, et 5 colonnes se remplissent automatiquement via des formules RECHERCHEV : numéro, axe thématique, public cible, durée et coût. Vous cochez les mois de réalisation. Le reste — calendrier, suivi trimestriel, statistiques, planning d’affichage — se génère tout seul.
8 onglets pour tout centraliser
L’outil contient 8 onglets professionnels conçus pour couvrir l’intégralité du cycle de formation :
- Accueil — Fiche établissement + mode d’emploi intégré
- Base de données — 30 formations HAS pré-remplies + 10 personnalisables
- Plan annuel — Construction du plan avec suivi budgétaire en temps réel
- Vue calendrier — Génération automatique d’un calendrier 12 mois
- Suivi trimestriel — 4 blocs T1-T4 avec écarts et sous-totaux
- Bilan semestriel — KPI automatisés pour les bilans juin et décembre
- Planning d’affichage — Prêt à imprimer, avec sélecteur de période
- Statistiques — Répartition par axe thématique et par mois
Aucune macro, aucun VBA, aucune connexion internet nécessaire. Le fichier fonctionne sur Excel (Windows et Mac), LibreOffice et Google Sheets.
Ce que ça change concrètement dans votre quotidien
Avant : 3 jours de travail fragmenté
Vous ouvrez 4 fichiers différents. Vous ressaisissez les mêmes informations dans chacun. Vous recalculez le budget à la main. Vous imprimez un planning qui sera obsolète dans un mois. En fin d’année, vous passez une journée à compiler les données pour le bilan.
Après : 1 heure, tout est fait
Vous ouvrez un seul fichier. Vous sélectionnez vos formations dans la liste. Tout se propage automatiquement : plan, calendrier, suivi, stats, planning d’affichage. Le budget se met à jour en temps réel. Quand le directeur demande un état des lieux, vous ouvrez l’onglet Bilan semestriel : c’est prêt.
Quand l’ARS annonce un contrôle, vous ouvrez l’onglet Suivi trimestriel : tout est tracé. Quand une aide-soignante demande le planning des formations, vous imprimez le planning d’affichage en 30 secondes, filtré sur le trimestre en cours.
30 formations HAS pré-remplies : la base dont chaque IDEC rêve
L’outil arrive avec une base de 30 formations classées selon les 7 axes thématiques HAS. Pour chaque formation : code unique, intitulé, axe, public cible, durée, périodicité (annuelle, bisannuelle, triennale), caractère obligatoire ou recommandé, format (présentiel, distanciel, mixte, e-learning, simulation), coût estimé et objectifs pédagogiques.
10 lignes supplémentaires vous permettent d’ajouter vos propres formations spécifiques : les formations d’organisme, les sessions internes, les e-learnings propres à votre établissement.
Pour les IDEC qui découvrent le métier ou qui prennent leur poste, cette base est un gain de temps considérable : au lieu de partir d’une feuille blanche, vous partez d’une base complète et validée. Notre guide sur la fidélisation des soignants montre d’ailleurs que l’accès à la formation est un levier majeur de rétention.
Le suivi budgétaire qui manque à 90 % des EHPAD
Les chiffres ANFH 2024 sont parlants : plus d’un milliard d’euros de charges de formation dans la Fonction publique hospitalière, avec une obligation légale de consacrer 2,1 % de la masse salariale au plan de formation (EHPAD publics). Pour les EHPAD privés, la contribution légale est de 1,68 % de la masse salariale (plus de 11 salariés).
Pourtant, combien d’IDEC savent exactement, en temps réel, combien il reste sur l’enveloppe formation ?
L’onglet Plan annuel de l’outil intègre un bandeau budgétaire automatique : budget alloué, budget engagé, reste disponible, nombre de formations planifiées. Ces quatre indicateurs se recalculent en temps réel à chaque ajout ou modification. Pour approfondir la gestion financière, notre article sur PATHOS et l’impact sur le budget soins complète utilement cette dimension.
À qui s’adresse cet outil ?
- IDEC — C’est votre outil du quotidien pour piloter la formation. Plus besoin de jongler entre 4 fichiers.
- Directeurs d’EHPAD — Validez le plan, suivez le budget, présentez les indicateurs en réunion. En un onglet.
- Référents qualité — Documentez la conformité HAS. Les KPI sont prêà-calculer.
- Responsables RH — Suivi administratif et budgétaire centralisé.
Le médecin coordonnateur, s’il participe à l’identification des besoins de formation clinique, y trouvera également un allié précieux.
Un outil réutilisable chaque année
Le fichier est conçu pour être dupliqué d’une année sur l’autre. Changez l’année dans l’onglet Accueil, videz les X du plan annuel, et vous repartez sur une base propre en conservant votre base de formations personnalisée. Votre investissement de 23,90 € vous sert pendant des années.
Aucune compétence Excel avancée n’est requise. Si vous savez cliquer dans un menu déroulant et taper un X, vous savez utiliser cet outil. Un mode d’emploi détaillé est intégré directement dans le premier onglet.
Le CPF à 150 €, le Passeport de Prévention, les nouvelles règles OPCO… ne restez pas à côté
Le contexte réglementaire 2026 est exigeant. Le ticket modérateur CPF à 150 € impacte directement les démarches individuelles de vos soignants. Les nouvelles modalités OPCO Santé redéfinissent les montants de prise en charge par axe. Et le Passeport de Prévention impose une traçabilité individuelle de chaque formation sécurité.
Avoir un outil structuré, c’est la condition sine qua non pour naviguer dans ce paysage sans y perdre ni temps, ni argent, ni conformité.
Passez à l’action
Le Plan de Formation EHPAD 2026 est disponible en téléchargement immédiat au prix de 23,90 €. Un fichier Excel, 8 onglets, 30 formations HAS, zéro macro, compatible partout.
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