Admettre un proche en EHPAD implique de constituer un dossier comportant deux parties distinctes : administrative et médicale. Le formulaire Cerfa 14732*03, utilisé seul ou via la plateforme ViaTrajectoire, centralise l’ensemble des pièces requises. Voici la liste exhaustive des documents à réunir et le déroulé chronologique de la procédure, étape par étape.
Les deux composantes obligatoires du dossier
Le dossier d’admission en EHPAD se compose systématiquement de deux volets distincts, tels que définis par le formulaire national Cerfa 14732*03 et les recommandations officielles du portail gouvernemental dédié aux personnes âgées.
Le volet administratif regroupe les pièces d’identité, de ressources et de couverture sociale. Il est constitué et transmis par la famille ou le représentant légal. Le volet médical, confidentiel, doit être complété par le médecin traitant et transmis sous pli fermé directement au médecin coordonnateur de l’EHPAD. Cette distinction est essentielle : prévoyez 3 à 5 jours supplémentaires pour obtenir la section médicale auprès de votre médecin.
Les pièces administratives obligatoires
La liste des pièces administratives est fixée par le formulaire Cerfa 14732*03. Aucun EHPAD ne peut exiger des documents supplémentaires à ce stade. Ce dossier peut désormais être transmis via la demande d’admission dématérialisée ViaTrajectoire. Voici les pièces à préparer :
- Pièce d’identité du futur résident (carte nationale d’identité, passeport ou titre de séjour)
- Justificatif de domicile de moins de 3 mois (ou attestation d’hébergement)
- Attestation de droits à l’Assurance maladie (carte Vitale et attestation à jour)
- Attestation de mutuelle complémentaire si le résident en dispose
- Justificatifs de ressources des 3 derniers mois : retraite(s), pensions, revenus du patrimoine
- Avis d’imposition de l’année précédente (ou de non-imposition)
- Relevé d’identité bancaire (RIB) au nom du futur résident
- Notification APA si déjà attribuée, ou dossier en cours auprès du Conseil départemental
- Jugement de tutelle ou curatelle le cas échéant, avec coordonnées du protecteur désigné
Si votre proche est sous protection juridique, le représentant légal doit fournir en complément une copie de l’ordonnance ou du jugement désignant le protecteur. Les démarches sont alors engagées au nom du résident, avec l’accord formel du tuteur ou curateur selon le degré de protection.
La section médicale : confidentielle et transmise par le médecin
La partie médicale du dossier est obligatoire mais suit un circuit distinct. Elle comprend généralement :
- Le certificat médical établi par le médecin traitant, précisant les pathologies, l’état de dépendance et les soins nécessaires
- L’évaluation du niveau de dépendance (GIR estimé si disponible)
- Les ordonnances en cours et la liste complète des traitements
- Les comptes rendus d’hospitalisation récents (moins d’un an de préférence)
- Les comptes rendus de consultations spécialisées pertinents (neurologie, cardiologie, gériatrie…)
Cette section est transmise sous pli confidentiel directement au médecin coordonnateur de l’EHPAD, conformément aux règles du secret médical. Elle ne transite pas par le secrétariat ni par la famille. Contactez le médecin traitant au moins une semaine avant l’envoi du dossier pour anticiper ce délai.
ViaTrajectoire : la voie dématérialisée recommandée
Depuis son déploiement national en 2023, la plateforme ViaTrajectoire permet de déposer un dossier unique et de l’envoyer simultanément à plusieurs EHPAD. C’est la voie recommandée par la CNSA pour plusieurs raisons :
- Un seul dossier, jusqu’à 40 demandes simultanées auprès d’établissements différents, sans saisie répétée
- Suivi en temps réel de l’avancement de chaque demande depuis votre espace personnel
- Pièces numérisées jointes directement en ligne (5 MB maximum par pièce, 15 fichiers maximum)
- Couverture nationale : 11 450 structures Grand Âge connectées, dont la grande majorité des EHPAD
Pour les familles moins à l’aise avec le numérique, le dossier papier reste possible. Le formulaire Cerfa 14732*03 est téléchargeable sur service-public.gouv.fr et peut être envoyé directement à chaque EHPAD par courrier recommandé. Cela multiplie cependant les démarches et allonge les délais.
Pour comprendre ViaTrajectoire du côté des équipes professionnelles, consultez notre guide professionnel complet sur ViaTrajectoire.
Chronologie et délais légaux à connaître
La procédure d’admission suit un calendrier précis, en partie encadré par le décret 2004-1274 du 26 novembre 2004 relatif au contrat de séjour :
- J-30 à J-14 : rassembler les pièces administratives et contacter le médecin traitant pour la section médicale
- J-10 : déposer le dossier complet via ViaTrajectoire ou par courrier recommandé
- Sous 2 semaines : l’EHPAD accuse réception (aucun délai légal de réponse d’admission n’est opposable à l’établissement)
- À l’admission : remise du livret d’accueil, de la charte des droits et libertés, et proposition de désigner une personne de confiance
- Dans les 15 jours suivant l’admission : remise du contrat de séjour au résident ou à son représentant légal
- Dans le mois suivant l’admission : signature obligatoire du contrat de séjour (pour les séjours prévisibles de plus de 2 mois)
Pour en savoir plus sur les étapes suivant l’admission, consultez notre guide pratique de l’admission en EHPAD et notre guide complet sur les droits des résidents.
Cas particuliers : tutelle, aides sociales et admissions en urgence
Certains profils nécessitent des pièces complémentaires ou des circuits adaptés :
- Résidents sous tutelle ou curatelle : ajouter le jugement ou l’ordonnance de protection. Les actes d’admission sont signés par le protecteur désigné
- Bénéficiaires potentiels de l’ASH (Aide Sociale à l’Hébergement) : déposer parallèlement un dossier au Conseil départemental, qui valide la prise en charge des frais d’hébergement. Délai de traitement : plusieurs mois
- Admission en urgence depuis l’hôpital : l’assistante sociale hospitalière peut constituer le dossier d’admission directement depuis l’établissement de santé, via le circuit prioritaire de ViaTrajectoire
- Personnes sans domicile fixe ou en situation administrative complexe : contacter le CCAS (Centre Communal d’Action Sociale) pour un accompagnement spécifique
Pour comprendre l’ensemble des aides financières disponibles (APA, ASH, APL, crédit d’impôt aidants), consultez notre guide complet du financement EHPAD 2026 et la page pilier sur le financement des EHPAD.
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