Mis à jour en juillet 2026 — Le dossier d’admission en EHPAD conditionne toute la suite du parcours : sans ses deux volets correctement remplis, aucun établissement ne peut instruire une demande. Ce guide détaille, pièce par pièce, ce qu’il faut réunir, qui le remplit, comment fonctionne la téléprocédure ViaTrajectoire, et ce qui se passe une fois le dossier déposé — pour les familles comme pour les équipes qui l’instruisent côté établissement.
Contexte et enjeux du dossier d’admission
Constituer un dossier pour préparer l’entrée d’un proche en EHPAD n’a rien d’anodin : tous les établissements utilisent un dossier national unique de demande d’admission en EHPAD, ce qui simplifie en théorie la démarche mais laisse peu de place à l’improvisation sur le contenu à fournir. En pratique, ce dossier est le point de passage obligé avant toute réponse d’un établissement, et sa qualité — pièces complètes, volet médical à jour — accélère nettement l’instruction.
Ce dossier s’inscrit dans un cadre juridique précis : un contrat de séjour est conclu ou un document individuel de prise en charge est élaboré avec la participation de la personne accueillie, conformément à l’article L311-4 du code de l’action sociale et des familles. Concrètement, le dossier d’admission est la première étape d’une relation contractuelle qui se formalisera ensuite dans le contrat de séjour, dont les points de vigilance méritent d’être anticipés dès le dépôt du dossier. Le sujet touche aussi directement aux droits des résidents en EHPAD, puisque la manière dont la demande est instruite conditionne l’accès effectif à un hébergement adapté.
Pour mesurer l’ampleur du secteur concerné : au 31 décembre 2023, 10 400 structures médico-sociales d’hébergement pour personnes âgées proposent 756 000 places d’accueil, dont 609 970 places installées dont 586 990 en hébergement permanent sont proposées par les 7 400 Ehpad en 2023. Le profil des résidents accueillis est aussi révélateur des enjeux d’un dossier bien préparé : la moitié des personnes accueillies dans ces établissements ont 88 ans et 8 mois ou plus et seuls 12 % ont moins de 75 ans, ce qui explique l’importance du volet médical dans l’appréciation de la demande. Sur le plan de l’offre habilitée à l’aide sociale, 519 000 places habilitées sont disponibles fin 2023 dans les divers types de structures, dont 448 000 en Ehpad — un point déterminant pour les familles qui envisagent une demande d’ASH. Enfin, la tension sur les places reste réelle : fin 2019, sur 100 places installées en Ehpad, on compte 97 résidents présents, tout comme fin 2015, signe d’un taux d’occupation structurellement élevé qui justifie de choisir un EHPAD et de déposer un dossier le plus en amont possible.
Le dossier pas-à-pas : volet administratif et volet médical
Le point de départ matériel est toujours le même formulaire : le formulaire unique de demande d’admission temporaire ou permanente en EHPAD porte le numéro Cerfa n°14732*03. Ce document unique — qu’il s’agisse d’une demande d’admission temporaire ou permanente — se compose de plusieurs volets qu’il faut traiter séparément.
Le volet administratif
Le volet administratif est à compléter par la personne âgée ou par une personne de son entourage habilitée à le faire. En pratique, c’est souvent l’aidant familial qui s’en charge, en lien avec le futur résident lorsque son état le permet, ou avec la personne chargée d’une mesure de protection juridique.
Le volet médical
Le volet médical suit un circuit distinct et confidentiel : il doit être rempli, daté et signé par le médecin traitant ou par un autre médecin. Une fois complété, il doit être remis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur de l’établissement qui émet un avis sur la demande d’admission en fonction des possibilités d’accueil de l’EHPAD. Concrètement, ce sont ces deux volets — administratif et médical — qui, selon la description de référence du dossier, forment l’ossature de la demande ; certaines sources précisent même que le dossier de demande d’admission se décompose en trois parties : un volet administratif à remplir soi-même, un volet médical et un volet autonomie à faire remplir par son médecin. Il est donc essentiel, avant tout dépôt, de vérifier auprès de l’établissement ou sur ViaTrajectoire la version exacte attendue.
Sur la condition d’accès elle-même, la règle de base reste simple : il faut avoir au moins 60 ans pour être admis en EHPAD. C’est ce critère, combiné à l’évaluation de l’autonomie via la grille AGGIR, qui structure l’instruction du dossier par l’établissement.
Tableau récapitulatif des pièces du dossier
| Pièce | Qui la fournit | Où l’obtenir | À quoi elle sert |
|---|---|---|---|
| Volet administratif du formulaire national (Cerfa n°14732*03) | Le demandeur, ou une personne de son entourage habilitée à le faire | Formulaire unique téléchargeable, remis par l’établissement ou disponible en ligne | Présenter l’identité et la situation administrative du demandeur à chaque établissement sollicité |
| Volet médical du même formulaire | Le médecin traitant, ou un autre médecin | Rempli, daté et signé par le médecin lors d’une consultation | Renseigner l’état de santé, transmis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur pour avis |
| Volet autonomie | Le médecin qui suit le demandeur | Complété par le médecin au même moment que le volet médical | Documenter le niveau d’autonomie du futur résident |
| Dossier unique dématérialisé (alternative au papier) | Le demandeur ou son entourage, directement en ligne | Service ViaTrajectoire, disponible dans la quasi-totalité des départements | Remplir une seule fois le dossier et l’envoyer en un clic à plusieurs établissements |
La téléprocédure ViaTrajectoire Grand Âge
Pour éviter de multiplier les envois papier à chaque établissement ciblé, la voie dématérialisée est désormais la norme : dans la quasi-totalité des départements, il est possible de faire une ou plusieurs demandes d’admission en EHPAD grâce au service en ligne ViaTrajectoire. L’intérêt pour les familles est direct : la demande en ligne sur ViaTrajectoire permet de remplir une seule fois le dossier et de l’envoyer en un seul clic à plusieurs établissements, ce qui évite de ressaisir les mêmes informations pour chaque candidature.
En pratique, la logique reste la même que sur le formulaire papier : un volet est renseigné par le demandeur ou son entourage, un autre par le médecin. La différence tient surtout à la diffusion — un seul dossier numérique peut être adressé à plusieurs EHPAD présélectionnés, ce qui est particulièrement utile lorsque la recherche s’étend sur plusieurs communes ou lorsque la liste d’attente de l’établissement de premier choix est longue.
Après le dépôt : instruction, avis médical, contrat de séjour
Une fois le dossier déposé, l’instruction repose largement sur l’avis médical interne à l’établissement : le volet médical est remis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur de l’établissement qui émet un avis sur la demande d’admission en fonction des possibilités d’accueil de l’EHPAD. C’est cet avis, croisé avec les places réellement disponibles, qui détermine si la demande peut aboutir rapidement ou rejoindre la liste d’attente de l’établissement.
Si l’admission est confirmée, la formalisation se joue sur le contrat de séjour, dont les règles de délai diffèrent selon le statut de l’EHPAD. L’Éhpad et la personne âgée, ou la personne chargée de la mesure de protection juridique, doivent conclure ensemble un contrat de séjour dès que la durée de l’hébergement peut être supérieure à 2 mois. Pour les établissements non habilités à l’aide sociale à l’hébergement, le contrat de séjour doit être signé préalablement à l’admission de la personne âgée. Pour un EHPAD habilité ASH en revanche, le contrat de séjour doit être remis à la personne âgée au plus tard dans les 15 jours qui suivent son admission, et il doit être signé dans le mois qui suit.
La signature n’est pas pour autant définitive dès le premier jour : dans les 15 jours qui suivent la signature du contrat de séjour, ou l’admission de la personne âgée si celle-ci est postérieure, la personne âgée ou la personne chargée de la mesure de protection juridique peut exercer par écrit un droit de rétractation. Passé ce délai, une seconde protection existe : un délai de réflexion de 48 heures permet de revenir sur sa décision, sans avoir à justifier d’un motif. Sur le plan financier, il faut aussi anticiper que l’Éhpad peut demander le versement d’un dépôt de garantie, dont le montant ne doit pas dépasser le tarif hébergement mensuel qui reste à la charge de la personne hébergée. Ces premières semaines sont aussi celles où se joue la période d’adaptation, qui mérite un accompagnement dédié de la famille.
Financer le séjour : les aides mobilisables
Le dossier d’admission n’épuise pas les démarches : il faut généralement l’articuler avec une ou plusieurs demandes d’aide financière, dont le coût réel d’un EHPAD justifie souvent la nécessité. Pour l’APA en établissement, la condition de dépendance est déterminante : seule la personne classée en GIR 1, GIR 2, GIR 3 ou GIR 4 peut obtenir l’APA, ce qui renvoie directement à l’évaluation réalisée via la grille AGGIR. Côté délais, les services du département doivent rendre leur décision dans les 2 mois qui suivent la date de réception du dossier de demande complet, et une fois accordée, l’allocation est versée chaque mois, au plus tard le 10 du mois auquel elle se rapporte.
Pour les familles aux ressources plus contraintes, l’aide sociale à l’hébergement (ASH) répond à une autre logique : elle s’adresse aux personnes âgées de plus de 65 ans, résidant en France de façon stable et régulière et dont les ressources sont inférieures au montant des frais d’hébergement en établissement. Le calendrier est serré puisque la demande d’ASH doit être déposée au plus tard dans les 2 mois qui suivent l’entrée en établissement — un point à anticiper dès le dépôt du dossier d’admission plutôt qu’après coup. En cas de recours, le président du conseil départemental a 2 mois pour répondre après réception du courrier. Il faut aussi savoir, avant d’engager la démarche, que les montants d’ASH versés par le conseil départemental peuvent être récupérés du vivant et au décès de la personne bénéficiaire — un élément qui mérite d’être expliqué clairement à la famille en amont. Pour une vision d’ensemble des dispositifs, notre guide complet du financement en EHPAD détaille chaque aide.
Deux précisions utiles complètent le tableau financier : l’APL et l’ALS ne sont pas cumulables entre elles, ce qui oblige à choisir l’aide au logement la plus favorable ; et la tarification hébergement elle-même évolue, puisque la réforme 2025 s’appuie sur le décret n° 2024-1270 du 31 décembre 2024 relatif aux tarifs afférents à l’hébergement dans les établissements pour personnes âgées dépendantes totalement ou majoritairement habilités au titre de l’aide sociale à l’hébergement.
Côté établissement : mise en œuvre par métier
Pour les équipes qui instruisent ces dossiers au quotidien, chaque métier a un rôle précis à sécuriser.
- Le secrétariat d’admission / la direction réceptionne le volet administratif à compléter par la personne âgée ou par une personne de son entourage habilitée à le faire, vérifie que la condition d’âge minimal de 60 ans est respectée, et pilote les délais de contrat de séjour selon que l’établissement est habilité ASH ou non (signature préalable à l’admission hors habilitation, remise sous 15 jours et signature sous un mois en cas d’habilitation ASH). C’est aussi la direction qui doit intégrer les effets du décret n° 2024-1270 du 31 décembre 2024 sur la tarification hébergement.
- Le médecin coordonnateur réceptionne le volet médical sous pli confidentiel et émet un avis sur la demande d’admission en fonction des possibilités d’accueil de l’EHPAD — un point de vigilance étant que ce volet doit avoir été rempli, daté et signé par le médecin traitant ou par un autre médecin avant transmission, sous peine de retarder l’instruction.
- Les équipes en lien avec les familles ont intérêt à orienter systématiquement vers la voie dématérialisée quand elle est disponible, puisque le service ViaTrajectoire couvre la quasi-totalité des départements et permet d’envoyer le même dossier en un clic à plusieurs établissements — ce qui réduit le nombre de relances administratives à traiter.
Comme indicateur de suivi, un dossier bien piloté se mesure au respect des délais réglementaires (remise et signature du contrat de séjour, réponse aux demandes d’APA et d’ASH) plutôt qu’à la seule rapidité d’admission. Cette rigueur documentaire rejoint d’ailleurs les obligations d’affichage obligatoire en EHPAD, qui imposent une information transparente des familles dès l’accueil.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que le dossier d’admission en EHPAD ?
Quelles pièces composent le dossier d’inscription en EHPAD ?
Comment faire une demande d’admission en EHPAD en ligne ?
Qui remplit le dossier médical EHPAD ?
Quel est le délai de rétractation après la signature du contrat de séjour ?
Quelles aides financières mobiliser après le dossier d’admission ?
Faut-il un âge minimum pour être admis en EHPAD ?
Que se passe-t-il après le dépôt du dossier d’admission ?
Pour aller plus loin
Sur sosehpad.com, ce dossier s’articule avec plusieurs guides complémentaires : le pilier droits des résidents en EHPAD, les points de vigilance du contrat de séjour, le fonctionnement de la liste d’attente, l’accompagnement pendant la période d’adaptation, ainsi que nos guides pour préparer l’entrée d’un proche et choisir un EHPAD en 2026. Côté financement, retrouvez le détail du coût d’un EHPAD, notre guide complet du financement, les démarches d’hébergement temporaire, la grille AGGIR et l’affichage obligatoire en EHPAD.
Sources officielles : service-public.gouv.fr — Contrat de séjour en EHPAD, pour-les-personnes-agees.gouv.fr — Comment faire une demande d’admission en EHPAD, pour-les-personnes-agees.gouv.fr — Demander l’ASH, service-public.gouv.fr — APA en établissement et DREES — Les établissements d’hébergement pour personnes âgées.
📚 Pour approfondir — SOS EHPAD propose un Guide Pratique : Accueil du nouveau résident en EHPAD destiné aux équipes qui organisent l’admission.
