L’entretien professionnel change de nom et de rythme dans les EHPAD privés et associatifs : depuis la loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025, il devient l’entretien de parcours professionnel, et sa périodicité passe de deux à quatre ans pour tout salarié resté dans l’entreprise. Un directeur d’EHPAD ou une IDEC qui continue de le programmer tous les deux ans applique un cadre juridiquement dépassé.
Ce qu’impose le cadre légal après la réforme de 2025
La loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025, qui porte transposition des accords nationaux interprofessionnels en faveur de l’emploi des salariés expérimentés et relatif à l’évolution du dialogue social, a réécrit cet article du Code du travail. Le principe reste le même qu’avant la réforme : un rendez-vous individuel, distinct de l’entretien annuel d’évaluation, consacré à l’avenir professionnel du salarié. Ce qui change, c’est le tempo. Désormais, tout salarié encore présent dans l’entreprise en bénéficie tous les quatre ans, contre deux ans auparavant.
Un second rendez-vous vient border ce cycle : tous les huit ans, l’entretien de parcours professionnel donne lieu à un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Pour un établissement qui vient d’embaucher, la règle est adoucie : lorsqu’il s’agit du premier état des lieux après l’embauche, il peut être réalisé sept ans après le premier entretien plutôt que huit. Cet état des lieux n’est pas une formalité : il vérifie que le salarié a suivi au moins une action de formation, a acquis des éléments de certification par la formation ou la validation des acquis de l’expérience, ou a bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle au cours de la période. Un accord de branche ou d’entreprise peut aménager cette cadence, mais dans une limite fixée par la loi : il peut prévoir une périodicité des entretiens de parcours professionnels différente, sans que celle-ci excède quatre ans. Autrement dit, la négociation collective peut resserrer le rythme, jamais l’allonger.
Ce qui change concrètement, et le piège de la confusion avec l’évaluation
Le point le plus mal compris sur le terrain, avant même la réforme de 2025, reste la nature de cet entretien. Le texte est sans ambiguïté : l’entretien de parcours professionnel ne porte pas sur l’évaluation du travail du salarié. Ce n’est ni un bilan de performance, ni un support de recadrage. La question de savoir où s’arrête le managérial et où commence le disciplinaire se pose régulièrement pour l’encadrement intermédiaire en EHPAD, comme le détaille cet article sur le recadrage managérial de l’IDEC face à la sanction disciplinaire : mélanger les deux logiques dans un même rendez-vous fragilise juridiquement l’entretien de parcours professionnel et prive le salarié de l’espace de dialogue que la loi lui garantit.
Sur la forme, la loi encadre précisément qui conduit l’entretien et quand. Il est organisé par l’employeur et réalisé par un supérieur hiérarchique ou un représentant de la direction de l’entreprise, et se déroule pendant le temps de travail. Sur le fond, il porte notamment sur les compétences du salarié et les qualifications mobilisées dans son emploi actuel, ainsi que sur leur évolution possible au regard des transformations de l’entreprise — un point sensible en EHPAD, où les métiers du soin évoluent vite sous l’effet des protocoles, du numérique et des réorganisations de service.
La réforme introduit aussi une articulation nouvelle avec la médecine du travail. L’entretien de parcours professionnel est organisé dans un délai de deux mois à compter de la visite médicale de mi-carrière, et l’employeur ne peut pas avoir accès aux données de santé du salarié. Pour un directeur d’EHPAD, cela signifie caler le calendrier RH sur celui de la médecine du travail, sans jamais faire remonter d’information médicale dans le compte rendu d’entretien. Autre nouveauté : lors du premier entretien de parcours professionnel qui intervient au cours des deux années précédant le soixantième anniversaire du salarié, sont abordées, en plus des sujets habituels, les conditions de maintien dans l’emploi et les possibilités d’aménagements de fin de carrière — un enjeu concret pour des équipes de soin où l’ancienneté et la pénibilité physique pèsent sur la fin de carrière.
EHPAD publics : un régime distinct, celui de la fonction publique hospitalière
Les directeurs d’EHPAD publics ne relèvent pas du Code du travail sur ce sujet, mais du décret n° 2020-719. Le régime est différent sur presque tous les points. D’abord la périodicité : l’agent bénéficie chaque année d’un entretien professionnel, organisé dans des conditions garantissant la confidentialité et donnant lieu à un compte rendu. Rien à voir avec le cycle de quatre ans du secteur privé. Ce texte s’applique aux agents titulaires relevant des corps et emplois de la fonction publique hospitalière, à l’exception de ceux relevant des corps et emplois de direction et des directeurs des soins, qui suivent des dispositions propres.
L’autorité qui conduit l’entretien est identifiée précisément : le supérieur hiérarchique direct de l’agent dans la structure dont il relève et au sein de laquelle il exerce la majorité de son temps de travail — en pratique, l’IDEC ou le cadre de santé pour une aide-soignante ou une IDE, le directeur ou son représentant pour un cadre. Sur le fond, l’objectif diffère aussi nettement de l’entretien de parcours professionnel privé : l’entretien professionnel annuel vise à analyser en commun le bilan des actions menées pendant l’année écoulée et à fixer les objectifs prioritaires pour l’année à venir. C’est donc bien un exercice d’évaluation, à l’inverse de son homonyme du secteur privé. Les critères de la valeur professionnelle sont fixés par décision de l’autorité investie du pouvoir de nomination, après avis du comité social d’établissement, et portent sur les résultats obtenus par l’agent.
Ce régime n’a rien d’anecdotique pour la carrière de l’agent : les comptes rendus d’entretiens professionnels sont pris en compte pour l’établissement du tableau d’avancement et de la liste d’aptitude. Le décret est entré en vigueur le 1er janvier 2021 et s’applique aux entretiens professionnels conduits au titre de l’année 2020 ; il a remplacé la notation, puisque la loi du 6 août 2019 prévoyait la suppression de la notation à compter du 1er janvier 2021. Un directeur qui pilote un établissement public et un établissement privé sur le même territoire doit donc gérer deux calendriers et deux logiques d’entretien strictement étanches.
Impact concret par profil métier
Pour le directeur d’EHPAD, la réforme déplace la charge organisationnelle : moins d’entretiens de parcours professionnel à programmer chaque année dans le privé (cycle à quatre ans plutôt que deux), mais un état des lieux à huit ans qui engage la responsabilité financière de l’établissement si le salarié n’a bénéficié ni des entretiens ni d’une formation. Le sujet rejoint directement celui de la fidélisation des soignants au-delà de la première année : un entretien de parcours mal tenu, ou tenu hors délai, prive l’établissement d’un des rares outils RH obligatoires pour objectiver un parcours d’évolution.
Pour l’IDEC, souvent en première ligne lorsqu’elle conduit l’entretien pour son équipe de soin, l’enjeu est de bien distinguer ce rendez-vous de l’évaluation annuelle et du recadrage managérial. Cet aspect a déjà été détaillé dans l’article consacré à la manière dont l’IDEC utilise l’entretien professionnel pour réduire le turnover ; le présent article en pose le cadre juridique remis à jour par la réforme de 2025, que cet usage managérial doit désormais respecter.
Pour les aides-soignantes et les IDE, l’entretien de parcours professionnel (privé) ou l’entretien professionnel annuel (public) est l’un des rares moments institutionnalisés pour faire remonter un souhait de formation ou de mobilité. Le contexte RH du secteur, documenté par un rapport sénatorial sur les ressources humaines en Ehpad, donne du poids à cet outil : en 2019, 61 % des Ehpad, tous statuts confondus, déclaraient rencontrer des difficultés de recrutement, et le taux de rotation médian des personnels en Ehpad était de 9,3 % en 2016, contre 8,3 % dans l’ensemble des établissements et services médico-sociaux. Un entretien de parcours mal préparé pour une aide-soignante récemment recrutée pèse directement sur ces indicateurs ; les repères pour sécuriser cette période sont détaillés dans l’article sur le turnover des aides-soignantes et les 90 premiers jours, à croiser avec le guide de la formation des aides-soignantes en EHPAD pour donner du contenu concret aux souhaits exprimés en entretien.
Mise en œuvre : préparation, conduite, formalisation, calendrier
Trois étapes structurent un entretien de parcours professionnel conforme. La préparation, d’abord : le supérieur hiérarchique rassemble les éléments sur les compétences mobilisées et les évolutions de poste envisageables, sans anticiper sur une visite médicale de mi-carrière déjà passée ou à venir. La conduite, ensuite : elle a lieu pendant le temps de travail, sous la responsabilité organisationnelle de l’employeur, et ne doit jamais glisser vers un bilan de performance — un entretien de parcours professionnel n’est pas non plus un entretien de retour après absence, dont le cadre et les objectifs sont différents. La formalisation, enfin : dans le privé, aucun délai légal de restitution du compte rendu n’est prévu pour ce format, contrairement à la fonction publique hospitalière où le compte rendu est communiqué à l’agent dans un délai maximum de trente jours suivant l’entretien, et celui-ci dispose de quinze jours pour le retourner avec ses observations. Un agent public peut aussi contester ce document : le recours en révision s’exerce dans un délai de quinze jours francs à compter de la notification du compte rendu, l’autorité disposant du même délai pour répondre.
Sur le plan documentaire, l’entretien de parcours professionnel et son état des lieux à huit ans doivent pouvoir être produits en cas de contrôle, au même titre que les autres pièces RH exigées lors d’une évaluation : la checklist des documents qu’un EHPAD doit pouvoir sortir en dix minutes donne un repère utile pour vérifier que le dossier de chaque salarié est complet avant qu’un contrôle ne le révèle.
La sanction : l’abondement correctif du compte personnel de formation
Le levier de contrainte de ce dispositif reste identique dans son principe : dans les entreprises d’au moins cinquante salariés, lorsque le salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus ni d’au moins une formation autre que celle liée à l’obligation d’adaptation au poste, son compte personnel de formation est abondé, dans les conditions définies à l’article L6323-13. Le montant de cet abondement est désormais fixé : le salarié concerné bénéficie d’un abondement de son compte personnel de formation d’un montant de 3 000 euros. Le principe légal encadrant ce versement précise que le montant fixé par décret en Conseil d’État ne peut excéder six fois le montant annuel mentionné à l’article L6323-11.
Côté employeur, le non-respect n’est pas sans conséquence financière directe. Si l’entreprise n’a pas versé la somme due, ou l’a versée en montant insuffisant, elle est mise en demeure ; à défaut de régularisation, elle verse au Trésor public un montant équivalent à l’insuffisance constatée, majorée de 100 %. Le calendrier de ce versement est lui aussi cadré : il est effectué au plus tard le dernier jour du trimestre civil suivant la date de l’entretien professionnel pris en compte pour apprécier la période de huit ans. Pour un directeur d’EHPAD, la conséquence pratique est claire : un défaut de traçabilité des entretiens sur huit ans se transforme en risque financier chiffrable, pas seulement en manquement RH.
Perspectives
Le passage à un cycle de quatre ans allège la charge administrative annuelle, mais déplace le risque vers le contrôle à huit ans : c’est sur cette échéance longue que se joue désormais l’abondement correctif. Le plan de développement des compétences, cadre qui permet à l’employeur de définir sa politique de formation, devient l’outil naturel pour objectiver les actions de formation suivies entre deux entretiens et sécuriser l’état des lieux à venir. Sur un secteur où les difficultés de recrutement restent structurelles, ancrer l’entretien de parcours professionnel dans une politique RH lisible rejoint aussi les enjeux abordés dans l’article sur la construction d’une marque employeur locale en EHPAD et dans celui sur l’évaluation de l’efficacité de la formation en EHPAD, deux leviers complémentaires pour transformer une obligation légale en argument de fidélisation.
Questions fréquentes
Faut-il encore organiser l’entretien professionnel tous les deux ans en EHPAD privé ?
Quelle est la différence entre l’entretien de parcours professionnel et l’entretien professionnel annuel en EHPAD public ?
Que risque un EHPAD privé qui n’a pas tenu les entretiens sur huit ans ?
Sources officielles
- Légifrance — article L6315-1 du Code du travail (entretien de parcours professionnel)
- Légifrance — article L6323-13 du Code du travail (abondement correctif du CPF)
- Légifrance — article R6323-3 du Code du travail (montant et modalités de l’abondement)
- Légifrance — loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025
- Légifrance — décret n° 2020-719 du 12 juin 2020 (entretien professionnel FPH)
- Service-Public.fr — l’entretien professionnel du salarié
- Service-Public.fr — le plan de développement des compétences
- ANFH — le décret n° 2020-719 sur l’entretien professionnel annuel
- Sénat — rapport sur les ressources humaines en Ehpad
