Avec 110 000 orientations traitées chaque mois et 11 450 structures pour personnes âgées connectées, ViaTrajectoire s’est imposé comme la plateforme incontournable de l’orientation en EHPAD. Pourtant, de nombreux professionnels n’exploitent qu’une fraction de ses fonctionnalités — quand ils ne continuent pas à traiter les dossiers d’admission sur papier.
Ce guide s’adresse aux directeurs d’EHPAD, IDEC, médecins coordonnateurs et responsables admissions qui veulent maîtriser ViaTrajectoire pour fluidifier les admissions et réduire les délais, en sachant précisément ce que le Ségur Vague 2 prévoit — et ne prévoit pas — pour leur établissement.
Qu’est-ce que ViaTrajectoire ?
ViaTrajectoire est un service public numérique national gratuit d’aide à l’orientation des personnes vers les structures sanitaires et médico-sociales. Développé initialement en Rhône-Alpes en 2005, il est opéré par le GCS Sara en partenariat avec l’Agence du Numérique en Santé (ANS) et les Hospices Civils de Lyon.
Le module Grand Âge, qui concerne directement les EHPAD, dématérialise le formulaire Cerfa 14732*03 et permet aux familles, assistants sociaux et équipes hospitalières d’envoyer un dossier unique d’admission à 40 établissements simultanément.
ViaTrajectoire en chiffres (2026)
| Indicateur | Valeur |
|---|---|
| Orientations mensuelles | 110 000+ |
| Structures Grand Âge connectées | 11 450 (EHPAD, USLD, EHPA) |
| Total structures toutes filières | 30 000 |
| Professionnels inscrits | 200 000 |
| Admissions Grand Âge via ViaTrajectoire | 63 % du total national |
| MDPH utilisant ViaTrajectoire | 100 % |
ViaTrajectoire est-il obligatoire pour les EHPAD ?
Non. Aucun texte législatif ou réglementaire n’impose l’utilisation de ViaTrajectoire aux EHPAD. Un établissement peut légalement continuer à recevoir des dossiers d’admission par voie papier, courrier ou formulaire interne.
Cependant, ViaTrajectoire est classé comme « service socle » dans la Doctrine du Numérique en Santé de l’ANS. Concrètement, cela signifie que les ARS le promeuvent activement et que certains départements n’acceptent plus les dossiers d’admission que via la plateforme. L’objectif national pour fin 2026 est de rendre son usage systématique pour les sorties d’hospitalisation (parcours PRADO).
Guide pratique : utiliser ViaTrajectoire côté EHPAD
Pour le directeur : piloter les admissions
Le portail professionnel (trajectoire.sante-ra.fr) permet au directeur d’EHPAD de :
- Centraliser toutes les demandes d’admission : chaque dossier reçu s’affiche dans un tableau de bord avec la date de réception, le profil GIR et les informations sociales
- Mettre à jour la capacité d’accueil en temps réel : signaler les places disponibles, les départs prévus et les lits en attente de remise en état
- Répondre aux demandes : accepter, mettre en liste d’attente ou refuser (avec motif obligatoire)
- Coordonner avec les hôpitaux : les équipes de liaison hospitalière envoient les demandes de sortie directement via ViaTrajectoire
Conseil pratique : désignez un référent ViaTrajectoire dans votre équipe (souvent l’IDEC ou le responsable admissions). Ce référent doit consulter la plateforme au minimum une fois par jour ouvré pour ne pas laisser de demandes sans réponse — un délai de réponse court est un critère de qualité surveillé par certaines ARS.
Pour l’IDEC : évaluer les profils médicaux
L’IDEC accède à la partie médicale du dossier d’admission, transmise sous pli confidentiel au médecin coordonnateur. Cette section comprend :
- Le niveau de GIR évalué par le médecin traitant (voir notre guide Grille AGGIR)
- Les pathologies et traitements en cours — essentiels pour vérifier la compatibilité avec les capacités de soins
- Les besoins d’accompagnement spécifiques : troubles cognitifs, risque de fugue, alimentation adaptée
La concertation direction + IDEC + médecin coordonnateur aboutit à la décision d’admission. L’IDEC joue un rôle clé dans l’évaluation des besoins avant admission.
Pour les familles : un parcours simplifié
Côté usagers, le portail usager.viatrajectoire.fr permet de :
- Créer un dossier unique en ligne (administratif + médical rempli par le médecin traitant)
- Envoyer ce dossier à 40 établissements en un clic
- Suivre l’avancement de chaque demande en temps réel
- Depuis mai 2025 : réserver une visite de pré-admission via Doctolib directement depuis la plateforme
Le numéro national d’assistance est le 0801 110 110 (appel gratuit). Pour les familles qui cherchent un EHPAD en urgence, consultez notre guide pratique.
Nouveautés 2025-2026 : ce qui change pour les EHPAD
| Date | Évolution | Impact EHPAD |
|---|---|---|
| Janvier 2025 | Généralisation du DUA (Dossier Unique d’Admission) | Dossier standardisé à l’échelle nationale |
| Mai 2025 | Intégration Doctolib | Réservation visites pré-admission en ligne |
| Fin 2025 | Module Domicile (SAD) | Orientation vers 12 000+ services à domicile |
| Mars 2026 | Arrêté Ségur Vague 2 | Interopérabilité DUI-ViaTrajectoire exigée pour le profil handicap (VT PH) uniquement, pas pour les EHPAD |
| 2026 (objectif) | Usage systématique PRADO | Toutes les sorties d’hospitalisation via ViaTrajectoire |
Ségur Vague 2 : la fin de la double saisie
Le principal irritant de ViaTrajectoire pour les professionnels reste la double saisie : les données d’admission reçues via la plateforme doivent être retapées manuellement dans le DUI (Dossier Usager Informatisé).
Une précision indispensable, car l’erreur est répandue : l’arrêté Ségur Vague 2 du 3 mars 2026 n’impose pas l’interopérabilité DUI-ViaTrajectoire aux EHPAD. Le dossier de spécification de référencement de l’ANS est explicite : l’« Interopérabilité ViaTrajectoire » est « spécifique au profil « PH » », et l’interopérabilité entre les DUI et ViaTrajectoire module Handicap (VT PH) est « uniquement demandée pour le profil « PH avec décision d’orientation » ». Pour le profil « PA », dont relèvent les EHPAD, le service socle propre à la vague 2 est la mise en conformité avec l’Ordonnance numérique.
Autrement dit, un EHPAD ne doit pas attendre du Ségur Vague 2 qu’il supprime la double saisie entre ViaTrajectoire et son DUI : cette brique concerne les ESMS du champ handicap avec décision d’orientation. Les échéances de la vague 2 (déploiement à finaliser avant le 15 mars 2029) portent, pour les EHPAD, sur les autres services socles.
Avantages et limites : le retour du terrain
Les atouts pour les EHPAD
- Gratuité totale : aucun abonnement ni frais, contrairement aux plateformes privées
- Gain de temps administratif : un EHPAD du Rhône rapporte une réduction de 40 % du temps de traitement des dossiers
- Coordination hospitalière : les demandes de sortie d’hospitalisation arrivent directement dans le tableau de bord
- Sécurité des données : échange médical confidentiel, hébergement certifié HDS
- Suivi en temps réel : visibilité sur le statut de chaque demande
Les limites identifiées
- Double saisie : en EHPAD, les données doivent être retapées dans le DUI — le Ségur Vague 2 ne prévoit pas d’interopérabilité DUI-ViaTrajectoire pour le profil « PA »
- Pas de disponibilité en temps réel : la plateforme ne montre pas les lits disponibles (à la différence des plateformes privées)
- Déploiement territorial inégal : certaines régions sont à 90 %+ d’adoption, d’autres restent en retard
- Délais de réponse variables : en zone saturée, les dossiers peuvent rester sans réponse plusieurs semaines
- Pas d’accompagnement humain : contrairement à Cap Retraite ou Retraite Plus, pas de conseiller dédié pour les familles
5 bonnes pratiques pour optimiser ViaTrajectoire dans votre EHPAD
- Désignez un référent : une personne responsable de consulter et répondre aux demandes chaque jour ouvré
- Répondez sous 72h : un délai de réponse court améliore votre visibilité sur la plateforme et votre réputation auprès des prescripteurs
- Mettez à jour votre fiche établissement : capacité d’accueil, spécialisations (Alzheimer, UVP/PASA/UHR), tarifs — ces données influencent le référencement dans les résultats de recherche de la plateforme
- Utilisez les motifs de refus : un refus argumenté (capacité de soins inadaptée, pas de place en UVP…) est plus professionnel qu’une non-réponse
- Préparez le Ségur Vague 2 : vérifiez auprès de votre éditeur DUI qu’il est engagé dans la démarche de référencement vague 2 (dépôt du dossier de preuves avant le 1er octobre 2027, déploiement à finaliser avant le 15 mars 2029). Pour un EHPAD, le service socle à suivre est l’Ordonnance numérique, pas l’interopérabilité ViaTrajectoire
ViaTrajectoire vs plateformes privées : quelle complémentarité ?
| ViaTrajectoire | Cap Retraite / Retraite Plus | |
|---|---|---|
| Type | Service public (gratuit) | Service privé (gratuit pour les familles) |
| Dossier officiel | Oui (Cerfa 14732*03) | Non — redirection vers ViaTrajectoire ou papier |
| Disponibilité des lits | Non | Oui (en temps réel) |
| Conseiller dédié | Non (assistance téléphonique depuis 2025) | Oui (gérontologue) |
| Nombre d’établissements | 11 450 structures Grand Âge | ~9 000 partenaires |
| Utilisé par les pros | Oui (obligatoire dans certaines ARS) | Non (outil B2C) |
Les deux approches sont complémentaires : ViaTrajectoire traite le dossier officiel d’admission côté professionnel, tandis que les plateformes privées accompagnent les familles dans le choix de l’établissement. Un processus d’admission bien structuré intègre les deux.
Pour aller plus loin
- Le dossier d’admission en EHPAD : tout ce qu’il faut savoir
- Documents indispensables pour l’admission en EHPAD
- Évaluation des besoins avant admission : une démarche stratégique
- Comparatif logiciels DUI en EHPAD — Guide complet
- Projet de vie personnalisé en EHPAD — Guide
- Grille AGGIR : évaluation de l’autonomie
Sources officielles :
- ANS — ViaTrajectoire
- Ministère des Solidarités — ViaTrajectoire
- Pour-les-personnes-agees.gouv.fr — Demande d’admission
ViaTrajectoire est-il obligatoire pour inscrire un résident en EHPAD ?
Combien d’établissements une famille peut-elle contacter via ViaTrajectoire ?
Le Ségur Vague 2 rendra-t-il mon DUI interopérable avec ViaTrajectoire ?
Quelle est la différence entre ViaTrajectoire et Cap Retraite ?
Existe-t-il un numéro d’aide pour ViaTrajectoire ?
