Guide de référence 2026

Logiciel EHPAD et DUI : choisir, financer et faire vivre le dossier usager informatisé

Ce que le droit impose réellement, où en est le Ségur du numérique dans le médico-social, comment comparer les solutions sans se fier aux plaquettes, et comment passer de l’équipement à l’usage.

630 millions d’euros

dédiés à la transformation numérique du secteur

Plus de 75%

des EHPAD équipés d’un DUI référencé Ségur

72 solutions

référencées vague 1

15 mars 2029

Le déploiement des solutions dans les structures sociales et médico-sociales doit être finalisé avant cette date

🗓️ Mis à jour le 15 août 2026 — millésime Ségur vague 2

Le sujet a changé de nature. Pendant cinq ans, la question d’un directeur d’EHPAD était de s’équiper d’un dossier usager informatisé et de le financer ; l’équipement est aujourd’hui largement fait, et c’est l’usage qui manque. Cette mise à jour porte le calendrier de la vague 2 du Ségur numérique à son état actuel, précise le droit applicable, et ajoute un outil qui situe votre établissement dans ce calendrier et indique la prochaine marche à franchir.

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Logiciel EHPAD, DUI, logiciel de soins : de quoi parle-t-on

Qu’on le cherche sous le nom de logiciel DUI EHPAD, de logiciel de soins ou de solution DUI, il s’agit d’une même réalité : le dossier usager informatisé centralise, pour chaque résident, les informations administratives, médicales et de soins nécessaires à sa prise en charge. Il remplace le dossier papier et les tableurs isolés du premier palier d’informatisation.

Un DUI structuré couvre le dossier de soins informatisé, la gestion de l’admission jusqu’à la sortie et la dématérialisation des documents administratifs. C’est pourquoi la question de l’équipement, longtemps centrale, a perdu de sa pertinence. Selon des données CNSA de décembre 2025, près de 80% des ESMS du champ de l’autonomie sont équipés d’un DUI — un périmètre qui inclut le grand âge, le handicap et le domicile, pas les seuls EHPAD. Sur cet ensemble, 790 000 personnes accompagnées bénéficient d’un DUI.

Ce que ce chiffre ne dit pas, c’est l’usage qui en est fait. L’équipement recule comme problème, l’appropriation avance comme sujet.

Le cadre juridique réel : ce qui s’impose à vous

Une confusion circule sur la base légale du DUI : l’idée que l’article L312-1 du CASF le « définirait ». Ce n’est pas le cas. Cet article dispose que Sont des établissements et services sociaux et médico-sociaux, au sens du présent code, les établissements et les services, dotés ou non d’une personnalité morale propre, énumérés ci-après : c’est une liste de catégories de structures, qui ne dit rien du dossier informatisé ni du numérique. S’en réclamer pour justifier un choix logiciel revient à citer la mauvaise base.

Deux textes s’imposent réellement à un EHPAD. D’une part, l’article L312-9 du même code oblige les ESSMS à se doter d’un système d’information protégeant les données à caractère nominatif — une obligation de socle, qui ne prescrit ni logiciel ni format. D’autre part, le code de la santé publique inclut nommément les établissements médico-sociaux dans le régime des services numériques en santé : les professionnels des secteurs social et médico-social et les établissements ou services des secteurs social et médico-social mentionnés au I de l’article L. 312-1 du code de l’action sociale et des familles relèvent de ce régime. Un EHPAD n’est donc pas hors du champ du numérique en santé.

Concrètement, les logiciels utilisés doivent être conformes aux référentiels d’interopérabilité, de sécurité et d’éthique. Ces référentiels sont élaborés par le groupement d’intérêt public mentionné à l’article L. 1111-24, c’est-à-dire l’Agence du numérique en santé, et élaborés en concertation avec les représentants des professions de santé. Leur caractère contraignant repose sur les dispositions relatives à l’utilisation de systèmes d’informations conformes aux référentiels de sécurité et d’interopérabilité du code de la santé publique — les dispositions L1470-5 et L1470-6.

Reste un point à trancher : aucun texte relevé n’impose de détenir un DUI référencé Ségur. L’obligation porte sur le fait de se doter d’un système d’information et sur la conformité aux référentiels, pas sur la détention d’un produit référencé en tant que tel — nuance utile face à un argumentaire commercial invoquant une « obligation de référencement ».

Ségur du numérique, volet médico-social : où en est-on vraiment

Le Ségur numérique médico-social combine deux dispositifs. Le premier finance l’équipement, c’est le programme ESMS numérique décrit plus bas. Le second est le dispositif « SONS » de financement de la montée de version de votre DUI vers une version référencée Ségur (Vague 1 de 2022 à 2025 puis Vague 2 à partir de 2026). Les documents concernant la Vague 2 ont été publiés le 3 mars 2026. Sur 2026 et 2027, les éditeurs mettent leurs logiciels en conformité, avant un déploiement à finaliser avant le 15 mars 2029 — et non 2028, échéance souvent avancée à tort. La question utile n’est donc pas de savoir s’il faut changer avant 2028, mais si votre éditeur a déposé son dossier vague 2 : notre dossier consacré à la nouvelle vague du Ségur détaille les obligations attendues des éditeurs.

Le socle antérieur donne la mesure de l’effort déjà fourni. Lancé en 2021 et financé par le Plan national de relance et de résilience, soutenu par les fonds européens, le programme ESMS Numérique est le premier programme d’investissement d’ampleur dédié au numérique dans le secteur médico-social. Piloté par la CNSA, ce programme vise à généraliser l’usage du dossier usager informatisé dans les ESSMS afin d’améliorer le suivi des personnes accompagnées, la coordination entre professionnels et la qualité de l’accompagnement. En cinq ans, 431 millions d’euros ont été mobilisés au titre de ce seul programme — un montant distinct des 630 millions d’euros de l’enveloppe Ségur médico-social globale, qui recouvre à la fois équipement et montée de version. Les deux chiffres ne s’additionnent pas : le second englobe le premier.

Sur le terrain, à fin 2025, 7120 ESMS pour personnes âgées sont équipées en DUI, soit 75% des structures. Mais la CNSA le reconnaît elle-même : l’objectif d’équipement est globalement atteint mais celui des usages reste à consolider, seuls environ la moitié des établissements ayant atteint un niveau d’utilisation jugé satisfaisant. C’est l’angle qui doit désormais guider le pilotage DUI en EHPAD : moins l’achat, plus l’usage.

Les briques socles : identité, messagerie, dossier médical

Un DUI s’insère dans des briques nationales que tout logiciel référencé doit exploiter. La première est l’identité du résident. L’utilisation de l’Identité Nationale de Santé (INS) pour référencer les données de santé est obligatoire depuis le 1er janvier 2021. Elle repose sur cinq traits d’identité : nom de naissance, prénom(s) de naissance, date de naissance, sexe, lieu de naissance (code INSEE), et n’est utilisable que qualifiée : l’identité de la personne doit avoir été validée conformément aux exigences prévues dans le référentiel national d’identitovigilance (RNIV), et l’INS doit avoir été récupérée, ou vérifiée, par appel au téléservice INSi. Cette rigueur d’identitovigilance conditionne aussi le circuit d’admission dématérialisé en amont.

La deuxième brique est l’échange sécurisé. La Messagerie Sécurisée de Santé (MSSanté) permet d’échanger des messages comprenant des données de santé de manière sécurisée et dans le respect de la vie privée du patient. L’authentification des professionnels passe par Pro Santé Connect : depuis le 1er janvier 2023, l’implémentation de PSC est obligatoire pour les services numériques en santé nationaux, territoriaux, ainsi que pour les services locaux qui y sont fortement intégrés.

Troisième brique, le partage documentaire via Mon espace santé. L’indicateur national, tous secteurs confondus et non pour les seuls EHPAD, est le suivant : 70% des structures et professionnels de santé sont équipés de logiciels interopérables leur permettant de transmettre de manière simple et systématique les documents de santé clés produits dans le cadre d’une prise en charge. L’ensemble obéit au Cadre d’Interopérabilité des Systèmes d’Information de Santé (CI-SIS), qui définit les standards et les règles d’interopérabilité nationale pour tous les logiciels des professionnels de santé. Un DUI qui ignore ces briques ne transmettra pas au bon endroit — voir notre analyse des transmissions ciblées.

Les fonctions qu’un logiciel doit couvrir

Au-delà de la conformité réglementaire, un logiciel de gestion ehpad doit répondre à des besoins fonctionnels concrets, du dossier unique d’admission jusqu’à la sortie. Le tableau suivant reprend les briques attendues d’une solution DUI et leur point d’ancrage.

Fonction	Ce qu’elle doit couvrir
Dossier de soins	Transmissions ciblées, plan de soins, constantes, suivi de l’autonomie
Circuit du médicament	Prescription électronique, administration tracée, interfaçage pharmacie
Identité et échanges	INS qualifiée, connexion Pro Santé Connect, messagerie MSSanté
Documentaire	Gestion documentaire et archivage des pièces administratives et médicales
Pilotage	Indicateurs qualité, traçabilité des accès, exports réglementaires

Ces fonctions ne sont utiles que si elles sont réellement mobilisées. Le pilotage administratif s’appuie aussi sur l’annuaire des professionnels : l’Annuaire Santé rassemble les données d’identification des professionnels de santé et de leurs structures des différents référentiels nationaux : le répertoire partagé des professionnels intervenant dans le système de santé (RPPS), le répertoire ADELI et le répertoire FINESS. C’est ce référentiel qui permet à un DUI de rattacher chaque transmission au bon professionnel, condition d’une traçabilité exploitable en cas de contrôle.

Enfin, la confidentialité reste un droit du résident, pas une option de paramétrage. Parmi les droits garantis par le CASF figure la confidentialité des informations la concernant, dont découle l’accès à toute information ou document relatif à sa prise en charge, sauf dispositions législatives contraires. Un logiciel qui ne permet pas de restreindre finement les accès par profil ne répond pas à cette exigence — voir aussi notre panorama des gérontechnologies en EHPAD.

Choisir sa solution : la méthode, et le diagnostic de votre situation

Un comparatif de logiciels vieillit en quelques mois et dépend entièrement du profil de l’établissement : la question utile n’est pas « quel est le meilleur logiciel » mais « quelles exigences dois-je opposer à un éditeur, et où en suis-je aujourd’hui ». Le référencement Ségur donne un premier filtre objectif, puisque 72 solutions référencées vague 1 existent pour le seul champ social et médico-social. Il ne dit rien, en revanche, de l’adéquation d’une solution à votre organisation.

Trois exigences se posent avant toute démonstration commerciale. La première est juridique : la conformité aux référentiels nationaux n’est pas un argument de vente, c’est une obligation. La deuxième est contractuelle : réversibilité et récupération de vos données au format exploitable, à faire écrire noir sur blanc. La troisième est humaine : la charge de saisie au lit du résident, que seule une démonstration sur vos propres cas d’usage permet d’apprécier.

Où en est votre DUI, et quelle est la prochaine marche ?

Huit questions sur votre situation réelle. Le diagnostic distingue ce que le droit vous impose, ce qui relève du calendrier Ségur, et ce qui relève de vos priorités internes — chaque conclusion étant rattachée à son fondement.

Votre solution logicielle aujourd’hui Où sont hébergées les données Identité nationale de santé des résidents Alimentation du dossier médical des résidents Délégué à la protection des données Analyse d’impact sur le dossier de l’usager Plan de continuité et de reprise d’activité Taille de votre organisme gestionnaire

Le diagnostic ci-dessus ne remplace pas un cahier des charges, mais il en fixe la charpente : les obligations qui ne se négocient pas, les échéances qui s’imposent à vous, et les chantiers à mener dans l’ordre. C’est aussi la trame d’un dossier présenté à l’agence régionale de santé.

Financer le projet : ESMS numérique, SONS, et ce que le financement ne couvre pas

Piloté par la Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie (CNSA), le programme ESMS Numérique vise à généraliser l’utilisation du numérique et plus particulièrement du DUI dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS). C’est le canal de référence pour financer l’équipement. En cinq ans, le programme a mobilisé plus de 430 M€ pour accompagner les ESSMS dans la transformation numérique, sur l’ensemble du champ de l’autonomie (grand âge, handicap, domicile), pas les seuls EHPAD. Sur cette période, 1 120 projets ont été financés, impliquant 25 700 structures.

Le programme raisonne par projets mutualisés, et non établissement par établissement : un seuil de structures est attendu par l’appel à projets régional. En dessous, les organismes gestionnaires dont le nombre d’ESSMS n’atteint pas ce minimum sont invités à constituer des regroupements (dits « grappes ») pour répondre à l’AAP régional, afin de porter un projet commun et de sécuriser la mise en œuvre des projets. Repère de calendrier, en revanche : 2025 était la dernière campagne ESMS Numérique pour généraliser l’équipement et le développement des usages du DUI, de Mon espace santé et de la messagerie sécurisée.

Pour un établissement déjà équipé, un second dispositif existe : le dispositif SONS est un mécanisme d’achat par l’État pour le compte des ESSMS qui disposent déjà d’une solution DUI, qui finance la mise en conformité de solutions DUI compatibles avec Mon Espace Santé selon un dossier de spécifications de référencement. Ce n’est donc pas une voie d’entrée pour un établissement non équipé, mais un levier de mise à niveau. Aucun barème public par établissement n’est publié : la documentation officielle décrit un principe de financement, pas un montant garanti d’avance. À budgéter dans le plan pluriannuel d’investissement, pas comme une dépense isolée.

Sécurité des données, hébergement et RGPD

Un DUI centralise des données de santé, et la CNIL vise nommément les établissements concernés : parmi les organismes auxquels s’adresse sa doctrine sectorielle figurent les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) ;. Avant tout déploiement, votre analyse d’impact sur la protection des données (AIPD) est obligatoire pour les traitements de données personnelles mis en œuvre dans le cadre de l’accompagnement social et/ou médico-social des personnes : un chantier à mener avec l’éditeur, pas en rattrapage.

Le RGPD prévoit un principe de limitation de la conservation des données personnelles à une durée nécessaire par rapport à l’objectif poursuivi, quel que soit le support. La CNIL demande par ailleurs de prévoir les mesures de sécurité adéquates , qu’il s’agisse de fichiers papiers ou numériques (habilitation des agents, traçabilité des accès aux données archivées, etc.) ; — autrement dit, le paramétrage des habilitations est une obligation, pas un réglage de confort. Le risque n’a rien de théorique : pour ce type de manquement, le montant des amendes peut s’élever jusqu’à 10 000 000 euros ou, dans le cas d’une entreprise, jusqu’à 2 % du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’exercice précédent, le montant le plus élevé étant retenu — et ce plafond n’est pas le plus élevé que prévoit le règlement, les atteintes aux droits des personnes relevant d’un palier supérieur.

Côté hébergeur, la certification reste le repère à exiger avant signature : l’hébergeur choisit un organisme certificateur qui devra être accrédité par le COFRAC (ou équivalent au niveau européen). Le certificat est délivré pour une durée de trois ans, par l’organisme certificateur et chaque année, un audit de surveillance est effectué. Fin 2023, 284 acteurs ont obtenu la certification, délivrée par neuf organismes accrédités par le comité français d’accréditation (COFRAC). Vérifiez surtout le périmètre : l’hébergement infogéreur : mise à disposition d’infrastructure virtuelle, mise à disposition de plateforme logicielle, administration/exploitation et sauvegarde externalisée est l’activité qui correspond à une solution en ligne.

La menace, elle, ne se mesure pas au seul périmètre des EHPAD. Sur le secteur santé et médico-social confondus, en 2025, 764 incidents de sécurité ont été déclarés au CERT Santé, et 53 % des incidents sont désormais d’origine malveillante (+22% par rapport à 2024). Au même périmètre, 606 structures ont déclaré au moins un incident, soit une progression continue du nombre d’acteurs impliqués. Une dynamique particulièrement marquée dans le secteur médico-social, où les signalements augmentent fortement. De quoi justifier le guide pratique cybersécurité en EHPAD, le point sur les enjeux RGPD propres à l’établissement et la candidature au programme national de cybersécurité.

Déployer et faire adopter : là où se joue vraiment le résultat

L’équipement a largement progressé. Environ 34 000 structures médico-sociales ont été embarquées dans la dynamique Ségur, et près de 75 % des Ehpad sont aujourd’hui équipés d’un DUI, avec plusieurs centaines de milliers de dossiers actifs. Le sujet a donc changé de nature : ce n’est plus l’équipement qui manque, c’est l’usage.

Une monographie de la CNSA le montre sans détour, sur le cas de l’EHPAD Bellevue, établissement public d’hébergement pour personnes âgées dépendantes, situé à Saint-Denis-de-Gastines, dans le département de la Mayenne : la direction et le chef de projet DUI interrogés ne rapportent pas d’économie immédiate ou directement mesurable à ce stade, que ce soit sur le plan humain ou matériel, malgré un projet financé et suivi dans la durée. C’est une donnée honnête à intégrer avant de s’engager : le retour sur investissement ne se matérialise pas à la mise en service, il se construit dans l’usage.

Trois leviers déterminent si un projet réussit ou stagne. D’abord le calendrier : un déploiement sans test ni bascule progressive s’essouffle vite, et un planning de déploiement réaliste évite l’écueil du basculement en une seule fois. Ensuite la formation : un logiciel de soins n’est utile que si chaque soignant sait où saisir une transmission, et la formation aux outils numériques doit cibler en priorité les professionnels les moins à l’aise avec l’écran. Enfin l’organisation : un DUI redistribue les rôles du service — qui saisit, qui valide, qui consulte avant une visite médicale.

Un directeur qui pilote ce projet comme un simple achat de logiciel sous-estime le chantier humain. Celui qui le pilote comme une conduite du changement, avec un référent identifié et des jalons courts, obtient un outil réellement utilisé : la condition pour que le financement produise un résultat visible.

Piloter avec le DUI, et ce que l’évaluation regardera

Le DUI n’est pas qu’un outil de saisie : c’est la première source que consultera l’évaluateur lors de la certification de l’établissement. L’évaluation a pour objectif de s’assurer qu’un accompagnement de qualité soit apporté aux personnes avec une réponse adaptée à l’expression de ses souhaits, ses besoins et à ses projets — ce qui suppose que ces éléments soient tracés dans le dossier, et pas seulement présents dans la mémoire des équipes.

Le référentiel est dense : l’évaluation se fonde sur 139 critères dits « standards » qui correspondent aux attendus de l’évaluation et 18 critères dits « impératifs » qui correspondent à des exigences qui, si elles ne sont pas satisfaites, impliquent la mise en place d’actions spécifiques. Repère pour organiser la visite : la mise à jour de juillet 2025 du manuel a précisé la durée minimale de la visite fixée à 2 jours, de quoi croiser dossiers et pratiques observées.

Concrètement, un dossier bien paramétré facilite ce suivi : les transmissions ciblées documentent l’évolution de l’état du résident et nourrissent, entre autres, le calcul du GIR moyen pondéré. Encore faut-il que la saisie soit réelle, et pas seulement prévue au contrat logiciel — c’est tout l’enjeu du pilotage de l’adoption des transmissions ciblées dans la durée. Un tableau de bord affichant un taux de complétion des dossiers, plutôt qu’un simple taux d’équipement, donne au directeur un indicateur qui parle à l’évaluateur comme à l’équipe soignante.

Questions fréquentes

Qu’est-ce qu’un logiciel DUI, et en quoi diffère-t-il d’un logiciel de gestion d’EHPAD ?

Le dossier usager informatisé est le dossier numérique de la personne accompagnée : identité, soins, projet d’accompagnement, transmissions. Un logiciel de gestion d’EHPAD peut couvrir bien plus — planning, paie, facturation, achats — sans pour autant porter un DUI conforme. La distinction est décisive au moment de l’achat : c’est le volet DUI, et lui seul, qui fait l’objet du référencement Ségur et des exigences d’interopérabilité.

Le DUI est-il obligatoire en EHPAD ?

La question est mal posée, et c’est ce qui explique la confusion générale. Aucun texte n’impose de détenir un « DUI référencé ». En revanche, le code de l’action sociale et des familles impose que Les établissements et services mentionnés à l’article L. 312-1 se dotent de systèmes d’information conçus de manière à assurer le respect de la protection des données à caractère nominatif. Et le code de la santé publique impose que les services numériques en santé destinés à être utilisés par les personnes morales et physiques mentionnées aux 1° et 2° de l’article L. 1470-1 doivent être conformes aux référentiels d’interopérabilité, de sécurité et d’éthique. Autrement dit : le support est libre, la conformité ne l’est pas.

Comment savoir si ma solution est référencée Ségur ?

Le référencement est prononcé par l’Agence du numérique en santé, solution par solution et version par version : la réponse ne s’improvise pas, elle se demande par écrit à l’éditeur, avec le numéro de version concerné. Pour le seul champ social et médico-social, on compte 72 solutions référencées vague 1. Le référencement vague 1 ne vaut pas vague 2 : ce sont deux jalons distincts.

Quelle est la date limite à retenir pour la vague 2 ?

Celle du déploiement effectif, pas celle de la signature. L’Agence du numérique en santé indique que Sur 2026 et 2027, les éditeurs effectuent les évolutions de leurs logiciels pour leur mise en conformité. Le déploiement des solutions dans les structures sociales et médico-sociales doit être finalisé avant le 15 mars 2029. Un établissement qui attend 2028 pour ouvrir le sujet aura à mener de front migration technique, reprise de données et formation des équipes.

Combien coûte un logiciel DUI pour un EHPAD ?

Aucun barème public ne permet de répondre par un prix : les tarifs sont négociés au cas par cas et ne font l’objet d’aucune publication officielle. Ce qui est documenté, en revanche, c’est l’ordre de grandeur des projets financés. Sur le programme ESMS numérique, en moyenne, un projet a bénéficié de 363 000 € et un ESMS a bénéficié de 16 700 € de subvention. Ce sont des montants de subvention par projet mutualisé, non des prix de licence : méfiez-vous de toute page qui vous annoncerait un prix « au résident et par mois » sans en citer la source.

Mon établissement est isolé : puis-je quand même être financé ?

Le programme raisonne par projets mutualisés : le principe pour les gestionnaires est de présenter des projets concernant idéalement 15 structures pour la mise en place de leur DUI dans les territoires métropolitains et idéalement 8 dans les territoires ultra-marins et la Corse. Une structure isolée passe donc par un regroupement. La CNSA prévoit par ailleurs que Les organismes gestionnaires de petite taille (moins de 15 ESSMS ou moins de 8 ESSMS pour les territoires ultra-marins et la Corse) participant ou portant un projet financé par le programme ESMS numérique peuvent bénéficier de financements spécifiques.

Mon hébergeur doit-il être certifié ?

Dès lors que les données de santé sont hébergées à l’extérieur, oui : L’hébergeur de données mentionnées au premier alinéa du I sur support numérique est titulaire d’un certificat de conformité. Le même article ajoute que La prestation d’hébergement de données de santé à caractère personnel fait l’objet d’un contrat. Vérifiez le périmètre couvert : l’hébergement d’infrastructure et l’infogérance sont deux activités distinctes, et une solution en ligne relève de la seconde.

Un résident peut-il consulter son dossier informatisé ?

Oui, et sur deux fondements distincts. Le code de l’action sociale et des familles garantit à la personne accueillie L’accès à toute information ou document relatif à sa prise en charge, sauf dispositions législatives contraires. Pour les informations de santé, le code de la santé publique encadre le délai : la communication intervient dans des conditions définies par voie réglementaire au plus tard dans les huit jours suivant sa demande et au plus tôt après qu’un délai de réflexion de quarante-huit heures aura été observé, étant précisé que Ce délai est porté à deux mois lorsque les informations médicales datent de plus de cinq ans.

La facturation et les plannings font-ils partie du DUI ?

Non. Ce sont des modules de gestion, très recherchés et souvent décisifs à l’usage, mais ils sont hors du périmètre référencé : le référencement porte sur le dossier de la personne accompagnée et sur sa capacité à échanger. Beaucoup d’établissements achètent les deux au même éditeur, ce qui est légitime — à condition de ne pas confondre « mon éditeur est référencé » avec « tout mon système d’information l’est ».

Que regardera l’évaluation de mon établissement ?

Pas votre logiciel, mais ce qu’il permet de retrouver. Le référentiel d’évaluation repose sur 42 objectifs et 157 critères d’évaluation, et sa méthode phare part du résident : l’accompagné traceur consiste en un échange avec un résident. Si le dossier ne raconte pas le parcours, c’est l’accompagnement qui paraîtra défaillant.