Logiciel EHPAD et DUI : Le Guide Complet 2026
Dossier Usager Informatisé, logiciels de gestion médico-sociale,
interopérabilité, sécurité des données et conformité réglementaire
1. Qu’est-ce qu’un logiciel EHPAD et un DUI ?
Un logiciel EHPAD est un système d’information médico-social conçu pour gérer l’ensemble des activités d’un établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes : dossier résident, soins infirmiers, prescriptions, planning du personnel, facturation, grille AGGIR, traçabilité et pilotage.
Le DUI (Dossier Usager Informatisé) désigne le volet numérique du dossier du résident. Il centralise dans une interface unique l’ensemble des informations médicales, paramédicales, administratives et sociales de chaque personne accompagnée. Depuis le Ségur du numérique en santé (volet médico-social), le DUI est devenu la pierre angulaire de la transformation numérique des EHPAD.
Système global de gestion : soins, admin, facturation, planning, RH, qualité.
Dossier résident unique : données médicales, soins, projet personnalisé, traçabilité.
Cadre national : interopérabilité, INS, MSSanté, DMP, normes HL7 FHIR.
2. Les enjeux de la numérisation en EHPAD
La transformation numérique des EHPAD répond à des enjeux multiples qui touchent à la fois la qualité des soins, la traçabilité réglementaire et l’efficience opérationnelle des établissements. Le passage d’un dossier papier à un logiciel EHPAD intégrant un DUI n’est plus une option mais une obligation portée par le programme Ségur du numérique.
Les 5 enjeux stratégiques
- Qualité et sécurité des soins : circuit du médicament sécurisé, alertes interactions, traçabilité des actes en temps réel.
- Continuité du parcours : partage d’informations avec l’hôpital, le médecin traitant, les urgences via le DMP et la MSSanté.
- Conformité réglementaire : réponse aux exigences de l’ARS, du Conseil Départemental, du CPOM et de l’évaluation HAS.
- Pilotage médico-économique : tableaux de bord GMP, PATHOS, coupes transversales, suivi des indicateurs qualité.
- Attractivité RH : modernisation des outils de travail, réduction de la charge administrative, valorisation du métier soignant. Découvrez comment coordonner les soins avec le numérique sans faire exploser votre budget.
3. Fonctionnalités clés d’un logiciel EHPAD
Un logiciel EHPAD complet couvre trois grands domaines fonctionnels. La profondeur de chaque module varie selon l’éditeur, mais le Ségur du numérique impose désormais un socle minimal de fonctionnalités liées au DUI.
Dossier médical et DUI
- Dossier résident unique : identité (INS), antécédents, allergies, directives anticipées, personne de confiance.
- Prescriptions électroniques : ordonnances dématérialisées, alertes interactions médicamenteuses, plan de soins automatisé.
- Circuit du médicament : préparation, distribution, administration, traçabilité lot par lot avec lecture code-barres.
- Cotation AGGIR intégrée : saisie des 17 variables, calcul automatique du GIR, historique des évaluations pour la grille AGGIR.
- PATHOS intégré : codage des pathologies, calcul du PMP, préparation de la coupe transversale.
- Projet personnalisé : objectifs, actions, évaluations périodiques, liens avec le projet d’établissement.
Soins quotidiens et traçabilité
- Plan de soins infirmiers : taches prescrites et rôle propre, traçabilité horodatée, validation sur tablette/smartphone.
- Transmissions ciblées : modèle DAR (Données, Actions, Résultats), historique interactif, alertes par mots-clés.
- Suivi des paramètres vitaux : glycémie, tension, poids, température — courbes automatiques et seuils d’alerte.
- Gestion des chutes : déclaration d’événement indésirable, analyse des causes, suivi des actions correctives.
- Suivi nutritionnel : IMC, grille MNA, texture modifiée, hydratation — lié au module restauration.
Gestion administrative et financière
La dématérialisation de la gestion administrative en EHPAD permet de réduire considérablement les tâches papier et d’automatiser les flux financiers.
- Facturation résident : hébergement, dépendance, soins — calcul automatique selon le GMP, génération des factures, télétransmission APA.
- Planning du personnel : gestion des roulements, remplacements, annualisation, conformité convention collective.
- Tableau de bord direction : taux d’occupation, GMP, PMP, GMPS, indicateurs ANAP, préparation CPOM.
- Module qualité : gestion documentaire, audits, évaluations HAS, suivi des actions d’amélioration.
| Module | Fonctionnalités clés | Utilisateurs principaux |
|---|---|---|
| DUI / Dossier résident | Identité INS, antécédents, allergies, projet personnalisé | Médecin co., IDE, AS, direction |
| Prescription | Ordonnances, interactions, plan de soins, circuit du médicament | Médecin co., médecin traitant, pharmacie |
| Soins | Plan de soins, transmissions DAR, paramètres vitaux | IDE, AS, AMP |
| AGGIR / PATHOS | Cotation 17 variables, calcul GIR, codage PATHOS, coupes | Médecin co., IDE, ARS |
| Facturation | Tarification ternaire, APA, ASH, forfait soins, CPOM | Direction, comptabilité |
| RH / Planning | Roulements, remplacements, annualisation, paie | Direction, cadre de santé |
| Qualité | GED, audits, évaluations HAS, indicateurs | Qualiticien, direction |
4. Ségur du numérique en santé : volet médico-social
Le Ségur du numérique, lancé en 2021, est le programme national de transformation numérique du système de santé français. Son volet médico-social (vague 2, 2023-2026) concerne directement les EHPAD et vise à généraliser le DUI dans tous les ESMS.
Les 5 exigences Ségur pour le DUI
5. Interopérabilité et normes techniques
L’interopérabilité est la capacité d’un logiciel EHPAD à échanger des données structurées avec d’autres systèmes d’information de santé (hôpital, médecine de ville, pharmacie, laboratoire) sans perte d’information. C’est le cœur du programme Ségur.
| Norme / Standard | Usage | Obligatoire Ségur ? |
|---|---|---|
| HL7 FHIR | Échange de données de santé structurées (ressources Patient, Observation, MedicationRequest) | Oui |
| CDA R2 | Documents cliniques structurés (VSM, CR, lettre de liaison) | Oui |
| INS (INSi) | Identification unique du résident via le NIR et les traits certifiés | Oui |
| MSSanté | Messagerie sécurisée de santé pour l’échange de documents | Oui |
| DMP / Mon Espace Santé | Alimentation du dossier médical partagé national | Oui |
| RPPS / ADELI | Référencement des professionnels de santé | Oui |
| FINESS | Identification de l’établissement | Oui |
| SNOMED CT | Terminologie clinique internationale (diagnostic, actes) | Recommandé |
| LOINC | Codification des analyses biologiques | Recommandé |
6. Comparatif des principaux logiciels EHPAD en 2026
Le marché français des logiciels EHPAD compte une quinzaine d’éditeurs référencés Ségur. Voici un comparatif des solutions les plus déployées en 2026, avec leurs spécificités.
| Éditeur | Solution | Mode | DUI Ségur | Points forts |
|---|---|---|---|---|
| Teranga Software | Titan | SaaS / On-premise | ✓ | Très complet, forte présence grands groupes |
| Berger-Levrault | BL.Resident | SaaS | ✓ | Interopérabilité avance, lien collectivités |
| Enovacom (Orange) | Patient Connect | SaaS | ✓ | Gateway d’interopérabilité, intégration hospitalière |
| Netsoins | Netsoins | SaaS | ✓ | Application mobile intuitive, déploiement rapide |
| Hopital Manager | EHPAD Manager | SaaS | ✓ | Module qualité intégré, accompagnement |
| Axisante / Cegedim | Crossway EHPAD | On-premise | ✓ | Lien pharmacie, base médicamenteuse Vidal intégrée |
| Lifen | Lifen Platform | SaaS | ✓ | OCR, structuration auto des documents reçus |
| NovaSoin | NovaSoin DUI | SaaS | ✓ | Ergonomie, module activités/animations |
7. Comment choisir son logiciel EHPAD ?
Le choix d’un logiciel EHPAD engage l’établissement pour 5 à 10 ans. Il doit répondre à la fois aux besoins métier, aux contraintes réglementaires et aux capacités d’accompagnement de l’équipe.
Critères de sélection essentiels
Cahier des charges type
1. Présentation de l’établissement (capacité, profil résidents, effectif)
2. État des lieux SI actuel
3. Exigences fonctionnelles (DUI, soins, admin, facturation)
4. Exigences techniques (hébergement, sécurité, interopérabilité)
5. Conformité réglementaire (Ségur, RGPD, HDS)
6. Accompagnement (formation, support, migration)
7. Budget et planning de déploiement
8. Critères de notation et pondération
8. Déploiement et conduite du changement
Le succès d’un projet de logiciel EHPAD repose autant sur la conduite du changement que sur la qualité technique de la solution. Les retours d’expérience montrent que 70 % des échecs sont liés à un manque d’accompagnement humain. La réussite de la migration vers un dossier de soin informatisé passe par une méthodologie rigoureuse et une formation adaptée à chaque profil métier.
Étapes clés du déploiement
Constitution de l’équipe projet (médecin co., cadre, IDE référent, direction). Audit de l’existant. Définition du périmètre fonctionnel.
Configuration des modules, reprise de données (dossiers résidents, base médicamenteuse), paramétrage des droits d’accès par profil.
Formation des référents internes (train the trainer), puis sessions par métier : IDE, AS, médecin co., direction. Minimum 2 jours par profil.
Mise en production progressive (module par module). Double saisie temporaire si nécessaire. Présence éditeur sur site les premières semaines.
Support renforcé, ajustements, activation des modules avancés (interopérabilité, DMP, MSSanté). Bilan à 6 mois.
9. Sécurité des données et RGPD
Les données de santé sont des données sensibles au sens du RGPD (article 9). Un logiciel EHPAD manipule quotidiennement des données médicales, ce qui impose un cadre de sécurité strict.
| Exigence | Description | Référence légale |
|---|---|---|
| Hébergement HDS | Les données de santé doivent être hébergées chez un hébergeur certifié HDS | Article L.1111-8 CSP |
| Chiffrement | Chiffrement en transit (TLS 1.2+) et au repos (AES-256) | RGPD art. 32 |
| Gestion des accès | Authentification forte, profils par rôle, traçabilité des accès | PGSSI-S (ANS) |
| Consentement | Recueil du consentement pour le DMP et le partage de données | RGPD art. 6 & 9 |
| Droit d’accès | Le résident (ou son représentant) accède à son dossier sous 8 jours | Loi Kouchner 2002 |
| DPO | Désignation d’un Délégué à la Protection des Données obligatoire | RGPD art. 37 |
| PCA/PRA | Plan de continuité et de reprise d’activité en cas d’incident | PGSSI-S |
10. Logiciel EHPAD, grille AGGIR et PATHOS
Le logiciel EHPAD est l’outil indispensable pour réaliser et exploiter les évaluations AGGIR et PATHOS. Ces deux référentiels déterminent le financement de l’établissement via le GIR Moyen Pondéré (GMP) et le PMP.
| Fonctionnalité logicielle | Impact AGGIR | Impact PATHOS |
|---|---|---|
| Cotation intégrée | Saisie des 17 variables, calcul GIR automatique | Codage 50 états pathologiques, 12 profils de soins |
| Historique | Suivi évolution du GIR par résident, alertes aggravation | Traçabilité des modifications de codage |
| Coupes transversales | Génération automatique coupe AGGIR (calcul GMP) | Génération coupe PATHOS (calcul PMP) |
| Préparation CPOM | Tableaux GMP, GMPS, projections tarification | Analyse écarts PMP / moyens affectés |
| Export ARS | Télétransmission des données au format réglementaire | Export GALAAD / format CNSA |
GMPS = GMP + (PMP × 2,59)Détermine l’enveloppe globale de financement (dépendance + soins) de l’EHPAD
Pour approfondir la cotation AGGIR et l’utilisation du simulateur en ligne, consultez notre guide complet de la grille AGGIR 2026. Pour le volet soins et PATHOS, consultez notre guide PATHOS en EHPAD.
11. Financement et aides à la numérisation
Plusieurs dispositifs de financement sont mobilisables pour l’acquisition ou la mise à niveau d’un logiciel EHPAD et du DUI. Le programme ESMS numérique 2025 prévoit 87 millions d’euros pour accélérer la digitalisation des établissements médico-sociaux.
| Dispositif | Montant | Conditions |
|---|---|---|
| Ségur numérique vague 2 | 3 000 à 12 000 €/établissement | Éditeur référencé ANS, activation bouquets de services |
| CNSA — Section IV | Variable selon ARS | Projet inscrit au CPOM, objectifs de transformation numérique |
| ARS — Crédits non reconductibles (CNR) | 5 000 à 30 000 € | Demande motivée, projet d’établissement, co-financement |
| Région / Département | Variable | Appels à projets numérique santé, innovation |
| France Relance | Jusqu’à 50 000 € | Cybersécurité, audits SI, mise en conformité |
12. Tendances 2025-2028 : l’avenir du logiciel EHPAD
Intégration de modules d’intelligence artificielle : détection précoce des risques de chute, prédiction des aggravations de GIR, optimisation des plans de soins.
Capteurs de paramètres vitaux connectés au DUI, bracelets anti-chute, détecteurs d’errance — données intégrées en temps réel.
Module de téléconsultation embarqué dans le logiciel EHPAD, partage d’écran du DUI avec le médecin spécialiste, compte rendu automatisé.
Portail sécurisé pour les familles : consultation des activités, compte rendu médical (avec accord), prise de rendez-vous, facturation en ligne.
Objectif national : 100 % des ESMS équipés d’un DUI conforme Ségur, interopérable avec Mon Espace Santé et l’ensemble du parcours de soins.
13. FAQ : logiciel EHPAD et DUI
Qu’est-ce que le DUI en EHPAD ?
Le DUI (Dossier Usager Informatisé) est le dossier numérique du résident qui centralise toutes les données médicales, paramédicales, administratives et sociales. Il remplace le dossier papier et doit être conforme aux exigences du Ségur du numérique (INS, MSSanté, DMP, HL7 FHIR).
Le DUI est-il obligatoire en EHPAD ?
Le programme Ségur du numérique vise à équiper 100 % des ESMS d’un DUI conforme d’ici 2028. Si la loi n’impose pas encore formellement le DUI, les financements Ségur, les exigences du CPOM et les critères d’évaluation HAS rendent son adoption inévitable.
Combien coûte un logiciel EHPAD ?
Le coût varie selon l’éditeur, le nombre de modules et la capacité de l’établissement. En mode SaaS, comptez entre 5 et 15 €/résident/mois (soit 6 000 à 18 000 €/an pour un EHPAD de 80 places). En mode licence, l’investissement initial est de 15 000 à 50 000 € + maintenance annuelle. Le financement Ségur peut couvrir une part significative.
Qu’est-ce que le Ségur du numérique pour les EHPAD ?
Le Ségur du numérique (volet médico-social) est le programme national qui finance la généralisation du DUI dans les EHPAD. Il impose 5 exigences : INS, MSSanté, DMP, annuaire RPPS/FINESS et interopérabilité HL7 FHIR. Les EHPAD reçoivent une aide de 3 000 à 12 000 € pour s’équiper d’un logiciel référencé.
Quelle est la différence entre DUI et dossier médical ?
Le dossier médical ne couvre que les données de santé (diagnostics, prescriptions, examens). Le DUI est plus large : il intègre le volet médical, mais aussi les données administratives, le projet personnalisé, les transmissions paramédicales, l’évaluation AGGIR et le projet de vie du résident.
Comment le logiciel EHPAD calcule-t-il le GMP ?
Le logiciel intègre la grille AGGIR : le médecin coordonnateur cote les 17 variables (A, B, C) pour chaque résident, l’algorithme calcule le GIR, puis le logiciel agrège les données de tous les résidents pour calculer le GMP = somme (nb résidents × coefficient GIR) ÷ nb total de résidents.
Un logiciel EHPAD doit-il être hébergé chez un hébergeur HDS ?
Oui. Toute externalisation de données de santé à caractère personnel doit être réalisée chez un hébergeur certifié HDS (Hébergeur de Données de Santé), conformément à l’article L.1111-8 du Code de la santé publique. Cette certification est délivrée par un organisme accrédité COFRAC.
Combien de temps dure le déploiement d’un logiciel EHPAD ?
En moyenne, comptez 6 à 12 mois pour un déploiement complet : 2 mois de cadrage, 2 mois de paramétrage, 1-2 mois de formation, puis une phase de bascule et consolidation. Les solutions SaaS permettent généralement un déploiement plus rapide (4-6 mois).
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Sources officielles
Dernière mise à jour : mars 2026 | Sources : ANS, CNSA, CASF, PGSSI-S, LFSS 2025, Legifrance