Pourquoi les vacataires en EHPAD ne reviennent-ils jamais après leur première mission ?

Les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) peinent à recruter et à fidéliser leurs équipes. Face à la pénurie de personnel, le recours aux vacataires et remplaçants est devenu incontournable. Pourtant, nombre d’entre eux ne reviennent jamais après une première mission. Cette fuite des talents ponctuels aggrave les difficultés organisationnelles et pèse sur la qualité de l’accompagnement des résidents. Quels sont les facteurs qui découragent ces professionnels de revenir ? Décryptage des cinq raisons principales qui expliquent ce phénomène préoccupant.

1. Un accueil défaillant et une intégration bâclée

La première impression compte énormément. Un vacataire qui arrive dans un EHPAD sans visite préalable des lieux, sans présentation de l’équipe et sans briefing clair sur l’organisation se sent immédiatement perdu. Cette absence d’accueil structuré envoie un signal négatif : l’établissement ne valorise pas son travail et ne mesure pas l’importance de son rôle.

Selon une enquête menée en 2023 par la FEHAP, 68 % des remplaçants en secteur médico-social estiment que l’intégration est insuffisante lors de leur première mission. Beaucoup rapportent avoir dû « se débrouiller seuls », sans connaître les procédures spécifiques de l’établissement, la localisation du matériel ou les particularités des résidents.

Cette négligence génère du stress, des erreurs potentielles et une mauvaise expérience globale. Le vacataire, même compétent, ne peut donner le meilleur de lui-même dans ces conditions. Et surtout, il n’a aucune envie de revivre cette situation.

Bonnes pratiques à mettre en place

• Prévoir un livret d’accueil spécifique pour les vacataires et remplaçants.
• Désigner un référent disponible pour répondre aux questions pendant la journée.
• Organiser une visite des locaux dès l’arrivée (réserves, salle de soins, zones de stockage, sorties de secours).
• Transmettre en amont un planning détaillé et les informations essentielles sur les résidents à accompagner.

2. Des conditions de travail dégradées

Les vacataires arrivent souvent dans des contextes de sous-effectif chronique. Ils remplacent un ou plusieurs absents, sans que l’organisation soit adaptée en conséquence. Résultat : ils se retrouvent en surcharge de travail, avec des ratios d’encadrement intenables et une pression constante.

Un aide-soignant remplaçant témoigne :

« J’ai dû m’occuper seule de 18 résidents, dont plusieurs en fin de vie et d’autres en grande dépendance. Impossible de faire du bon travail. J’ai fini ma journée épuisée et frustrée de ne pas avoir pu donner les soins que je voulais. »

Ces conditions dégradées ne concernent pas seulement le volume de travail. Elles touchent aussi :

• Le manque de matériel : gants, protections, lève-personnes en panne.
• L’absence de pause réelle, souvent sacrifiée pour « tenir le coup ».
• Des plannings imprévisibles, communiqués au dernier moment.
• Un climat de tension généré par l’épuisement des équipes permanentes.

Le remplaçant, non intégré à l’équipe, devient la variable d’ajustement. Il subit les conséquences d’une organisation fragilisée, sans bénéficier du soutien collectif. Ce vécu négatif le dissuade de revenir.

Chiffres clés

• 73 % des soignants intérimaires en EHPAD déclarent subir une charge de travail excessive (Source : étude CNSA, 2022).
• Le taux de turnover des vacataires atteint 45 % après une première mission insatisfaisante (Source : Observatoire du Travail en EHPAD, 2023).

3. Un management absent ou peu respectueux

Le comportement de l’encadrement joue un rôle déterminant dans l’expérience du vacataire. Lorsque le management est distant, peu reconnaissant ou, pire, méprisant, le remplaçant se sent invisible et dévalorisé.

Certains témoignages sont édifiants : vacataires traités comme du « personnel de second rang », exclus des transmissions, non consultés lors des réunions d’équipe, ou encore critiqués publiquement pour des erreurs liées à un manque d’information.

Un IDEC conscient de ces enjeux confie :

« Nous avons perdu plusieurs bonnes aides-soignantes vacataires parce qu’elles ne se sentaient pas respectées. Elles disaient qu’on les utilisait comme des « bouche-trous » sans jamais les considérer comme de vraies professionnelles. »

Le manque de reconnaissance est d’autant plus mal vécu que le vacataire fournit souvent un effort d’adaptation important. Il découvre un nouvel environnement, de nouveaux résidents, des habitudes différentes. Un mot de remerciement, un feedback positif, une écoute attentive suffisent parfois à changer la donne.

À l’inverse, un management qui ignore, rabaisse ou néglige le vacataire génère une rupture de confiance irréversible.

Signaux d’alerte à surveiller

• Aucun retour sur le travail effectué en fin de mission.
• Critiques formulées devant les résidents ou les collègues.
• Absence de temps dédié pour poser des questions ou échanger.
• Non-prise en compte des remarques ou des difficultés remontées.

4. Une rémunération peu attractive et des délais de paiement trop longs

La question financière est centrale. Si les vacataires et remplaçants acceptent souvent des missions ponctuelles, c’est aussi pour la flexibilité et, parfois, pour une rémunération supérieure à celle des contrats permanents. Mais lorsque le salaire proposé est inférieur ou équivalent à celui d’un poste fixe, sans avantages ni primes, l’intérêt s’effondre.

Pire encore : les délais de paiement peuvent atteindre plusieurs semaines, voire plusieurs mois dans certains établissements. Un vacataire qui peine à obtenir ses heures ou qui doit relancer plusieurs fois l’administration ne reviendra pas.

Un infirmier libéral remplaçant témoigne :

« J’ai mis deux mois à être payé pour trois jours de vacation. Plus jamais je ne retourne dans cet EHPAD, même s’ils me supplient. »

Cette désorganisation administrative envoie un message clair : le vacataire n’est pas une priorité. Ce manque de professionnalisme sape toute volonté de fidélisation.

Leviers d’amélioration

• Proposer une rémunération compétitive, incluant des primes pour les week-ends et jours fériés.
• Garantir un paiement rapide, idéalement sous 15 jours.
• Simplifier les démarches administratives : dématérialisation, interlocuteur dédié.
• Offrir des avantages : frais de déplacement, repas, accès aux formations.

5. Une ambiance d’équipe tendue ou toxique

L’ambiance de travail est un facteur déterminant pour le bien-être professionnel. Les vacataires, même présents temporairement, sont sensibles au climat relationnel au sein de l’établissement. Une équipe soudée, accueillante et bienveillante facilite leur intégration et valorise leur contribution.

À l’inverse, une ambiance tendue, marquée par des conflits internes, des non-dits ou un manque de collaboration, rend la journée de travail éprouvante. Le remplaçant, extérieur au groupe, peut devenir le bouc émissaire ou être simplement ignoré.

Les situations de maltraitance institutionnelle ou de non-respect des bonnes pratiques sont également rédhibitoires. Un vacataire qui constate des manquements graves (hygiène, traitement des résidents, protocoles de soins non respectés) ne reviendra pas, par éthique professionnelle et pour protéger sa responsabilité.

Témoignage terrain

« Dès mon arrivée, j’ai senti les tensions entre l’équipe soignante et la direction. Personne ne m’a aidée, les collègues étaient dans leur bulle. À midi, j’ai mangé seule. Le soir, j’ai dit que je ne reviendrais pas. » — Aide-soignante vacataire, 32 ans.

L’ambiance d’équipe ne se décrète pas, mais elle se travaille. Un vacataire qui se sent accueilli, intégré et respecté par ses collègues a beaucoup plus de chances de revenir.

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Les enjeux de la fidélisation des vacataires

Fidéliser les remplaçants est devenu un impératif stratégique pour les EHPAD. Les avantages sont multiples :

• Réduction des coûts de recrutement et de formation.
• Continuité des soins grâce à des professionnels qui connaissent l’établissement et les résidents.
• Amélioration de la qualité de vie au travail pour les équipes permanentes, qui bénéficient d’un renfort fiable.
• Renforcement de l’attractivité de l’établissement auprès des professionnels de santé.

Plusieurs EHPAD ont déjà mis en place des stratégies de fidélisation efficaces : création de pools de remplaçants réguliers, invitations aux événements internes, formations continues, reconnaissance formelle (certificats, remerciements écrits).

Ces initiatives simples portent leurs fruits. Elles montrent que l’établissement considère le vacataire comme un partenaire de confiance, et non comme une ressource interchangeable.

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Perspectives : repenser l’accueil et la valorisation des vacataires

Face à la crise des ressources humaines en EHPAD, il est urgent de repenser l’accueil et l’intégration des vacataires et remplaçants. Ces professionnels représentent une ressource précieuse, trop souvent sous-estimée.

Les directions d’établissements, IDEC et responsables d’hébergement ont un rôle clé à jouer. En instaurant des process d’accueil structurés, un management bienveillant, des conditions de travail décentes et une reconnaissance sincère, ils peuvent inverser la tendance.

L’enjeu dépasse la simple gestion des plannings. Il touche à la qualité de l’accompagnement des résidents, à la santé des équipes et à l’image de l’établissement auprès des professionnels. Un vacataire qui revient est un vacataire satisfait. Et un vacataire satisfait devient, potentiellement, un salarié permanent motivé.

Le changement commence par une prise de conscience : chaque interaction compte, chaque détail organisationnel a un impact. Les EHPAD qui sauront créer un environnement favorable aux vacataires seront ceux qui réussiront à stabiliser leurs équipes et à garantir des soins de qualité sur le long terme.