Gestion des Absences Inopinées en EHPAD : exemple de procédure interne à personnaliser

Découvrez comment gérer efficacement les absences inopinées du personnel soignant en EHPAD grâce à un plan de gestion adapté.

5 février 2024

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Les EHPAD font fréquemment face à un défi crucial : gérer efficacement les absences inopinées du personnel soignant. Ces imprévus peuvent gravement impacter la qualité des soins prodigués aux résidents. Heureusement, un Plan de Gestion des Absences Inopinées bien conçu et personnalisé peut atténuer ces perturbations. Cet article propose une analyse approfondie de la manière d’adapter un tel plan aux besoins spécifiques de chaque EHPAD.

Sommaire

Comment utiliser votre Plan de Gestion des Absences Inopinées du Personnel Soignant

1. Analyse Critique du Document de Gestion des Absences
La première étape pour un EHPAD est de s’imprégner du contenu et de la structure du Plan de Gestion des Absences. Une compréhension approfondie des procédures recommandées est cruciale. Cela permet d’identifier les éléments directement applicables et ceux nécessitant une adaptation.

2. Adaptation aux Spécificités de l’EHPAD
Chaque EHPAD a ses particularités : nombre de résidents, spécialisations (comme une unité Alzheimer), et ratio personnel/résident. L’évaluation des besoins uniques de l’établissement est essentielle pour personnaliser efficacement le plan. Cette personnalisation peut inclure l’ajustement des ratios de personnel et l’identification des rôles clés.

3. Identification et Gestion des Ressources de Remplacement
Un élément vital du plan est la création d’une liste de remplaçants, internes et externes. Cela implique une bonne connaissance des compétences disponibles en interne et la mise en place de partenariats avec des agences de remplacement. La flexibilité et la réactivité sont clés en cas d’absence soudaine.

4. Formation, Sensibilisation et Simulation
La réussite de ce plan dépend de la compréhension et de l’engagement du personnel. Les sessions de formation et les simulations régulières sont indispensables. Elles permettent de tester l’efficacité du plan, de recueillir des retours, et d’assurer que chaque membre de l’équipe connaisse son rôle.

5. Communication et Mise à Jour du Plan
Une communication claire avec le personnel est primordiale. Il est important de souligner la nécessité et l’utilité du plan. De plus, une révision régulière du plan est nécessaire pour maintenir sa pertinence, notamment après des changements au sein de l’établissement ou suite aux retours des simulations.

Modèle de Plan de Gestion des Absences Inopinées du Personnel Soignant à adapter à votre EHPAD

Plan de Gestion des Absences Inopinées du Personnel Soignant

EHPAD « Les Jardins Sereins » – 90 Lits, dont Unité Alzheimer de 15 Lits

Introduction

Le présent document a pour but de définir les procédures à suivre en cas d’absences inopinées du personnel soignant à l’EHPAD « Les Jardins Sereins ». L’objectif est de maintenir la continuité et la qualité des soins malgré ces imprévus, tout en assurant la sécurité et le bien-être de nos résidents et le maintien des ratios soignant/résident recommandés.

Rôles de l’Équipe de Direction

Directeur(trice) de l’EHPAD : Supervision générale du plan, prise de décisions stratégiques, et communication avec l’ARS.
IDEC (Infirmier(ère) Diplômé(e) d’État Coordinateur(trice)) : Gestion opérationnelle du plan, coordination des équipes soignantes, et ajustement des tâches.
Responsable des Ressources Humaines : Mobilisation des remplaçants et gestion administrative des absences.
Cadres de Santé : Supervision directe des équipes soignantes et réaffectation des tâches au sein de leurs unités respectives.

Procédures Spécifiques selon les Cas d’Absences

Absence d’1 Aide-Soignant (AS)

Mobilisation d’un Remplaçant : Contact immédiat avec un remplaçant de la liste de réserve.
Réaffectation des Tâches : Les autres AS répartissent les tâches de l’AS absent.

Absence de 2 Aides-Soignants

Activation de Deux Remplaçants : Mobilisation rapide de deux remplaçants.
Réajustement des Services : Les Cadres de Santé réévaluent la distribution des tâches et priorisent les soins essentiels.

Absence de 3 Aides-Soignants

Plan d’Urgence : Mobilisation de trois remplaçants et notification à l’IDEC.
Information à l’ARS : Le Directeur informe l’ARS si le ratio optimal ne peut être maintenu.

Absence de 4 Aides-Soignants

Mobilisation et Réorganisation Complète : Mobilisation de quatre remplaçants et réorganisation des équipes par l’IDEC.
Déclaration à l’ARS : Notification obligatoire à l’ARS par le Directeur.

Absence d’1 IDE

Remplacement Immédiat : Sollicitation d’un IDE de la liste de réserve.
Gestion des Tâches : Réorganisation des tâches par l’IDEC et les Cadres de Santé.

Absence de 2 IDE

Mobilisation de Deux IDE : Remplacement immédiat par deux IDE de la liste de réserve.
Notification à l’ARS : Information obligatoire à l’ARS par le Directeur.

Communication et Suivi

Briefing Quotidien : L’IDEC organise des briefings avec les équipes pour évaluer la situation et ajuster les plans.
Retours d’Expérience : Les Cadres de Santé recueillent les retours des équipes pour améliorer continuellement le plan.
Rapports à la Direction : Les Cadres de Santé et l’IDEC rapportent quotidiennement à la Direction.

Conclusion

Ce plan est un outil dynamique et adaptable, essentiel pour assurer la qualité des soins dans notre établissement. La collaboration, la communication et l’adaptabilité de tous les membres du personnel sont cruciales pour sa réussite.