La passation de service est un moment critique dans le fonctionnement quotidien d’un EHPAD. Pourtant, entre interruptions, manque de temps et informations incomplètes, elle devient souvent source de stress pour les équipes. Une mauvaise transmission peut entraîner des oublis de soins, des erreurs médicamenteuses ou une perte de continuité dans l’accompagnement des résidents. Bonne nouvelle : avec une organisation adaptée et des outils simples, vous pouvez transformer ce moment en véritable levier de qualité et de sérénité pour vos équipes.
Sommaire
Pourquoi la passation de service génère-t-elle autant de stress ?
Dans le rythme soutenu d’un EHPAD, la passation de service concentre plusieurs difficultés. Elle intervient souvent à des moments de forte activité : lever des résidents, préparation des repas, arrivée des familles. Les équipes manquent de temps, les informations sont nombreuses et parfois contradictoires, et l’espace dédié fait défaut.
Les conséquences d’une passation mal maîtrisée sont multiples. Pour les soignants, c’est une source d’anxiété : ai-je bien tout dit ? Ai-je bien tout compris ? Pour l’établissement, c’est un risque de rupture dans la continuité des soins. Un résident diabétique dont l’hypoglycémie matinale n’a pas été transmise, un pansement non refait, une famille non rappelée : autant de situations évitables.
La passation de service n’est pas qu’un simple transfert d’informations. C’est un moment stratégique qui conditionne la qualité de la prise en charge et la sécurité des résidents. Elle mérite donc toute votre attention en tant que cadre ou coordinateur.
Les 7 piliers d’une passation efficace et apaisée
Pour réussir une passation de service sans stress, vous devez structurer ce moment autour de sept axes complémentaires. Chacun répond à une difficulté concrète rencontrée sur le terrain. Ensemble, ils forment un dispositif solide qui sécurise les transmissions et libère vos équipes de la charge mentale inutile.
Ces sept conseils ont été testés dans de nombreux établissements. Ils ne nécessitent pas de moyens exceptionnels, mais une volonté claire de professionnaliser ce temps de travail trop souvent négligé. Voyons comment les mettre en pratique dès maintenant dans votre EHPAD.
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J’accède au stock illimité1. Créer un espace dédié et protégé pour les transmissions
Le lieu où se déroule la passation influence directement sa qualité. Un office envahi par les chariots, un couloir bruyant ou un bureau sans porte : autant d’environnements qui nuisent à la concentration et à la confidentialité.
En pratique : Identifiez un local calme, même petit, exclusivement réservé aux transmissions pendant leur durée. Affichez clairement les horaires sur la porte. Équipez-le d’un tableau blanc, d’un ordinateur pour consulter le dossier de soins informatisé, et de sièges pour tous les participants.
Exemple concret : L’EHPAD Les Glycines a transformé un ancien bureau médical en « salle de transmissions ». Résultat : 30 % de diminution des interruptions et une meilleure exhaustivité des informations transmises selon l’audit interne.
Un espace dédié envoie un message clair : la passation est un temps de travail à part entière, qui mérite respect et protection.
2. Définir un cadre temporel précis et respecté
Le flou sur les horaires est l’ennemi d’une passation sereine. Quand certains arrivent à 13h50 et d’autres à 14h15, la transmission démarre dans le désordre, se répète, et génère frustration et perte d’information.
En pratique : Fixez des horaires précis de début et de fin (exemple : 14h00-14h20 pour l’équipe d’après-midi). Intégrez ces plages dans les plannings comme du temps de soin incompressible. Prévoyez une arrivée 10 minutes avant pour que l’équipe sortante puisse finaliser ses transmissions écrites.
Exemple concret : À la résidence du Parc, les transmissions démarrent à heure fixe, même si tout le monde n’est pas là. L’infirmière coordinatrice envoie ensuite un récapitulatif par mail sécurisé aux retardataires. La ponctualité s’est améliorée de 80 % en trois mois.
Conseil immédiat : Valorisez publiquement les équipes ponctuelles lors des réunions de service. La reconnaissance renforce le respect du cadre.
3. Structurer les transmissions avec une trame standardisée
L’improvisation lors de la passation entraîne des oublis et des informations désordonnées. Une trame claire garantit l’exhaustivité et la cohérence des transmissions, quelle que soit la personne qui les mène.
En pratique : Adoptez une méthode reconnue comme la SAED (Situation, Antécédents, Évaluation, Demande) ou créez votre propre grille. Elle doit couvrir : l’état général des résidents, les événements significatifs, les soins réalisés ou à réaliser, les consignes médicales, les informations familiales et les tâches administratives.
Exemple concret : L’EHPAD Saint-Jean utilise une checklist plastifiée affichée dans la salle de transmissions. Chaque item est coché au fur et à mesure. Les oublis de transmission ont chuté de 60 % selon le suivi trimestriel.
Outil pratique : Créez un support visuel A3 avec les catégories principales. Distribuez-le aux équipes et utilisez-le systématiquement comme fil conducteur.
4. Prioriser l’information selon le degré d’urgence
Tout dire prend trop de temps et noie l’essentiel dans l’accessoire. À l’inverse, être trop synthétique fait perdre des informations importantes. Il faut donc hiérarchiser.
En pratique : Commencez toujours par les informations critiques (chutes, troubles du comportement aigus, modifications thérapeutiques, hospitalisations). Poursuivez avec les éléments importants (rendez-vous médicaux, examens prévus, visites de famille annoncées). Terminez par les informations de suivi courant.
Exemple concret : À la maison de retraite Les Érables, l’équipe utilise un code couleur dans le cahier de transmissions : rouge pour l’urgent, orange pour l’important, vert pour l’information. L’équipe entrante sait instantanément par où commencer sa lecture.
Conseil immédiat : Lors de la prochaine passation, demandez aux soignants de commencer leur transmission par la phrase : « Ce qui ne peut pas attendre aujourd’hui, c’est… »
5. Limiter le nombre de participants pour plus d’efficacité
Plus il y a de monde, plus la passation devient longue et dispersée. Les conversations parallèles se multiplient, l’attention baisse, et l’information perd en clarté.
En pratique : Limitez la passation aux professionnels directement concernés par la continuité des soins : infirmières, aides-soignants, éventuellement ASH référents. Les autres membres de l’équipe peuvent consulter le compte rendu écrit ensuite.
Exemple concret : L’EHPAD Les Chênes a réduit le groupe de transmission de 12 à 6 personnes. Durée moyenne passée de 35 à 18 minutes, avec une meilleure mémorisation selon l’évaluation des équipes.
Astuce managériale : Désignez un « référent de transmission » par équipe qui recueille les informations auprès de ses collègues avant la passation, puis les synthétise collectivement.
6. Utiliser des outils digitaux adaptés au secteur
Le cahier papier reste précieux, mais il montre ses limites : informations difficiles à retrouver, doublons, mauvaise lisibilité. Les outils numériques offrent traçabilité, accessibilité et gain de temps, à condition d’être adaptés aux contraintes du secteur.
En pratique : Si votre EHPAD dispose d’un logiciel de soins, exploitez pleinement sa fonction « transmissions ». Sinon, un simple tableur partagé sécurisé ou une messagerie professionnelle cryptée peuvent suffire pour les informations non médicales. Formez les équipes à leur usage quotidien.
Exemple concret : La résidence Bel Automne a digitalisé ses transmissions via sa solution métier. Les infirmières y accèdent depuis leur smartphone professionnel. Résultat : moins de 5 minutes pour consulter l’ensemble des transmissions de la journée, y compris en mobilité.
Point de vigilance : Assurez-vous de la conformité RGPD de tout outil utilisé. Les données de santé sont sensibles et nécessitent un hébergement certifié.
7. Former régulièrement les équipes aux bonnes pratiques de transmission
La qualité de la passation ne s’improvise pas. Elle repose sur des compétences précises : synthèse, hiérarchisation de l’information, communication assertive. Ces compétences doivent être enseignées et actualisées.
En pratique : Organisez au minimum une session annuelle sur « l’art de la transmission » dans votre plan de formation. Intégrez cette compétence dans l’accueil des nouveaux arrivants. Proposez des mises en situation, des jeux de rôles, des analyses de cas réels anonymisés.
Exemple concret : L’EHPAD Les Mimosas a créé un module e-learning de 30 minutes sur les transmissions ciblées, accessible sur tablette pendant les pauses. 92 % du personnel l’a suivi en six mois, avec une amélioration notable de la qualité des transmissions selon l’évaluation de l’IDEC.
Conseil immédiat : Lors de la prochaine réunion d’équipe, demandez à chacun d’identifier une difficulté vécue lors d’une passation récente. Travaillez collectivement sur des solutions concrètes. C’est une formation terrain immédiate et gratuite.
Votre plan d’action pour démarrer dès demain
Vous n’avez pas besoin de tout révolutionner en une fois. Choisissez deux ou trois conseils parmi les sept présentés, ceux qui répondent à vos difficultés les plus pressantes. Testez-les pendant un mois, recueillez les retours de vos équipes, ajustez si nécessaire, puis déployez progressivement les autres.
Impliquez vos équipes dans cette démarche d’amélioration. Elles sont les premières concernées et détiennent souvent les meilleures idées. Créez un petit groupe de travail « qualité des transmissions » avec des représentants de chaque équipe. Leur adhésion sera votre meilleur atout.
N’oubliez pas : une passation réussie protège vos résidents, sécurise vos pratiques et diminue considérablement le stress de vos professionnels. C’est un investissement dont les bénéfices se mesurent chaque jour, dans chaque soin, dans chaque sourire échangé.
À vous de jouer : transformez vos passations dès maintenant
Vous avez désormais toutes les clés pour faire de la passation de service un moment fluide, sécurisé et serein dans votre EHPAD. Commencez par un diagnostic simple : observez une passation la semaine prochaine en mode « analyse ». Identifiez les points de friction, notez ce qui fonctionne déjà bien, et choisissez un conseil à tester immédiatement.
Partagez cet article avec votre équipe d’encadrement. Lancez la conversation lors de la prochaine réunion de direction. Les changements les plus durables naissent souvent d’une prise de conscience collective et d’une volonté partagée d’améliorer le quotidien.
La qualité de vos transmissions se mesure à la qualité de la prise en charge de vos résidents. Chaque minute investie dans l’amélioration de ce temps de travail est une minute gagnée en sécurité, en tranquillité d’esprit et en professionnalisme. Alors, par quel conseil allez-vous commencer ?
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