Les transmissions orales constituent un moment clé de la journée en EHPAD. Pourtant, elles sont souvent sources de perte d’information, de malentendus ou de frustrations. Entre la fatigue des équipes, le manque de temps et l’absence de méthode claire, ces temps d’échange peuvent devenir improductifs. Résultat : des informations essentielles ne circulent pas, et la qualité de l’accompagnement des résidents s’en ressent. Heureusement, quelques ajustements simples permettent de transformer ces transmissions en véritables outils de coordination et de sécurité.
Sommaire
Pourquoi les transmissions orales restent un enjeu majeur en EHPAD
Dans un EHPAD, la continuité de l’accompagnement repose sur la transmission efficace des informations entre les équipes. Qu’il s’agisse d’un changement d’état clinique, d’un comportement inhabituel ou d’une remarque d’un médecin, chaque détail compte pour adapter les soins et garantir le bien-être des résidents.
Le problème ? Les transmissions orales se déroulent souvent dans des contextes peu favorables : fin de service chargée, équipe fatiguée, interruptions fréquentes, locaux inadaptés. Sans cadre structuré, les informations importantes se noient dans le flot de détails secondaires, ou pire, ne sont tout simplement pas transmises.
Les conséquences sont multiples : répétition d’erreurs, retards dans la prise en charge, sentiment d’impuissance des professionnels, et dégradation progressive de la cohésion d’équipe. À l’inverse, des transmissions bien menées renforcent la confiance, valorisent le travail de chacun et sécurisent les pratiques.
Améliorer la qualité de ces temps d’échange n’exige pas de révolution. Il suffit d’adopter quelques pratiques simples, testées sur le terrain, pour transformer ce moment en véritable levier de performance collective.
Six leviers pour structurer et améliorer vos transmissions
Nous vous proposons six astuces concrètes, directement applicables dans votre établissement. Chacune répond à une difficulté identifiée par les professionnels de terrain. Ensemble, elles forment une méthode complète pour rendre vos transmissions plus efficaces, plus sûres et plus satisfaisantes pour tous.
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J’accède au stock illimitéCes astuces touchent à l’organisation matérielle, à la méthode de communication, au rôle des encadrants et à l’implication de chaque professionnel. Elles s’adaptent à tous les contextes : petites comme grandes structures, équipes stables ou en tension.
Les six astuces pour des transmissions orales de qualité
1. Créer un environnement dédié et protégé
La qualité d’une transmission commence par les conditions dans lesquelles elle se déroule. Trop souvent, les équipes se retrouvent debout dans un couloir, interrompues par les sonnettes, les visites ou les passages incessants.
L’astuce : Aménagez un espace dédié aux transmissions, même modeste. Il peut s’agir d’une salle de réunion, d’un bureau ou d’un coin du salon du personnel. L’essentiel est que cet espace soit : au calme, exempt de distractions, équipé d’un support (tableau, écran ou chevalet) et accessible à l’équipe.
Exemple terrain : Dans un EHPAD de 70 lits en Bretagne, l’équipe utilisait le couloir devant le bureau infirmier. Résultat : interruptions constantes, informations oubliées. En réservant une petite salle attenante pour 15 minutes, les transmissions sont devenues fluides et complètes.
Conseil immédiat : Si vous n’avez pas de salle disponible, instaurez simplement une règle : pendant les transmissions, pas d’appels téléphoniques ni d’interruptions sauf urgence vitale. Affichez un panneau « Transmission en cours » sur la porte.
2. Utiliser une trame structurée pour chaque transmission
Sans méthode claire, chaque professionnel transmet les informations à sa façon. Certains se perdent dans les détails, d’autres oublient l’essentiel. Le manque de structure nuit à la compréhension et à la mémorisation.
L’astuce : Adoptez une trame commune pour toutes les transmissions. La plus connue est la méthode SAED (Situation – Actions – Évaluation – Décision). Elle permet de structurer chaque information transmise autour de ces quatre axes.
- Situation : Quel est le problème ou l’événement observé ?
- Actions : Qu’avons-nous fait ?
- Évaluation : Quel a été le résultat ?
- Décision : Que devons-nous poursuivre ou modifier ?
Exemple terrain : Pour Madame D., 87 ans, l’aide-soignante signale : « Madame D. a refusé son repas ce midi (Situation). Nous lui avons proposé une collation en chambre une heure plus tard (Actions). Elle a accepté et mangé la moitié (Évaluation). À surveiller ce soir, et si nouveau refus, prévenir l’IDEC (Décision) ».
Conseil immédiat : Imprimez la trame SAED en format A4 plastifié et affichez-la dans votre salle de transmissions. Encouragez les équipes à s’y référer au début, jusqu’à ce qu’elle devienne un automatisme.
3. Limiter la durée et hiérarchiser les informations
Les transmissions trop longues fatiguent et dispersent l’attention. À l’inverse, des transmissions trop courtes peuvent occulter des informations importantes. Il faut trouver le bon équilibre et accepter qu’on ne peut pas tout dire.
L’astuce : Fixez une durée maximale (15 à 20 minutes) et hiérarchisez les informations selon leur niveau de priorité. Commencez toujours par les urgences, les alertes médicales et les situations à risque. Ensuite seulement, abordez les informations secondaires.
Pour faciliter cette hiérarchisation, utilisez un code couleur ou un système de signalement visuel : rouge pour urgent, orange pour à surveiller, vert pour information générale.
Exemple terrain : Dans un EHPAD de Seine-et-Marne, l’équipe listait tous les résidents, même ceux sans événement particulier. Résultat : 30 minutes de transmission dont 20 pour rien. En adoptant la règle « on ne parle que des situations nécessitant une action ou une vigilance », les transmissions durent désormais 12 minutes et sont bien plus efficaces.
Conseil immédiat : Lors de la prochaine transmission, chronométrez la durée et notez le nombre d’informations réellement utiles. Cela vous donnera une base pour réajuster le format.
4. Désigner un animateur de transmission
Sans pilote, les transmissions partent dans tous les sens. Les discussions s’enlisent, les débats s’éternisent, et certaines voix ne sont jamais entendues. Un animateur permet de cadrer, fluidifier et valoriser la parole de chacun.
L’astuce : Désignez pour chaque transmission un animateur, idéalement l’IDEC, l’infirmier(ère) référent(e) ou un(e) aide-soignant(e) expérimenté(e). Son rôle est de :
- Ouvrir et fermer la transmission
- Donner la parole à chacun dans un ordre logique
- Recadrer si une discussion s’égare
- Synthétiser les décisions prises
- Vérifier que tout le monde a bien compris
Exemple terrain : Un EHPAD en Occitanie a mis en place un roulement : chaque semaine, un professionnel différent anime les transmissions. Résultat : meilleure implication, montée en compétence collective, et valorisation de l’ensemble de l’équipe.
Conseil immédiat : Dès demain, testez cette pratique en désignant formellement un animateur avant de commencer. Expliquez son rôle en deux phrases. Vous constaterez rapidement la différence.
5. Former les équipes à la communication orale ciblée
Transmettre efficacement ne s’improvise pas. Beaucoup de professionnels n’ont jamais été formés à la communication orale en contexte soignant. Ils font de leur mieux, mais manquent de repères.
L’astuce : Organisez des temps de formation courts (1 à 2 heures) sur les techniques de communication en transmission. Abordez des sujets comme : comment synthétiser une information, comment poser une question claire, comment reformuler pour vérifier la compréhension, comment gérer les désaccords en transmission.
Ces formations peuvent être animées par l’IDEC, un cadre de santé ou un organisme externe. L’important est qu’elles soient pratiques, basées sur des mises en situation et des jeux de rôle.
Exemple terrain : Un EHPAD en Auvergne-Rhône-Alpes a consacré deux heures lors d’une journée pédagogique à la simulation de transmissions. Les équipes ont joué des scénarios réels avec débriefing collectif. Six mois plus tard, les erreurs de compréhension ont diminué de moitié selon l’audit interne.
Conseil immédiat : Proposez dès la prochaine réunion d’équipe un atelier de 30 minutes : chaque professionnel présente une situation en suivant la trame SAED. Les autres donnent un retour constructif. Simple, mais très formateur.
6. Articuler oral et écrit de manière complémentaire
L’oral seul ne suffit pas : la mémoire est faillible, surtout en fin de service. L’écrit seul ne suffit pas non plus : il manque de nuance et de réactivité. La solution réside dans l’articulation intelligente des deux.
L’astuce : Utilisez les transmissions orales pour échanger sur les situations complexes, poser des questions, débattre des choix et créer du lien. Réservez l’écrit (dossier informatisé, cahier de transmissions) pour tracer les actions, formaliser les décisions et assurer la mémoire à long terme.
Veillez à ce que chaque information importante transmise à l’oral soit notée dans le dossier du résident. Inversement, encouragez les équipes à lire les transmissions écrites avant la transmission orale, pour gagner du temps et se concentrer sur l’essentiel.
Exemple terrain : Un EHPAD en Île-de-France a instauré cette règle simple : « Ce qui est dit doit être écrit, ce qui est écrit doit être lu ». Chaque professionnel consulte le logiciel de soins 10 minutes avant la transmission. Pendant la transmission orale, on ne répète pas ce qui est déjà écrit, on approfondit, on questionne, on ajuste.
Conseil immédiat : Mettez en place un temps de lecture individuelle de 5 minutes avant la transmission collective. Vous verrez que les échanges deviennent beaucoup plus riches et ciblés.
Une dernière astuce pour ancrer durablement ces pratiques
Vous avez maintenant six leviers pour améliorer vos transmissions. Mais comment faire en sorte que ces nouvelles pratiques s’installent durablement ? Voici une astuce bonus : instaurez un rituel d’évaluation mensuel.
Une fois par mois, lors d’une réunion d’équipe, consacrez 10 minutes à évaluer collectivement la qualité des transmissions. Posez trois questions simples :
- Qu’est-ce qui fonctionne bien ?
- Qu’est-ce qui coince encore ?
- Quelle action concrète peut-on tester ce mois-ci ?
Ce rituel permet d’ajuster en continu, de valoriser les progrès et d’impliquer chacun dans l’amélioration collective. Les équipes deviennent actrices du changement, et les bonnes pratiques se diffusent naturellement.
Passez à l’action dès votre prochaine transmission
Vous disposez désormais de six astuces éprouvées pour transformer vos transmissions orales en véritables temps de coordination efficace. Inutile de tout chambouler d’un coup : commencez par une ou deux actions simples, testez-les pendant deux semaines, puis ajustez.
L’important est de commencer maintenant. Dès votre prochaine transmission, choisissez une astuce – peut-être aménager un espace calme, ou utiliser la trame SAED – et mettez-la en œuvre. Impliquez vos équipes, expliquez le pourquoi, et laissez-leur le temps de s’approprier la méthode.
Parce que des transmissions de qualité, ce n’est pas un luxe : c’est la garantie d’un accompagnement cohérent, sécurisé et respectueux pour chaque résident. Et c’est aussi la reconnaissance du professionnalisme de vos équipes. Alors, prêt à franchir le pas ?
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