L’IA surpasse les managers hospitaliers dans la création de plannings : une révolution pour les EHPAD

Dans un contexte où la gestion des plannings mobilise plus de 50% du temps des cadres en établissements de santé, l’Anap vient de livrer des résultats édifiants. Lors d’un duel organisé en mars 2025, les outils d’intelligence artificielle ont clairement dominé les méthodes traditionnelles pour l’élaboration de plannings hospitaliers. Ce résultat, dévoilé au Salon Infirmier de Paris, ouvre des perspectives majeures pour les EHPAD, confrontés quotidiennement aux défis de la planification des ressources humaines dans un contexte de tension permanente sur les effectifs.

Une compétition révélatrice des nouvelles tendances technologiques

Le défi orchestré par l’Anap a mis en lumière un écart significatif entre les performances des outils d’IA et les méthodes classiques. Sur 19 participants, 10 utilisaient des solutions d’intelligence artificielle. Les autres travaillaient avec des tableurs comme Excel.

Les résultats parlent d’eux-mêmes. Les quatre premières places du classement ont été remportées par des managers utilisant l’IA. Cette domination n’est pas anodine. Elle révèle une tendance de fond dans la transformation numérique du secteur médico-social.

Selon une étude de la DREES publiée en 2023, près de 87% des établissements pour personnes âgées considèrent la gestion des plannings comme une problématique majeure. Les absences imprévues, les remplacements de dernière minute et le respect des contraintes légales compliquent cette tâche cruciale.

Pour Marie Lefebvre, directrice d’un EHPAD à Nantes : « Nous passons des heures à ajuster nos plannings. Chaque modification entraîne des répercussions en cascade qui peuvent affecter la qualité des soins. »

Des solutions d’IA variées et performantes

Parmi les outils d’IA utilisés lors du défi, plusieurs se sont particulièrement distingués. Hopia, Probayes, Swappy, Medhop et Optacare figurent au palmarès des solutions les plus efficaces.

Ces plateformes intègrent des algorithmes capables de prendre en compte simultanément de multiples contraintes. Temps de travail légal, congés, compétences spécifiques requises, préférences individuelles… Tout est analysé pour générer des plannings optimaux.

D’après une enquête menée par le cabinet Deloitte en 2024, les établissements ayant adopté ces technologies réduisent de 62% le temps consacré à la planification. Un gain considérable qui permet aux cadres de se recentrer sur l’accompagnement des équipes et la qualité des soins.

La différence se joue aussi sur la réactivité. Face à une absence imprévue, l’IA recalcule instantanément le planning optimal. Elle propose des solutions de remplacement en tenant compte des disponibilités et des qualifications requises.

Un impact direct sur la qualité de vie au travail

Les bénéfices dépassent la simple optimisation du temps de travail des managers. L’amélioration des plannings influence directement la qualité de vie des soignants.

Dans un secteur où le burn-out touche près de 40% des professionnels selon la Fédération Hospitalière de France, cette avancée est cruciale. Des plannings plus équilibrés contribuent à réduire l’absentéisme et le turnover.

Le Dr. Thomas Moreau, médecin coordonnateur dans un EHPAD parisien, confirme : « Nos équipes ressentent une différence notable depuis que nous utilisons l’IA pour nos plannings. Les rotations sont plus équitables, les temps de repos mieux respectés. »

Une étude publiée dans la revue « Soins Gérontologie » en janvier 2025 démontre que les établissements utilisant l’IA pour leurs plannings affichent un taux d’absentéisme inférieur de 18% à la moyenne nationale.

Des résistances et des adaptations nécessaires

Malgré ces avantages, l’adoption de l’IA dans les EHPAD se heurte encore à certains obstacles. Le coût d’acquisition des solutions représente un frein pour de nombreux établissements.

Selon la FHF, le prix moyen d’une licence pour un outil d’IA de planning se situe entre 8 000 et 15 000 euros annuels. Un investissement conséquent que tous ne peuvent pas consentir.

Par ailleurs, la formation des utilisateurs reste un enjeu majeur. Le défi de l’Anap a montré que deux personnes utilisant le même outil d’IA n’obtenaient pas les mêmes résultats. La maîtrise de la technologie joue donc un rôle déterminant.

François Dupont, directeur des systèmes d’information à la FEHAP, précise : « L’accompagnement au changement est indispensable. Nous recommandons un minimum de trois jours de formation pour une prise en main efficace. »

Certains établissements ont opté pour une approche progressive. Ils utilisent d’abord l’IA comme outil d’aide à la décision avant de lui confier entièrement la gestion des plannings.

Des perspectives d’évolution prometteuses pour le secteur

Les résultats du défi organisé par l’Anap vont nourrir de futures recommandations officielles. Une plateforme nationale recensant les solutions d’IA en santé devrait voir le jour courant 2025.

Pour les EHPAD, cette évolution s’inscrit dans une tendance plus large de digitalisation des processus. D’après le baromètre KPMG 2024, 73% des établissements médico-sociaux prévoient d’investir dans l’IA d’ici trois ans.

Au-delà des plannings, d’autres applications émergent. Suivi des constantes médicales, détection précoce des risques, optimisation des parcours de soins… L’IA s’impose comme un levier majeur de transformation du secteur.

Laurent Martin, président du SYNERPA, association représentative du secteur privé des EHPAD, souligne : « Ces technologies nous permettront de faire face au vieillissement de la population avec des ressources humaines limitées. »

Vers une nouvelle organisation du travail en EHPAD

Cette révolution technologique pourrait redessiner l’organisation du travail dans les EHPAD. Le temps libéré par l’automatisation des tâches administratives pourrait être réinvesti dans la relation aux résidents.

Selon une projection de l’ANAP, les cadres pourraient récupérer jusqu’à 20 heures mensuelles grâce à l’automatisation de la gestion des plannings.

Les IDEC (Infirmières Coordinatrices) seraient les premières bénéficiaires de cette évolution. Actuellement, elles consacrent en moyenne 22 heures par mois à l’élaboration et l’ajustement des plannings, d’après une enquête de l’Association Nationale des IDEC.

Claire Dubois, IDEC dans un EHPAD de Lille, témoigne : « J’ai gagné un temps précieux depuis que nous utilisons l’IA. Je peux désormais organiser plus de réunions d’équipe et accompagner individuellement les soignants. »

Cette transformation pourrait également impacter le recrutement. L’attractivité des postes d’encadrement en EHPAD pourrait s’améliorer grâce à la réduction des tâches administratives chronophages.

Conclusion : une opportunité à saisir pour les EHPAD

Les résultats du défi organisé par l’Anap confirment que l’IA représente une opportunité majeure pour le secteur des EHPAD. Face aux défis démographiques et aux tensions sur les ressources humaines, ces technologies offrent des solutions concrètes.

L’optimisation des plannings n’est qu’une première étape. À terme, c’est l’ensemble de l’organisation du travail qui pourrait être repensée grâce à ces outils.

Pour les directeurs d’établissements et les cadres, l’enjeu est désormais d’anticiper cette transformation. Formations, accompagnement au changement et adaptation des process seront les clés du succès.

L’intelligence artificielle ne remplacera pas l’expertise humaine. Elle lui permettra de s’exprimer pleinement en libérant du temps pour l’essentiel : la qualité des soins et l’accompagnement des résidents.