Comment développer des relations efficaces entre votre EHPAD et les élus locaux

Découvrez comment tisser des relations institutionnelles efficaces avec les élus locaux pour sécuriser financements, valoriser votre EHPAD et ancrer sa légitimité.

17 octobre 2025

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Dans un contexte marqué par des contraintes budgétaires croissantes, une médiatisation parfois négative du secteur et une complexification des normes, les EHPAD ne peuvent plus se permettre de fonctionner en vase clos. Tisser des relations solides avec les élus locaux représente aujourd’hui un levier stratégique pour sécuriser les financements, valoriser l’image de l’établissement et obtenir un soutien politique en cas de difficulté. Pourtant, de nombreux directeurs se sentent isolés, ne sachant ni par où commencer ni comment structurer cette démarche. Cet article propose une méthode concrète et des outils directement applicables pour bâtir un plan de relations institutionnelles efficace et inscrire votre établissement dans le paysage local.

Sommaire

Comprendre les enjeux stratégiques des relations avec les élus locaux
Construire une stratégie de communication politique locale adaptée
Valoriser l’établissement et ancrer sa légitimité territoriale
Gérer les situations de crise et mobiliser les soutiens institutionnels
Inscrire l’EHPAD durablement dans le maillage territorial
FAQ : Réponses aux questions fréquentes

Comprendre les enjeux stratégiques des relations avec les élus locaux

Les élus locaux – maires, conseillers municipaux, départementaux, régionaux – jouent un rôle déterminant dans la vie d’un EHPAD. Ils disposent de leviers financiers (subventions, budgets d’investissement), politiques (décisions d’urbanisme, projets locaux) et symboliques (soutien médiatique, présence lors d’inaugurations).

Ignorer cette dimension expose l’établissement à plusieurs risques :

Absence de relais lors de crises médiatiques ou de difficultés budgétaires
Manque de visibilité dans les projets de territoire (schémas départementaux, contrats locaux de santé)
Perte d’opportunités de financements complémentaires pour des travaux ou projets innovants

À l’inverse, un EHPAD bien ancré dans son territoire bénéficie d’une légitimité renforcée, d’un accès facilité aux informations stratégiques et d’un réseau de soutien en cas de besoin.

Un directeur d’EHPAD public dans les Hauts-de-France témoigne : « Lors de notre projet de rénovation énergétique, le maire nous a aidés à monter un dossier DETR. Résultat : 120 000 € de subvention obtenue en six mois. »

Cartographier les acteurs clés de votre territoire

Avant toute démarche, il est essentiel d’identifier précisément les interlocuteurs pertinents. Chaque niveau de collectivité a ses compétences propres :

Collectivité	Compétences principales	Opportunités pour l’EHPAD
Commune	Urbanisme, animation locale, CCAS	Partenariats événementiels, visibilité locale, projets intergénérationnels
Département	Action sociale, médico-social, autonomie	Financement places, schéma autonomie, soutien aux projets structurants
Région	Santé, formation, aménagement du territoire	Subventions investissement, formations aides-soignants, fonds européens

Conseil opérationnel : Créez un tableau de bord Excel avec les noms, mandats, compétences et dates de mandature de chaque élu. Actualisez-le après chaque élection. Notez également leurs centres d’intérêt (santé, personnes âgées, handicap) repérés dans la presse locale.

Construire une stratégie de communication politique locale adaptée

Une fois les acteurs identifiés, il s’agit de construire une stratégie de communication institutionnelle cohérente et pérenne. Cette stratégie doit reposer sur trois piliers : la régularité, la transparence et la valorisation mutuelle.

Établir un calendrier de contact structuré

Les élus sont sollicités en permanence. Pour émerger, vos prises de contact doivent être planifiées et justifiées. Voici un calendrier type :

Janvier-février : Vœux institutionnels, présentation du rapport d’activité de l’année écoulée
Mars-avril : Invitation à l’assemblée générale ou au conseil de la vie sociale
Juin : Invitation à la fête de l’été, participation à la Semaine bleue locale
Septembre-octobre : Présentation des projets d’investissement ou des besoins budgétaires
Décembre : Invitation à la fête de Noël, bilan de l’année

Astuce terrain : N’attendez pas d’avoir un besoin urgent pour contacter un élu. Les relations institutionnelles se construisent dans la durée, sur la base de la confiance et de la réciprocité.

Produire des supports de communication adaptés

Les élus ne lisent pas de longs rapports. Privilégiez des formats courts, visuels et orientés résultats :

Fiche établissement A4 recto : chiffres clés, historique, équipes, projets en cours
Newsletter trimestrielle : 4 brèves maximum, 1 photo, 1 focus projet
Rapport d’activité synthétique : 8 pages maximum, infographies, témoignages de résidents/familles

« Un bon support de communication institutionnelle doit pouvoir être lu en 3 minutes et être partageable par l’élu sur ses propres canaux. »

Exemple concret : Un EHPAD associatif en Bretagne envoie chaque trimestre une newsletter d’une page au maire et aux conseillers départementaux. Chaque édition met en avant un projet (jardin thérapeutique, atelier mémoire, partenariat école) avec photo et témoignage. Résultat : le maire relaie systématiquement sur les réseaux sociaux de la commune, et l’EHPAD bénéficie d’une visibilité accrue.

Organiser des événements institutionnels ouverts

Les moments de convivialité sont des occasions uniques de créer du lien. Prévoyez au moins deux temps forts dans l’année où les élus sont invités :

Portes ouvertes ou visite guidée pour faire découvrir l’établissement
Inauguration d’un nouveau service (pôle d’activités, espace snoezelen, jardin adapté)
Fête intergénérationnelle avec écoles ou associations locales

Conseil pratique : Proposez toujours un temps d’échange formel (présentation du projet) suivi d’un moment convivial (pot, visite accompagnée). Préparez un dossier de presse simple et une photo officielle pour valoriser la présence de l’élu.

Valoriser l’établissement et ancrer sa légitimité territoriale

Un EHPAD bien intégré dans son territoire n’est pas seulement un lieu d’accueil médicalisé, c’est aussi un acteur social, économique et culturel. Cette reconnaissance passe par des actions de valorisation concrètes et mesurables.

Développer des partenariats intergénérationnels et locaux

Les partenariats avec les écoles, associations, bibliothèques ou centres culturels sont doublement utiles : ils améliorent la qualité de vie des résidents et renforcent l’image de l’établissement.

Liste de partenariats efficaces :

Ateliers lecture avec l’école primaire voisine (1 fois/mois)
Concerts ou spectacles co-organisés avec le conservatoire
Jardinage partagé avec une association d’insertion
Expositions photos ou peintures ouvertes au public dans le hall
Actions solidaires (collecte pour le Téléthon, Octobre rose)

Résultat mesurable : Un EHPAD en région PACA a noué un partenariat avec un collège pour des ateliers mémoire intergénérationnels. Bilan : 12 séances/an, 20 résidents impliqués, article dans le journal municipal, visite du maire pour clôture du projet.

Communiquer sur l’impact économique et social local

Les élus sont sensibles aux arguments économiques. Mettez en avant les chiffres clés de votre établissement :

Nombre d’emplois directs (équivalents temps plein)
Montant des achats locaux (denrées alimentaires, services, travaux)
Retombées fiscales (taxe foncière, taxe d’habitation le cas échéant)
Contribution au maintien des services publics (médecins, infirmiers libéraux, pharmacie)

Outil clé : Rédigez chaque année une fiche impact territorial en une page, avec ces données chiffrées. Transmettez-la au maire, au président du conseil départemental et aux conseillers régionaux.

Participer activement aux instances de concertation locales

Ne restez pas en retrait des dynamiques territoriales. Investissez les espaces de concertation :

Conseils locaux de santé (CLS)
Conférences des financeurs de la prévention de la perte d’autonomie
Schémas départementaux de l’autonomie
Commissions communales ou intercommunales du bien-être des seniors

Action immédiate : Inscrivez-vous dès maintenant sur les listes de diffusion de l’ARS, du Conseil départemental et de la Mairie pour recevoir les invitations aux réunions publiques.

Gérer les situations de crise et mobiliser les soutiens institutionnels

Malgré tous vos efforts, des crises peuvent survenir : médiatisation négative, difficultés financières, conflits avec des familles, inspections défavorables. Dans ces moments, le réseau institutionnel que vous avez tissé devient un filet de sécurité précieux.

Anticiper et prévenir par la transparence

La pire erreur est de cacher les difficultés jusqu’au dernier moment. Les élus détestent être pris au dépourvu par la presse ou par des familles mécontentes.

Bonnes pratiques en cas de difficulté :

Informer les élus avant que l’information ne devienne publique
Expliquer la situation avec transparence, sans minimiser ni dramatiser
Présenter les mesures correctives déjà engagées
Solliciter leur avis et leur éventuel soutien

« Quand un problème se prépare, je décroche mon téléphone et j’appelle le maire avant qu’il ne l’apprenne par un journaliste. Ça change tout. » – Directrice d’EHPAD public, Nouvelle-Aquitaine

Structurer une cellule de crise relationnelle

En cas de crise avérée, activez un plan de communication de crise incluant vos relais institutionnels :

J0 : Réunion interne avec équipe de direction et cadres
J+1 : Appel téléphonique aux élus clés (maire, conseiller départemental)
J+2 : Envoi d’un courrier officiel résumant la situation et les actions
J+7 : Point d’étape avec les élus, invitation à une visite si nécessaire
J+30 : Bilan et retour d’expérience, remerciements aux soutiens

Exemple vécu : Lors d’un cluster Covid dans un EHPAD de l’Ouest, le directeur a immédiatement informé le maire et le président du Conseil départemental. Les deux élus ont publié un communiqué de soutien et proposé une aide logistique (masques, tests). La crise a été contenue sans dérapage médiatique.

Solliciter des soutiens financiers ou logistiques ponctuels

Les élus disposent souvent de marges de manœuvre méconnues :

Subventions exceptionnelles du CCAS pour équipements
Mise à disposition de locaux ou de matériel (salles, véhicules)
Appui pour accélérer des dossiers administratifs (urbanisme, sécurité incendie)
Médiation en cas de conflit avec d’autres services publics

Action concrète : Identifiez dès maintenant un projet d’investissement non urgent (mobilier, jardin, salle d’activité) et préparez un dossier de demande de subvention DETR (Dotation d’Équipement des Territoires Ruraux) ou fonds départemental. Présentez-le au maire lors d’un rendez-vous dédié.

Inscrire l’EHPAD durablement dans le maillage territorial

Développer des relations institutionnelles efficaces ne se résume pas à envoyer quelques invitations ou à demander des subventions. Il s’agit de faire reconnaître l’EHPAD comme un partenaire stratégique du territoire, un acteur contributif du vivre-ensemble et de la cohésion sociale.

Formaliser un plan pluriannuel de relations publiques

Pour pérenniser vos efforts, élaborez un plan de relations institutionnelles sur 3 ans, intégré à votre projet d’établissement. Ce plan doit comporter :

Objectifs mesurables : nombre d’événements avec élus, taux de réponse aux invitations, obtention de X subventions
Calendrier annuel : dates des rendez-vous, événements, envois de supports
Budget dédié : communication institutionnelle, organisation événements, cadeaux protocole
Responsabilités : qui fait quoi entre directeur, coordinateur qualité, responsable animation

Checklist pour construire votre plan :

[ ] Cartographie des élus actualisée
[ ] Calendrier annuel de contacts planifiés
[ ] 3 supports de communication institutionnelle prêts (plaquette, newsletter, rapport)
[ ] 2 événements annuels avec invitation formelle
[ ] 1 projet partenarial structurant (école, association, service public)
[ ] Tableau de suivi des actions et retours

Former les équipes à la représentation institutionnelle

Le directeur ne peut pas tout porter seul. Impliquez vos cadres et coordinateurs dans la démarche :

Formations courtes : communication institutionnelle, relations publiques, prise de parole
Binômes lors des événements : directeur + IDEC, directeur + responsable animation
Briefings avant chaque rencontre : objectifs, messages clés, posture

Conseil terrain : Organisez une fois par an une journée de réflexion collective sur « l’image de l’EHPAD » avec l’équipe de direction. Faites un bilan des actions de l’année et préparez le calendrier de la suivante.

Mesurer et ajuster la stratégie relationnelle

Comme toute démarche managériale, votre stratégie doit être évaluée et ajustée. Fixez des indicateurs simples :

Taux de participation des élus aux événements (objectif : 60 %)
Nombre d’articles de presse mentionnant l’établissement (objectif : 4/an)
Montant des subventions obtenues (suivi pluriannuel)
Satisfaction perçue des élus (retour qualitatif)

Action immédiate : Créez un fichier de suivi partagé avec votre équipe, accessible à tout moment, qui recense chaque interaction avec un élu (date, objet, résultat, suite à donner). Relisez-le chaque trimestre.

FAQ : Réponses aux questions fréquentes

Comment initier le contact avec un élu si je n’ai jamais eu de relation avec lui ?

Commencez par une approche simple et courtoise : envoyez un courrier de présentation de l’établissement accompagné d’une plaquette, puis proposez une rencontre ou une visite sans demande particulière. L’objectif est de créer du lien avant tout besoin.

Les élus sont-ils vraiment intéressés par les EHPAD ?

Oui, surtout dans un contexte de vieillissement démographique. Les questions d’autonomie, de santé des aînés et de maintien des services publics en milieu rural sont des priorités politiques. Votre rôle est de rendre ces enjeux concrets et visibles.

Dois-je traiter tous les élus de la même manière, quelle que soit leur sensibilité politique ?

Absolument. Votre démarche doit être apolitique et inclusive. L’EHPAD est un service public ou d’intérêt général : tous les élus, quelle que soit leur couleur politique, sont des interlocuteurs légitimes.