Les 7 obligations RH incontournables en EHPAD : 85% des contrôles ARS ciblent ces points clés

Face à la pression croissante des contrôles réglementaires, les adjoints de direction en charge des RH dans les EHPAD se trouvent aujourd’hui en première ligne. En 2024, plus de 50% des établissements font l’objet d’inspections sur place par l’ARS et les Conseils départementaux, contre 20% initialement prévus. Cette intensification des contrôles exige une maîtrise parfaite des obligations légales. Notre dossier complet détaille les points de vigilance essentiels pour assurer une conformité totale et éviter les sanctions administratives et financières.

Les documents RH obligatoires : la base d’une gestion conforme

Le Registre Unique du Personnel (RUP) constitue la pierre angulaire de toute gestion RH en EHPAD. Sa tenue est obligatoire dès le premier salarié embauché.

Ce document doit mentionner les informations suivantes :

• Nom et prénom de chaque salarié
• Date d’embauche chronologique
• Nationalité et date de naissance
• Emploi occupé et qualification
• Type de contrat
• Dates d’entrée et de sortie

Attention : ce registre doit être complété de façon indélébile, sans blanc ni rature. Toute négligence peut entraîner des sanctions pénales.

Le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUER) représente une autre obligation critique. Il doit être actualisé chaque année pour les structures d’au moins 11 salariés. Ce document :

• Identifie tous les risques professionnels (chutes, troubles psychosociaux, risques biologiques)
• Propose des mesures de prévention adaptées
• Reste consultable par les salariés et les autorités

La mise à jour du DUER s’impose également après tout changement d’organisation affectant la sécurité ou les conditions de travail.

La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) exige une vigilance particulière sur les délais. Elle doit être effectuée au maximum 8 jours avant et au minimum avant la prise de poste effective du salarié. Tout retard expose l’établissement à des sanctions financières.

Qualifications et diplômes : une exigence sous haute surveillance

Les inspections ARS vérifient systématiquement l’adéquation entre les postes et les qualifications requises. Chaque catégorie de personnel doit posséder des diplômes spécifiques :

Pour les aides-soignants :

• Un Diplôme d’État d’Aide-Soignant (DEAS) obtenu après 10 mois de formation
• 595 heures d’enseignement théorique réparties en 8 modules
• 840 heures de stages pratiques
• Possibilité d’obtention par VAE avec 3 à 4 ans d’expérience minimum

Pour les aides médico-psychologiques :

• Âge minimum : 18 ans
• Diplôme d’État d’Aide Médico-Psychologique (DEAMP)
• Formation en alternance sur 12 à 24 mois
• 495 heures théoriques et 840 heures pratiques

Pour les infirmiers :

• Diplôme d’État obtenu après trois ans en IFSI
• Rôles spécifiques en EHPAD : encadrement des aides-soignants, suivi médical des résidents

Pour les médecins coordonnateurs :

• Diplôme d’État de docteur en médecine
• Spécialisation en gériatrie (à acquérir dans les 3 ans suivant la prise de poste)
• Inscription au tableau de l’Ordre des médecins
• Formations complémentaires recommandées : DES gériatrie ou capacité de gérontologie

Ces exigences font l’objet de vérifications minutieuses lors des contrôles sur pièces et sur place.

Délais réglementaires : le calendrier à respecter impérativement

La gestion des délais représente un enjeu crucial face aux inspecteurs. Les échéances à surveiller sont nombreuses :

Dans le processus d’embauche :

• DPAE : entre J-8 et avant la prise de poste
• Visite médicale : dans les 3 mois pour les postes standard
• Visite médicale préalable obligatoire pour les postes à risques
• Inscription immédiate au registre du personnel

Pour les mises à jour documentaires :

• DUER : actualisation annuelle obligatoire
• Reporting des contrôles : transmission à l’ARS au moins deux fois par an

Le suivi médical des salariés impose également une organisation rigoureuse :

• Visites périodiques selon les recommandations du médecin du travail
• Mise en œuvre rapide des aménagements de poste préconisés
• Conservation des attestations de suivi médical

Chaque délai non respecté peut déclencher des sanctions lors des inspections.

Les inspections ARS et HAS : comprendre les mécanismes de contrôle

En 2022, plus de 50% des EHPAD ont fait l’objet de contrôles sur place, bien au-delà des 20% initialement prévus. Ces inspections peuvent être inopinées ou programmées.

Les inspecteurs ARS examinent prioritairement :

• Les effectifs et leur adéquation aux besoins
• La permanence médicale et soignante
• Les qualifications du personnel
• La sécurité sanitaire globale
• Les dispositifs de prévention de la maltraitance

Ces contrôles peuvent prendre deux formes :

• Sur pièces (80% des EHPAD concernés)
• Sur place (prévu pour 20% mais étendu à plus de 50% en pratique)

La collaboration ARS-Conseil départemental intensifie ces contrôles croisés.

Le référentiel HAS impose également des exigences précises :

• Placer le résident au centre des pratiques
• Renforcer la démarche qualité continue
• Mesurer objectivement la qualité des prestations

Face à ces contrôles, seule une préparation méticuleuse permet d’éviter les sanctions.

Gestion des situations de tension RH : les solutions réglementaires

La pénurie de personnel touche 87% des EHPAD selon la FEHAP. Dans ces situations, plusieurs leviers peuvent être activés :

Solutions de court terme :

• Recours encadré à l’intérim et aux CDD
• Utilisation mesurée des heures supplémentaires
• Augmentation temporaire du temps de présence du médecin coordonnateur
• Mobilisation des professionnels libéraux

Dispositifs institutionnels :

• Plateforme « Renfort RH » mise en place par les ARS
• Soutiens financiers pour les recrutements d’urgence
• Assouplissement temporaire de certaines exigences de qualification

Ces solutions doivent rester temporaires et s’inscrire dans un cadre réglementaire précis.

Organisation et équipement des EHPAD : les recommandations nationales

L’architecture et l’organisation des EHPAD doivent suivre des recommandations précises :

En termes d’équipements spécifiques :

• Unités de vie protégées pour les résidents atteints d’Alzheimer
• Pôles d’Activités et de Soins Adaptés (PASA)
• Systèmes de permanence infirmière 24h/24
• Dispositifs sécurisés pour le circuit du médicament

Des approches thérapeutiques diversifiées :

• Développement des interventions non médicamenteuses
• Adaptation des espaces pour favoriser l’autonomie
• Création d’environnements sensoriels adaptés

Ces dispositifs font l’objet d’évaluations lors des visites d’inspection.

Droits des résidents et transparence financière : les nouvelles exigences

Depuis 2022, les obligations de transparence financière se sont considérablement renforcées. Les EHPAD doivent désormais :

• Inscrire les rabais et ristournes obtenus en recettes
• Établir une comptabilité analytique distincte
• Se soumettre à des contrôles étendus des ARS et départements
• Affronter des sanctions financières en cas d’irrégularités budgétaires

La documentation destinée aux résidents doit être irréprochable :

• Charte des droits et libertés accessible
• Livret d’accueil détaillé sur le fonctionnement
• Contrat de séjour précis et conforme

Ces exigences de transparence constituent aujourd’hui un axe majeur des inspections.

En bref : vers une approche proactive de la conformité

Le responsable RH en EHPAD doit aujourd’hui anticiper plutôt que subir les contrôles. Avec l’intensification des inspections, la maîtrise parfaite du cadre réglementaire devient incontournable.

Une veille juridique constante, des procédures claires et des outils de suivi performants représentent les meilleures garanties contre les sanctions administratives et financières. La qualité de la gestion RH conditionne directement la qualité des soins prodigués aux résidents, finalité première de tout EHPAD.