Dans le secteur des Établissements d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD), la gestion financière est un enjeu crucial, notamment en matière de recouvrement des créances. L’admission d’un résident en EHPAD implique souvent des procédures administratives et financières complexes. Ainsi, pour garantir une gestion efficace et prévenir les impayés, il est essentiel d’adopter des bonnes pratiques dès l’entrée du résident et tout au long de son séjour.
Prévenir les impayés dès l’admission
Une première étape consiste à compléter rigoureusement le volet administratif des dossiers d’admission, en s’assurant de l’exactitude des informations fournies. Cela inclut l’identité du résident, le groupe iso-ressources (GIR), et l’âge, des données qui influent directement sur le calcul des tarifs et des aides potentielles.
Une autre mesure préventive est de vérifier la solvabilité financière des résidents. Cela passe par une évaluation des ressources du résident et de sa famille, et la mise en place de garanties contre les impayés si nécessaire. Il est aussi important de conseiller les familles sur les aides financières disponibles, telles que l’allocation personnalisée d’autonomie (APA), les aides au logement, ou l’aide sociale à l’hébergement (ASH).
La rédaction efficace des contrats de séjour est également cruciale. Ces contrats doivent inclure les modalités de calcul de la participation financière du résident, les moyens de paiement acceptés, et les éventuelles augmentations de prix. Le passage à terme à échoir, où les frais sont payés en début de mois, peut aussi être envisagé pour améliorer la trésorerie.
Optimiser le recouvrement pendant le séjour
La mise à jour régulière des dossiers d’admission est essentielle pour tenir compte des évolutions dans la situation du résident. Cette mise à jour inclut des informations sur le GIR, l’APA, les aides au logement, l’ASH, et d’éventuelles mesures de protection juridique.
En cas de décès du résident, il est important de connaître les règles applicables. Les sommes avancées pour des prestations non délivrées doivent être restituées, et un état des lieux de sortie doit être réalisé pour déterminer le sort du dépôt de garantie ou de la caution.
Recouvrement amiable et contentieux
Le recouvrement amiable commence par l’établissement mensuel d’un état des restes à recouvrer, permettant d’identifier rapidement les situations à risque. En cas de retard de paiement, une relance immédiate est conseillée.
Concernant le recouvrement contentieux, l’EHPAD doit travailler en étroite collaboration avec la trésorerie, qui est responsable de la gestion des impayés. En cas de décès du résident, la poursuite du recouvrement s’effectue auprès des héritiers ou, en l’absence d’héritiers, auprès de l’administration des domaines.
9 Pratiques Essentielles pour Sécuriser le Recouvrement en EHPAD
- Compléter avec rigueur le volet administratif des dossiers d’admission : Veiller à l’exactitude des informations (identité du résident, GIR, âge) pour optimiser le recouvrement.
- Vérifier la solvabilité financière des résidents : Évaluer les ressources des résidents et de leur famille, et conseiller sur les aides disponibles.
- Rédiger efficacement les contrats de séjour : Inclure les modalités de calcul de la participation financière et privilégier le paiement à terme à échoir.
- Mettre à jour régulièrement les dossiers d’admission : Suivre les évolutions du GIR, des aides reçues et des mesures de protection juridique.
- Connaître les règles en cas de décès : Restituer les sommes avancées non utilisées et gérer correctement le dépôt de garantie ou la caution.
- Établir un état mensuel des restes à recouvrer : Identifier rapidement les situations à risque d’impayés.
- Être réactif en cas de retard de paiement : Relancer immédiatement les résidents ou leurs représentants en cas de retard.
- Renforcer le partenariat ordonnateur-comptable : Travailler en collaboration avec la trésorerie pour la gestion des impayés.
- Assister le comptable dans son action de recouvrement en cas de décès : Poursuivre le recouvrement auprès des héritiers ou de l’administration des domaines en cas d’absence d’héritiers.
Ces pratiques, si appliquées méthodiquement, peuvent grandement contribuer à la santé financière des EHPAD tout en assurant une gestion transparente et équitable pour les résidents et leurs familles.
